Denne vejledning henvender sig til dig som er leder, eller stedfortræder herfor, og som skal planlægge medarbejdernes porteføljer i VIAplan.
Oprettelse af opgaver, hovedaktiviteter og underaktiviteter foretages - med mindre andet er aftalt - af VIAplan. VIAplan sikrer derved, at der ikke oprettes aktiviteter, som allerede er oprettet. Hvis der er et ønske om selv at kunne oprette hovedaktiviteter, skal du henvende dig til [email protected]. Du vil så få tildelt en nummerserie, som kan anvendes til oprettelse af hovedaktiviteter.
Hvis du skal have oprettet en opgave er det vigtigt, at du husker at sende information om:
- Stedkode
- Sagsalias
- Start- og slutdato (omtrentlig)
- Fysisk lokation
Når en opgave er oprettet, skal den hentes ind i planlægningsmatrixen.
- Først skal du vælge hvilket interval, der skal planlægges timer på fx 1. halvår 2026.
- Derefter vælger du planlægning (den grønne firkant).
- Fra planlægningsmatrixen vælger du "tilpas sager".
Hvis du ikke kan finde knappen "Tilpas sager", så kan det være fordi, at intervallet er afsendt og lukket. I det tilfælde vil alle felter i planlægningsmatrixen også være markeret med grå, og det er ikke muligt at taste timer ind i nogle felter. For at løse det, skal du gå til forsiden af intervallet, og vælge "genåben". Det vil nu være muligt at arbejde med intervallet igen.
- Herefter søger du på opgaven, som du ønsker at tilføje.
- Vælg tilføj.
- Vælg derefter luk.
Du har nu tilføjet opgaven. Du kan søge og tilføje flere opgaver af gangen.
For at kunne planlægge timer på en opgave, skal der tilføjes mindst én hovedaktivitet. Hovedaktiviteterne kan genanvendes på alle opgaver i planlægningsområdet, da konteringen altid lægger sig op af opgavens kontering.
- For at tilføje en hovedaktivitet til en opgave, skal du højreklikke på opgaven
- Derefter vælger du "tilføj/fjern hovedaktiviteter".
- Du kan nu søge efter hovedaktiviteten.
- Vælg tilføj.
- Vælg luk.
Du kan søge og tilføje flere hovedaktiviteter af gangen.
Du er nu klar til at allokere timer på en medarbejder.
- I planlægningsmatrixen stiller du dig på det felt, der er ud fra medarbejderen og den pågældende opgave og hovedaktivitet, som du ønsker at allokere timer til. Når du har tastet timetallet ind i feltet, er det vigtigt, at du stiller dig i et andet felt bagefter. Det er denne måde timetallet bliver gemt på.
Det er muligt at sætte en kommentar ind på de enkelte planlægningsposter. Du kan vælge, om kommentaren skal være synlig for medarbejderne, eller om den kun skal være synlig for jer, der arbejder med planlægningen. Du kan lave flere kommentarer på samme timepost, og du kan lave både delte og ikke-delte kommentarer. Hvis kommentaren er delt, vil alle medarbejdere, som har fået timer til opgaven have adgang til at se kommentaren fra opgaveporteføljen.
Det er ligeledes muligt at indsætte kommentarer til ”Forventet udlån” og ”Ferie/fravær” samt til ”Opgaver”, ”hovedaktiviteter” og ”underaktiviteter”.
- Du indsætter kommentar ved at højreklikke på cellen/feltet
- Vælg herefter ”Tilføj kommentar”.
- Tilføj kommentaren.
- Vælg om kommentaren skal være delt eller ikke-delt.
- Vælg evt. en vedhæftet fil.
- Vælg luk.
Du kan få et overblik over planlægningen på en opgave gennem opgavestatistikken. Opgavestatistikken viser en oversigt over de timer, der er planlagt på opgaven. Du kan se et eksempel af nedenstående billede.
Den kan du finde på to forskellige måder:
- På forsiden af intervallet vælger du 'opgavestatistik', som er det lille symbol ved siden af opgavens navn (se nedenstående billede).
- Du kan også - når du er inde i planlægningsmatrixen - højreklikke på opgaven.
- Vælg derefter opgavestatistik.
- For at få vist en medarbejders opgaveportefølje skal du højreklikke på medarbejderens navn, når du står i planlægningsmatrixen,
- Vælg herefter "individuel statstik".
Det er muligt at få vist opgaveporteføljen for intervallet eller for hele kalenderåret, og du kan hente porteføljen ud i en CSV fil. Læs mere om dette her: Visning i halvår eller kalenderår eller Udlæsning af rapport til Excel.
Opgaveporteføljen er delt op i følgende fastsatte kategorier:
- Studieaktiviteter: Omfatter alle undervisningsopgaver ved den pågældende uddannelse.
- Organisatoriske opgaver: Ledelsesfastsatte fælles møder, organisering af uddannelse, TR- og AMR-opgaver og andre aftalte organisatoriske opgaver
- Større uddannelsesudviklingsprojekter: Ny studieordning, nye studieaktiviteter, nye prøveformer, større projekter om pædagogisk/didaktisk udvikling, anden kvalitetsudvikling
- Kompetenceudvikling: Pædagogiske dage, studieture, kursus- og uddannelsesforløb, lektorkvalificering og anden kompetenceudvikling
- Uddannelsens strategiske initiativer og projekter: VIAs strategiske satsninger, lokale strategiske satsninger, sektorprojekter, internationale projekter og andre projekter
- Andet: Såfremt der undtagelsesvis konstateres en aktivitet, der ikke lader sig indplacere i nogen af ovenstående kategorier, kan denne indplaceres under ”Andet”. Det forudsættes dog, at kategorien kun anvendes i yderst begrænset omfang.
- Forskningsprojekter mv.: FOU-opgaver og projekter.
- Øvrige opgaver uden for egen afdeling: Opgaver som ikke er FOU-opgaver og som andre enheder har budgetansvar for, typist EVU.
- Ferie og fravær: Ferie og fravær.
- Total tildelte timer: Samlet allokering inkl. ferie og fravær samt forventet udlån
- Norm: Normtiden i forhold til det valgte interval.
- Difference: Forskellen mellem Normtid og Total tildelte timer. Et negativt tal indikerer, at der er allokeret flere timer end normtiden.
- Det er i bunden af den individuelle statistik muligt at skrive kommentarer til den enkeltes samlede opgaveportefølje/individuelle statistik i planlægningsperioden.
- Kommentarerne kan oprettes, så de enten er delt eller ikke-delt. Hvis de er delt, kan de læses af planlæggerne og den pågældende medarbejder. Hvis de er ikke-delt, kan de kun ses og læses af planlæggerne. Medarbejderen kan også tilføje kommentarer til opgaveporteføljen.
Hvis øvrige medarbejdere har adgang til at se kollegers opgaveportefølje (Individuelle statistik), vil disse kommentarer ikke være synlige for dem. Man har således kun mulighed for at læse sine egne kommentarer.
- For at gøre opgaveporteføljerne synlige for medarbejderne skal du - fra forsiden af intervallet - i den sorte firkant "statistik" bruge slideren "synlig" for at synliggøre opgaveporteføljerne. På billedet nedenfor er opgaveporteføljerne synlige for medarbejderne.
