Denne vejledning henvender sig til dig som er leder, eller stedfortræder herfor, og som ønsker at benytte importfunktionen for ferie og fravær i VIAplan.
Ferie/fravær kan importeres fra VIAtid og til VIAplan. Vejledningen vil gennemgå de forskellige importmetoder, vejledning osv.
I VIAplan findes der flere forskellige importmetoder. Hvilken importmetode du skal vælge afhænger af 1) tidspunktet for planlægningen, og af 2) status på medarbejdernes ferie- fraværsplanlægning i VIAtid. Nedenstående tabel viser, hvordan importfunktionen bedst anvendes i forhold til disse. Importfunktionerne forklares længere nede i vejledningen.
I importen medtages følgende, såfremt det er aktuelt for medarbejderen:
- Ferie
- Særlige feriedage
- Seniordage
- Afspadsering
- Omsorgsdage
- Opsparingsdage
- CO10 Feriedage
- Importfunktionen aktiveres ved at vælge ikonet ved "Ferie/Fravær" i planlægningsmatrixen:
- Herefter skal du vælge mellem fem forskellige importmetoder, der fungerer på følgende måde:
- Antal dage: Angiver et specifikt antal dage, der indsættes på alle medarbejdere i matrixen. Dagene indsættes som timer på baggrund af medarbejderens ansættelsesgrad.
- Ud fra eksisterende interval: Fravær fra et tidligere interval kan kopieres ind i pågældende interval. Det gøres ved at vælge det tidligere interval fra drop down menuen. Timerne hentes ind på de ressourcer, der fremgår i begge intervaller.
- Ud fra planlagt ferie/fravær i VIAtid: Her er det muligt at angive en periode, hvorfra alle de planlagte ferie/fraværsposter importeres ind fra ferieplanlægningsmodulet i VIAtid. Det er ikke et krav, at medarbejderens planlagte ferie/fravær skal være godkendt, før den inddrages i importen. Importen medtager således både godkendt og ikke-godkendt ferie og fravær.
- Ud fra godkendt ferieplanlægning i VIAtid: Her angives en periode for importen og alt godkendt ferie og fravær i den valgte periode importeres.
- Ud fra godkendt ferieplanlægning i VIAtid indtil dd. Dernæst ud fra afsendt planlagt ferie/fravær i VIAtid: Her angives en periode for importen, og alt godkendt ferieplanlægning i den valgte periode importeres, ligesom afsendte poster, som endnu ikke er godkendt importeres.
- Efter ovenstående importmetode er valgt, skal du vælge, hvordan eventuelle allerede importerede timer håndteres. Der findes tre muligheder:
- Overskriv: Her overskrives eksisterende timer i feltet. Det er denne funktion, som typisk vil blive brugt i forbindelse med vedligeholdelsen af feltet op til og i løbet af planlægningsperioden.
- Addere: Her lægges de importerede timer oven i de timer, der potentielt ligger på medarbejderen i forvejen.
- Lade eksisterende poster stå: Vælges denne, så ændres der ikke på celler, der allerede er udfyldte. Det vil således kun være blanke felter, der sker en korrektion på. Denne metode kan f.eks. anvendes, hvis du har kopieret et tidligere interval, og ønsker at indsætte 25 feriedage på nyansatte medarbejdere, som ikke optrådte i det tidligere interval.
- Du kan højreklikke på det tal, der er blevet indsat i ferie/fraværsfeltet, og derefter vælge log.
- Loggen dokumenterer tidspunktet for import, hvem der har gjort det, hvilken metode der er anvendt, og hvad der er sket med eksisterende poster.
Du kan nulstille ferieimporten ved at importere 0 dage (dvs. den første mulighed i importen), eller du kan slette timerne i matrixen.