Denne vejledning henvender sig til dig som er leder, eller stedfortræder herfor, og som skal oprette et team i VIAplan. Derudover henvender sidste afsnit af vejledningen sig også til teammedlemmer med adminrettigheder i teamet.
Teamfunktionen i VIAplan giver mulighed for at oprette et team/teams. Fx kan en semesteransvarlig og undervisere, som underviser på samme semester, planlægge timeallokeringerne på specifikke fag i VIAplan. De enkelte teammedlemmer kan tildeles ”adminrettigheder” (teamleder), så de kan fordele eller tildele timer til øvrige medlemmer af teamet. Det er muligt, at en eventuel teamleder kan redigere i teamet og tilføje nye medarbejdere både fra egen uddannelse og uden for egen uddannelse til teamet.
Det er kun ledere og stedfortrædere herfor, der kan oprette teams.
- Når du står på forsiden af intervallet, vælger du plus ikonet "Tilføj team” i højre side under Teams.
- Herefter bliver du bedt om at navngive teamet, udfylde en beskrivelse, en pulje og en deadline.
- Når du har trykket på "+ opret", kan du tilføje ressourcer i teamet. En af ressourcerne skal tildeles rollen som admin. Når ressourcen er admin, får denne rettigheder til at planlægge timer på opgaven(erne) i VIAplan.
- Du kan også hente opgaver ind, som allerede er oprettet i planlægningsmatrixen.
- Du kan nu gemme dit team, og forlade siden.
I forbindelse med at teamet oprettes i VIAplan tildeles en eller flere medarbejdere rollen som admin. Hvis du som medarbejder er blevet tildelt en rolle som admin, vil du se teamet, når du åbner VIAplan, som vist herunder.
- Når du trykker på teamet, så kommer du ind til en planlægningsmatrix kun med den eller de opgaver, som teamet har mulighed for at planlægge på.
- Teamet kan være blevet tildelt en pulje til planlægning samt en deadline for, hvornår planlægningen skal være færdig. Når planlægningen er afsluttet vælges ”Afslut planlægning”. Hvis der er flere, der skal planlægge aktiviteter på opgaven, skal man indbyrdes koordinere, hvornår den samlede opgave er færdigplanlagt.
Det er muligt for teammedlemmer med rettighed til at planlægge timer at tilføje nye medlemmer til teamet, herunder medlemmer udenfor egen uddannelse eller enhed. Medlemmer af teamet kan ikke afsende anmodninger om indlån.
- Når du står inde på teamet skal du vælge det lille ”tandhjul” yderst til højre.
- Herefter vælger du ”Rediger team".
- Herefter kommer du ind på et oversigtsbillede over teamet, hvor du har mulighed for at vælge + for at tilføje flere medlemmer til teamet.
- Hvis du ønsker at tilføje nye medlemmer uden for egen uddannelse eller område, skal du sætte flueben i feltet ”Vis ressourcer uden for uddannelse”.
