Denne vejledning henvender sig til alle medarbejdere i VIA og viser hvordan du opretter en meddelelse og laver et opslag på opslagstavlen på MitVIA/MyVIA
Brug af meddelelser og opslag
Hvad bruger du meddelelser til?
Du bruger meddelelser, når du skal kommunikere til en campus/adresse, en uddannelse, et udbud eller et semester. Tænk altid over hvor bred en målgruppe meddelelsen er relevant for.
Eksempler på meddelelser:
- Deadlines (SU, udlandsophold mm.)
- Nye eller opdaterede retningslinjer
- Ændring i åbningstider/besøgstider/telefontider
- Kantinemenu
- Praktisk info til nye studerende
Hvad bruger du opslagstavlen til?
Du bruger opslagstavlen til følgende emner:
- Studiejob
- Frivilligt arbejde
- Markedsplads
- Fx køb, salg og bytte
- Bolig
- Fx udleje bolig, søge bolig, Airbnb
- Lidt af hvert
- Fx eksterne events, lokale tilbud, glemte sager
OBS: Meddelelser og opslag må ikke indeholde kommercielt indhold.
Det kan fx være "Cult deler shakers ud", "du kan vinde ... ved at deltage i" eller reklame for konkurrerende institutioner.
Hvad bruger du events til?
Du kan læse om, hvad du skal bruge events til, og hvornår du skal oprette noget som et event i vejledningen til events på MitVIA.
Er du i tvivl, om du skal oprette en meddelelse, et opslag eller et event, kan du altid få sparring ved at skrive til [email protected]
Alle medarbejdere i VIA kan oprette meddelelser. Husk at danske meddelelser skal skrives på MitVIA og engelsksprogede meddelelser skal skrives på MyVIA.
- Log ind på MitVIA/MyVIA.
- Klik på 'Nyt'/News' oppe i højre hjørne.
- Klik på 'ny meddelelse'/'create message'.
Udfyld meddelelsen
- Vælg afsender blandt kategorierne. Er du i tvivl om, hvilken afsender du bør vælge, kan du altid få sparring ved at skrive til [email protected]
- Vælg modtager(e). Du kan vælge hele uddannelser eller enkelte udbud. Du kan også vælge adresser.
- Udfyld emnefeltet. Dette bliver din meddelelses overskrift. Gør den kort og præcis. Den må max fylde 80 tegn.
- Vælg dato for oprettelse.
- Angiv udløbsdato for meddelelsen (du kan max vælge udløb 2 måneder fra oprettelsesdato).
Meddelelsen fjernes ved midnat aftenen før den dag, du har angivet. Har du fx valgt udløbsdato en lørdag, vil meddelelsen fjernes fredag aften ved midnat.
- Skriv din meddelelse. Du kan oprette links, tilføje billeder og indsætte pdf-filer (kun pdf'er - ingen andre filtyper) i din meddelelse.
Husk den gode praksis
Der er flere ting, som du skal være opmærksom på, når du opretter en meddelelse:
OBS. Hele din meddelelse må maksimalt fylde 2 MB. Hvis den fylder mere, kan meddelelsen ikke oprettes. Pas særligt på med store billeder og/eller filer.
- Tryk 'Opret meddelelse' eller 'Create message'.
Opslag kan oprettes af alle medarbejdere og studerende i VIA. Husk at danske opslag skal skrives på MitVIA, mens engelsksprogede opslag skal skrives på MyVIA.
- Log ind på MitVIA/MyVIA
- Klik på 'Nyt'/'News' oppe i højre hjørne
- Skift visning til 'opslagstavle'/'Bulletin board'
- Vælg 'Nyt opslag'/'New post'
Udfyld opslaget
- Vælg filtreringsparametre
- Kategori (kun én)
- By (én eller flere)
- Uddannelse (én eller flere)
- Udfyld titel. Dette bliver dit opslags overskrift. Det må max fylde 80 tegn.
- Sæt en udløbsdato på dit opslag. Overvej altid hvor længe dit opslag er relevant. Indeholder det f.eks. en deadline, er det en god idé at sætte udløbsdato på. Opslag slettes automatisk 6 måneder efter oprettelsesdatoen.
- Skriv dit opslag. Du kan skrive tekst, oprette links, indsætte billede og tilføje pdf’er (kun pdf’er - ingen andre filtyper).
Husk den gode praksis
Der er flere ting, som du skal være opmærksom på, når du opretter et opslag:
OBS: Hele dit opslag må maksimalt fylde 2 MB. Hvis den fylder mere, kan opslaget ikke oprettes. Pas særligt på med store billeder og/eller filer.
- Klik på 'Opret opslag'/'create post'
Gode råd og retningslinjer
Sørg for at din overskrift appellerer til dine modtagere (ellers klikker de ikke – og hellere ramme få end ingen).
Skriv kort og præcist. Opret hellere flere korte og mere målrettede meddelelser end én lang meddelelse.
Du skal være opmærksom på, at de mest væsentlige oplysninger skal fremgå af selve meddelelsen. Pas derfor på med blot at linke til en pdf eller indsætte billeder med tekst i din meddelelse, da sådanne billeder ikke er webtilgængelige.
Hvis du er nødt til at indsætte pdf'er eller billeder med tekst på, så sørg altid for, at denne samme tekst, som fremgår i pdf'en eller på billedet, også står som tekst i selve meddelelsen.
Du kan med fordel bede din samarbejdspartner om, at de, som supplement til de vedhæftede billeder og/eller pdf'er, sender deres information som ren tekst.
Husk at tilpasse dine billeder til det rigtige format. Til opslag og meddelelser skal billederne have et format på 960x480 px.
- Find det billede, der skal beskæres og åben det i appen 'Billeder' (standard på Windows).
- Klik på de tre prikker i øverste bjælke.
- Klik på 'Ændr størrelsen på billedet'.
- Start med at justere bredden på dit billede (fx. 960 px).
- Tryk på 'Gem' og gem billedet ned.
- Åbn billedet på ny i appen 'Billeder'.
- Tryk på ikonet for 'Rediger billede' i øverste bjælke.
- Vælg 'Beskær'.
- Træk og beskær nu dit billede til den rigtige højde (fx. 480 px).
- Du kan se billedets størrelse nederst.
- Tryk "Gem" for at gemme dit billede.
Når du offentliggør en meddelelse eller et opslag på MitVIA/MyVIA er det dit ansvar, at du har de fornødne ophavsrettigheder til det materiale (tekst og billeder) som du deler og at du har lov til at anvende billeder og andre personoplysninger jf. GDPR og reglerne i markedsføringsloven.
Her skal du særligt være opmærksom på, at de personer, der er på billederne, ikke føler sig udstillet, udnyttet eller krænket. Billeder som anvendes til markedsføring, kræver som udgangspunkt et indhentet samtykke fra de personer, der er på billedet.
Læs mere her:https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/vejledning/internet-medier-og-apps-/billeder-paa-internettet
Husk, at alle meddelelser og opslag altid skal være relevante for studerende. Slå derfor ikke noget op, som kun (eller primært) er relevant for VIAs medarbejdere. Information til VIAs medarbejdere skal på medarbejderportalen.
Tænk også over hvor bred en målgruppe, du sender ud til. Måske din meddelelse kun er relevant for en håndfuld uddannelser eller måske et specifikt semester på ét udbud.
Danske meddelelser/opslag skal skrives på MitVIA, mens engelsksprogede meddelelser/opslag skal skrives på MyVIA.
Afslut din meddelelse/dit opslag med kontakt og/eller handlingsmuligheder (f.eks. et link), så du er sikker på, at de studerende ved, hvad de skal gøre, når de har læst meddelelsen/opslaget.