Denne vejledning henvender sig til dig som er leder, eller som er stedfortræder herfor, og som skal indlåne en medarbejder i VIAplan.
Alle indlån foretages på en konkret opgave og hovedaktivitet. Det kan være på én af de opgaver eller hovedaktiviteter, som i forvejen er oprettet. Hvis der ikke allerede findes en relevant opgave eller hovedaktivitet, skal der rettes henvendelse til [email protected] (undtagen ved projekter og IDV-aktiviteter, her kontaktes den relevante projektøkonom).
Indlåner skal sikre, at opgaven er navngivet, så udlåner kan identificere og forstå opgaven ved at læse opgavens navn og hovedaktivitet. Det anbefales, at navnet på indlåners enhed indgår i kombinationen, enten ved at enhedens forkortelse indgår i opgavens titel, eller ved at man f.eks. anvender enhedens navn som hovedaktivitet.
Eksempel:
- Uddannelse: 1. semester SIS – Sygepleje undervisning
- Projekt: Udvikling af læringsformer – FC for pædagogik og dannelse
Udlåner kan tilføje yderligere oplysninger om opgaven i en kommentar. Kommentaren kan placeres enten på timeposten, på hovedaktiviteten eller på selve opgaven. Hvis en kommentar er placeret på en opgave eller hovedaktivitet, kan den læses af alle, der har timer på disse. Hvis kommentaren er placeret på timeposten, er det kun den pågældende medarbejder, der kan læse den. Du kan læse mere om kommentarer her: Indsæt kommentarer i planlægningsmatrixen.
- Når du har valgt, hvilket interval, der skal planlægges timer på fx 1. halvår 2026, skal du vælge planlægning (den grønne firkant).
- Hvis opgaven ikke er hentet ind i planlægningmatrixen, så skal du hente den frem ved at vælge "tilpas sager".
- I søgefeltet øverst til højre, kan du søge efter opgaven, fx på sagsnummer (Navision) eller navn.
- Herefter skal du vælge tilføj.
- Vælg luk. Nu er opgaven hentet ind.
Video der viser, hvordan du tilføjer en opgave i VIAplan: https://videoportal.via.dk/media/Tilpas%20opgaver%20i%20VIAplan/1_j79oqrqp
Kan du ikke finde opgaven? Hvis du ikke kan finde opgaven skal du tage fat i [email protected]. Hvis det drejer sig om et projekt, skal du tage fat i projektøkonomen.
Kan du ikke finde knappen "tilpas sager"? Hvis du ikke kan finde knappen "Tilpas sager", så kan det være fordi, at intervallet er afsendt og lukket. I det tilfælde vil alle felter i planlægningsmatrixen også være markeret med grå, og det er ikke muligt at taste timer ind i nogen felter. For at løse det, skal du gå til forsiden af intervallet, og vælge "genåben". Det vil nu være muligt at arbejde med intervallet igen.
Der skal altid tilføjes mindst én hovedaktivitet. Hovedaktiviteten bliver tilknyttet opgavens kontering fx opgavens stedkode og alias.
- Når du har hentet opgaven ind, skal du højreklikke på opgaven
- Her skal du vælge ”tilføj/fjern hovedaktivitet.
- Søg efter hovedaktiviteten fx indlån, undervisning eller enhedens navn.
- Vælg herefter tilføj.
- Vælg luk.
Nu er hovedaktiviteten hentet ind. Du kan tilføje flere hovedaktiviteter ved at søge på ny og vælge tilføj. Når du er færdig, kan du lukke dialogboksen.
Video der viser, hvordan du tilføjer en hovedaktivitet: https://videoportal.via.dk/media/Tilf%C3%B8j%20en%20hovedaktivitet%20i%20VIAplan/1_tpvc9ap0'
Hvis du ikke kan finde den rette hovedaktivitet, kan du skrive til [email protected]. Hvis det drejer sig om et projekt, så kan projektkoordinatoren oprette den for dig.
Alle medarbejdere, som er ansat ved VIA, kan søges frem som en ressource. Tjek allerførst om medarbejderen allerede er i matrixen. Hvis medarbejderen allerede er indlånt fx til en anden opgave, vil de fremgå til højre for "Uspecificeret køb", mens medarbejdere som arbejder i området, vil fremgå til venstre for "Uspecificeret køb".
- Vælg "tilpas ressourcer" i højre side, når du er inde i planlægningsmatrixen.
- Søg på medarbejderens navn eller initialer.
- Vælg tilføj.
- Vælg luk.
Du har nu hentet medarbejderen ind. Hvis du vil hente flere ind, kan du skrive et nyt navn ind i søgefeltet og tilføje den medarbejder også, inden du lukker dialogvinduet.
Video der viser, hvordan du tilføjer en ressource i VIAplan: https://videoportal.via.dk/media/Tilpas%20ressorucer%20i%20VIAplan/1_wtfqlvc1
Kan du ikke finde medarbejderen er denne måske stoppet eller er ikke længere ansat i det interval, som du forsøger at hente medarbejderen ind på. Hvis du er i tvivl, så skriv til [email protected].
- Indtast timerne på medarbejderen ud for det rette projekt og tilhørende hovedaktivitet.
- Når timerne er tastet ind i det rette felt, er det vigtigt, at du placerer dig i et andet felt bagefter. På denne måde bliver timerne gemt.
Du har nu oprettet en kladde, som endnu ikke er afsendt til godkendelse.
Når du har allokeret timer til en medarbejder, der er indlånt, skal der sendes en anmodning om indlån til medarbejderens personaleleder.
- For at afsende en anmodning om indlån af medarbejderen skal du - efter at have indtastet timerne i det relevante felt, og har flyttet dig til et andet felt - højreklikke på medarbejderens navn.
- Derefter vælger du ”ressourcedetaljer”.
- Herefter kan du vælge den grønne boks ”send anmodning”.
Nu kommer der en boks frem med en standardtekst. Her kan du vælge at skrive noget, eller du kan blot sende anmodningen afsted som den er. Både opgaven og hovedaktiviteten vil være synlig for personalelederen og medarbejderen.
Hvis du har mange anmodninger, der skal afsendes på én gang, kan du benytte muligheden for masse-afsendelse.
- Du klikker på tandhjulet i øverste højre hjørne
- Vælg ”Afsend alle anmodninger”.
Alle anmodninger om indlån af timer bliver nu afsendt med den standardtekst, der er i mailen.
OBS: Hvis du planlægger i et område, hvor der er flere der planlægger – fx i et forskningsområde, så skal du ikke anvende masseafsendelse, da du derved kan afsende anmodninger i dit navn, som du ikke selv har planlagt.
Medarbejderne har forskellige farver ved deres navn, alt efter om indlånet er en kladde, sendt til godkendelse, godkendt eller afvist:
- Den blå farve viser, at det er en kladde, som endnu ikke er blevet afsendt til godkendelse ved personalelederen.
- Den gule farve viser, at indlånet er afsendt til godkendelse ved personalelederen. Det er dog endnu ikke godkendt.
- Den grønne farve viser, at indlånet er godkendt af personalelederen.
- Den røde farve viser, at indlånet er afvist af personaleleder.
Husk efterfølgende at tjekke op på, om personaleleder har behandlet indlånet, og medarbejderen har skiftet farve.
For at justere i timetallet, du har allokeret til medarbejderen, skal du gøre følgende:
- Når du er i planlægningsmatrixen, skal du højreklikke på medarbejderens navn.
- Vælg ’ressourcedetaljer’.
- Vælg 'genåben for registrering'/’Annullér anmodning’. Alt afhængig af om anmodningen er godkendt (medarbejderen er grøn) eller om anmodningen endnu ikke er godkendt (medarbejderen er gul) vil der stå 'genåben for registrering' eller ’Annullér anmodning’.
- Luk dialogboksen.
Du kan nu skrive det nye timetal ind og afsende anmodningen igen.
