Når du kommer ind i VIAplan, enten som leder eller via din stedfortræderadgang (ved at vælge navnet på lederen), er der følgende navigationsmuligheder:

1. Her vælger du den relevante stedfortræderadgang.
2. Her kan du vælge, hvilket interval du ønsker at planlægge på.
3. Her kan du også vælge hvilket interval, du ønsker at planlægge på.
4. Her kan du se, hvilke udlån der evt. mangler at blive godkendt.

Når du har valgt et interval, kommer du ind på dashboardet for det pågældende interval. Herunder er der en kort introduktion til dashboardets opbygning og navigationsmuligheder:  

1. Opgaveoversigt - Her kan du se alle opgaver, der er oprettet for intervallet. Hvis du trykker på en af opgaverne, bliver du automatisk ført ind i planlægningsmatrixen for denne opgave.
2. Søg i opgaveoversigten.
3. Ressourceoversigt - Her kan du se alle medarbejdere, der arbejder i intervallet. Her ses også de indlånte ressoucer.
4. Søg i ressourceoversigten.
5. Hvis der er oprettet teams, kan de tilgås her. De enkelte teammedarbejdere kan tildeles ”adminrettigheder” (teamleder), så de kan fordele eller tildele timer til øvrige medlemmer af teamet. Læs mere om Teams i VIAplan her: Tilføjelse af et team.
6. Indgang til planlægningsmatrixen.
7. Indgang til puljeoversigten. Læs mere om puljer her: Beregning af pulje og tilføjelse af timer.
8. Her kan du vælge om opgaveporteføljerne skal være synlige for medarbejderne eller ikke.
9. Her finder du de nye opgaver, der er oprettet efter, at intervallet er blevet oprettet.
10. Her kan du vælge et filter, hvis der er oprettet et. Fx hvis I har defineret et team af medarbejdere ud fra en specifik stedkode. Læs mere om filtre i denne vejledning: Mulige filtreringer.  
11. Her kan du vælge et andet interval.

Hvis du, på dashboarded, vælger den grønne firkant 'planlægning', så kommer du ind i planlægningsmatrixen (nr. 6 på ovenstående billede). Herunder er der en kort introduktion til planlægningsmatrixens opbygning og navigationsmuligheder:  

1. Medarbejdere som arbejder i området.
2. Medarbejdere som arbejder uden for området, og som er indlånt.
3. En opgave i intervallet.
4. En hovedaktivitet, som er tilføjet opgaven.
5. Her kan du søge på opgaver.
6. Her kan du tilføje og fjerne opgaver.
7. Her kan du tilføje medarbejdere, som du vil indlåne.

Øverst i planlægningsmatrixen vises en række sammentællinger for den enkelte medarbejder i det viste interval (se den røde firkant). De består af:

• Total: Viser antal af planlagte timer i intervallet.
• Normal: Antal arbejdstimer som er til rådighed i det pågældende interval.
• Uden for uddannelse: Det antal timer som medarbejderen er udlånt.
• Difference: Angiver hvor mange timer, der stadig er til rådighed for planlægning, det vil sige fratrukket allerede planlagt tid, udlån, forventet ferie og forventet udlån. Hvis tallet er negativt, er det udtryk for, at der er planlagt merarbejde.
• Ferie/Fravær: Et felt hvor man kan angive estimeret antal timer til ferie/fravær. Timerne kan tastes manuelt eller importeres. Læs mere om importfunktionen her: Import af ferie og fravær i VIAplan.
• Forventet udlån: Et tastefelt hvor man kan angive forventet udlån, som der endnu ikke er anmodet om.

Du kan også vælge at få vist sammentællingerne for et helt kalenderår, ved at vælge "for kalenderår" i stedet for "for interval" i menuen (8).

Medarbejdere hentes automatisk ind i VIAplan på baggrund af deres ansættelsesforhold. Medarbejderens normtal beregnes på baggrund af deres ansættelsesgrad. Normtallet, der fremgår i VIAplan, er en spejling fra VIAtid. Normtallet er et udtryk for det antal arbejdstimer, der er til rådighed i det valgte planlægningsinterval. Der er således taget højde for søgnehelligdage.

Oplysningerne vedligeholdes af Lønadministrationen (VIAtid).

I planlægningsmatrixen og på statistikkerne - inklusiv den individuelle statistik (opgaveporteføljen) - er det muligt at vælge at få vist normtal, total og difference for et kalenderår, hvis du har valgt en planlægningsperiode (interval) på eksempelvis et halvår. Felterne 'Uden for uddannelse', 'Forventet ferie/fravær', 'Forventet udlån' samt planlægingsmatrixen vil dog fortsat kun vise planlægningsposter, for det valgte interval.

Medarbejderne ser deres opgaveportefølje i VIAplan. Opgaveporteføljens opbygning vil variere i forhold til, hvilken planlægningsstruktur de enkelte uddannelser/enheder har valgt, og hvilket valg uddannelsen eller hovedområdet har truffet i forhold til, hvad den enkelte medarbejder må se.

Medarbejdernes opgaveportefølje er opdelt i følgende kategorier på baggrund af Ramme for fælles tilgang til arbejdet med undervisernes opgaveporteføljer (pdf):