Denne vejledning henvender sig til dig som leder, eller stedfortræder herfor, og som skal oprette et nyt interval, eller kopiere et eksisterende interval over i et nyt.
I VIAplan foregår planlægningen i kalenderintervaller. Det er muligt at planlægge i følgende intervaller:
- Måned
- Kvartal
- Halvår
- År
Den valgte periode afhænger af, hvilken planlægningshorisont der er, og hvad der er logisk i forhold til området. For uddannelser vil det typisk være mest hensigtsmæssigt at planlægge i halvår. Hvis du vælger at planlægge i år, skal du i selve planlægningen fordele de planlagte timer minimum i halvår.
- Når du står på forsiden i VIAplan, skal du vælge '+tilføj interval' øverst til højre.
- Som udgangspunkt er halvår altid valgt. Hvis du ønsker at planlægge i halvår skal du blot vælge opret.
- Hvis du foretrækker at planlægge i kalenderår, skal du først vælge "År".
Når du opretter et nyt planlægningsinterval, har du mulighed for at indlæse opgaver mv. fra et tidligere interval.
- Du skal stå i det interval, som du ønsker at kopiere et andet interval ind i. Så hvis du ønsker at kopiere 1. halvår 26 ind i 2. halvår 26, så skal du stå på dashboarded for 2. halvår 26. Her skal du vælge 'Importér fra interval'.
- Du kommer nu til et vindue, hvor du først skal vælge, hvilket interval du vil importere (se nedenstående billede).
- Herefter skal du tage stilling til, hvad du ønsker at læse ind i det nye interval. Du har følgende muligheder:
- Indlån: Medtager de medarbejdere, du har hentet ind i det planlægningsinterval, som du kopierer fra.
- Puljer: Hvis du har lagt puljer på en opgave eller hovedaktivitet, medtages dette.
- Uspec. opgaver: Medtager uspecificerede allokeringer. Det vil sige, at du har tilkendegivet i planlægningen, at en medarbejder skal løse opgaven, men der er ikke sat antal timer på.
- Opgaver: Medtager opgaverne. De kan senere i kopieringsprocessen vælges mere specifikt.
- Hovedaktiviteter: Medtager hovedaktiviteter.
- Underaktiviteter: Medtager underaktiviteter.
- Poster: Medtager allokerede timer.
- Kommentarer: Medtager kommentarer.
Lektioner og reservationer anvendes ikke i VIA.
- Når du har foretaget disse valg, har du mulighed for at vælge, hvilke opgaver du ønsker at indlæse (lodret rød firkant). Du har mulighed for at indlæse flere gange i det samme interval. Således at du fx indlæser nogle opgaver, hvor du medtager timer, og andre hvor du ikke medtager dem.
- Der er også mulighed for at kopiere en planlægningsstruktur (Hoved- og underaktiviteter) fra en opgave til en anden. Hvis du fx ønsker at hold S15 skal arve strukturen fra hold S14, klikker du på pilene (den røde cirkel). Nu har du mulighed for at vælge de opgaver, du ønsker.
- Når du har foretaget dine valg, som eksempelvis ser ud som på nedenstående billede, skal du vælge 'importer' nederst til højre.
Hvis du tidligere har importeret en opgave, og ønsker at importere den igen med allokeringer, skal du først fjerne opgaven fra intervallet, og importere den på ny, da du ikke kan kopiere en opgave, som allerede er på intervallet.