Denne vejledning henvender sig til medarbejdere, som er eventoprettere på MitVIA/MyVIA, og viser hvordan du opretter et event på MitVIA/MyVIA.
Har du brug for at blive eventopretter, skal du kontakte din lokale campuspartner. Find din lokale campuspartner her.
6 hurtige til eventoprettere
For at de studerende kan få overblik over, hvilke arrangementer og events der foregår på jeres campus og uddannelse af social, studenterpolitisk og faglig karakter. Eventløsningen skal gerne være med til at understøtte det gode studiemiljø samt skabe mere liv og stærkere fællesskaber på VIAs campusser.
Du skal løbende sørge for at oprette events på MitVIA/MyVIA på vegne af den forening/råd/udvalg/uddannelse, som du repræsenterer. Og tilrette allerede oprettede events, hvis noget skulle ændre sig. Man opretter events i en formular, hvor man angiver tid, sted, beskrivelse, målgruppe, arrangør, beskrivelse, type af event og lign.
Hvis du har brug for, at folk tilmelder sig dit event, og der måske også er noget egenbetaling, så skal du oprette jeres event i Safeticket (du guides fra MitVIA over i Safeticket, når du ønsker at oprette events med tilmelding og betaling).
VIA har indgået et samarbejde med Safeticket, så vi kan bruge deres system til håndtering af tilmeldinger og betalinger. Ønsker du at din forening/råd/udvalg bliver oprettet i Safeticket, tager du fat i din campuspartner, som hjælper dig. For at blive oprettet i Safeticket, skal foreningen/rådet/udvalget have sit eget kontonummer. Det er ikke muligt at bruge en VIA-konto/stedkoder som konto hos Safeticket.
Vær opmærksom på, at det kræver en VIA-mail for at kunne tilmelde sig events. Eksterne tilmeldinger skal organiseres andetsteds.
Eventkalenderen er først og fremmest for arrangementer, som afvikles af VIA.
Har du alligevel et eksternt arrangement, som du gerne vil have ind på MitVIA eller MyVIA, så tag fat i campuspartneren på din campus. Som noget nyt afprøver vi i 2025, at udvalgte eksterne arrangementer kan oprettes i eventkalenderen. Din campuspartner vurderer om arrangementet må oprettes i eventkalenderen.
Her må svaret være nej. Du skal kun oprette events på MitVIA/MyVIA. Og kun der. Det betyder, at du fx ikke (længere) skal oprette begivenheder på Facebook eller i et andet eventsystem.
Hvis de studerende skal være sikre på, at det de kan se i eventoversigten på MitVIA/MyVIA rent faktisk afspejler de ting, der foregår på campus og uddannelse, så er det afgørende, at alle arrangementer og events kun oprettes på MitVIA/MyVIA. Og ikke andre steder.
Det er helt fair. Du har jo ikke prøvet det før. Men vi tror på dig! Og vi arbejder på, at det skal være ganske nemt at oprette arrangementer og events. Du har desuden adgang til en trin-for-trin vejledning, så du kan se og lære, hvordan man gør. Er vejledningen ikke hjælpsom nok, er der også hjælp at hente hos både din campuspartner og MitVIA-supporten.
Events uden tilmelding og/eller betaling
1. Log ind på MitVIA/MyVIA
2. Gå til ‘Events’ oppe i højre hjørne
3. Vælg ‘Opret event’
Angiv informationer om dit event
- Giv dit event en kort og præcis titel.
- Upload et billede til dit event og bekræft, at billedet overholder ophavsret og GDPR.
Billedformat
Formatet på billedet skal være 1920x720 px - Se hvordan du beskærer billeder.
Relevante billeder
Vi anbefaler, at du lægger et relevant billede op til dit event.
Har du ikke et relevant billede, har vi nogle fallback billeder, der lægges på eventet. Det anbefales som udgandspunkt dog ikke at bruge disse, da det vil medføre, at mange events vil have samme billede.
Undgå billeder med tekst
Undgå at bruge billeder med tekst på.
Har du alligevel et billede med tekst på, skal du sørge for følgende:
- Den tekst der fremgår på billedet skal også fremgå af selve teksten til eventet. Dette skal gøres af hensyn til blinde og svagtseende - for at sikre webtilgængeligheden.
- Teksten på billedet skal kunne ses, når billedet bliver beskåret i eventoversigten. Tjek derfor at hele teksten er synlig ude i eventoversigten, når du har oprettet eventet.
Ophavsrettigheder
Når du offentliggør et event på mitVIA er det dit ansvar, at du har de fornødne ophavsrettigheder til det materiale (tekst og billeder) som du deler og at du har lov til at anvende billeder og andre personoplysninger jf. GDPR og reglerne i markedsføringsloven. Her skal du særligt være opmærksom på, at de personer, der er på billederne, ikke føler sig udstillet, udnyttet eller krænket. Billeder som anvendes til markedsføring, kræver som udgangspunkt et indhentet samtykke fra de personer, der er på billedet.
Læs mere her: https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/vejledning/internet-medier-og-apps-/billeder-paa-internettet
- Angiv hvor dit event afholdes, både lokale og campus - fx "Atriet på Campus N"
- Vælg start- og sluttidspunkt. Hvilken dato og hvad tid starter og slutter eventet?
- Vælg arrangør af eventet. Brug evt. søgefunktionen. Kan du ikke finde en relevant arrangør, skal du kontakte din lokale campuspartner.
- Tilføj en detaljeret beskrivelse af dit event. Du kan indsætte almindelig tekst, oprette links og tilføje billeder.
- Angiv filtreringsparametre. Vælg målgruppe, placering og kategori. Dine valg afgør, hvornår dit event vises, når der bruges filtrering i eventoversigten.
- Du kan vælge en eller flere målgrupper (uddannelser), som eventet er relevant for.
- Du skal vælge en eller flere målgrupper (adresser), som eventet er relevant for.
- Du kan kun vælge én kategori.
8. Tryk ‘Opret event’. Husk altid at tjekke dit event igennem for fejl, når du har oprettet det.
9. Tag stilling til, om dit event også skal oprettes på MyVIA (eller MitVIA).
Hvis du har et event, der skal afholdes flere gange, kan du vælge at kopiere dit event.
På den måde slipper du for at oprette det fra bunden af flere omgange.
- Find det event, du ønsker at kopiere.
- Tryk på de tre prikker i højre hjørne.
- Vælg 'Kopier event'.
Dit event er nu kopieret over og udfyldt i alle felter, pånær start- og sluttidspunkt.
OBS: Du har mulighed for at ændre i alle felter, hvis fx titel og/eller beskrivelse skal tilrettes.
- Udfyld start- og sluttidspunkt.
- Tryk 'Opret event'.
- Tag stilling til, om dit event også skal oprettes på MyVIA (eller MitVIA).
Events med tilmelding og/eller betaling
1. Log ind på MitVIA/MyVIA
2. Gå til ‘Events’ oppe i højre hjørne
3. Vælg ‘Opret event’
Du lander nu på "Opret event"-siden.
4. Ving af, at dit event kræver tilmelding og/eller betaling
Du bliver guidet videre til Safeticket, hvor du opretter dit event i deres formular. Du skal altså IKKE begynde at udfylde formularen på MitVIA, men i stedet udfylde tekst og indsætte billede i Safeticket.
OBS: vær opmærksom på format og webtilgængelighed samt ophavsret og GDPR for det billede, du uploader til dit event.
Du logger på Safeticket med dit personlige login, som du har fået tilsendt på din VIAmail.
Når den første eventopretter fra din forening/udvalg/afdeling logger på Safeticket, skal eventopretteren oprette en lokalitet. Du kan oprette en eller flere lokaliteter, alt afhængigt af hvor dine events foregår. Vær opmærksom på, at 'Stednavn' bliver det viste navn på dit event på MitVIA.
Når du har oprettet din lokation, skal du gå til din forside i Safeticket.
Du kan nu oprette dit første arrangement i Safeticket.
Vigtigt! Formularen i Safeticket indeholder et "Teaser"-felt. Dette felt hentes IKKE ind på MitVIA, så brug ikke teaser-feltet til vigtig information om dit event.
Har du brug for hjælp til anvendelsen af Safeticket, er der hjælp at hente i Safetickets vejledning til oprettelse af arrangementer.
Når du opretter et event i Safeticket, skal du angive en billetpris. Til denne billetpris lægges automatisk et gebyr på 6,25 kr oveni.
Betalingsevents
Ved betalingsevents bliver gebyret automatisk tilføjet til billetprisen. Eksempelvis kommer et event, hvor billetprisen er 30 kr. til at koste 36,25 for billetkøber. De 30 kr. går til jeres udvalg/forening, mens de 6,25 kr. går til Safeticket.
Gratis events
Ved gratis events – hvor Safeticket anvendes til administration af tilmeldinger – skal du angive billetprisen til 0 kr. og 'skjule' gebyret for billetkøber. På denne måde sørger du for, at billetprisen forbliver 0 kr.
Vigtigt: I formularen står der, at gebyret ”betales af arrangør”, men det betyder ikke, at I som forening/udvalg skal betale 6,25 kr. pr. tilmelding. Vi har lavet en aftale med Safeticket om, at vi ikke skal betale gebyr ved gratisevents.
5. Indsæt dit events Safeticket-ID og vælg 'Valider ID'. Dit indhold fra eventet i Safeticket bliver nu trukket ind på eventfomularen på MitVIA. Du finder dit events ID ved at gå til din forside i Safeticket og finde cifrene under kolonnen 'ID'.
OBS! den beskrivelse, du har udfyldt i Safeticket bliver ikke trukket med over i formularens preview. Når du har oprettet dit event vil du dog kunne se, at det er trukket med over.
Husk at hvis du senere skal redigere dit event, foregår det også i Safeticket. Når du opdaterer dit event i Safeticket, bliver eventet på MitVIA automatisk opdateret.
6. Angiv filtreringsparametre. Vælg målgruppe, placering og kategori. Dine valg afgør, hvornår dit event vises, når der bruges filtrering i eventoversigten.
- Du kan vælge en eller flere målgrupper (uddannelser).
- Du skal vælge en eller flere målgrupper (adresser).
- Du kan kun vælge én kategori.
7. Tryk ‘Opret event’. Husk altid at tjekke dit event igennem for fejl, når du har oprettet det.
8. Tag stilling til, om dit event også skal oprettes på MyVIA (eller MitVIA).
Vær opmærksom på, at du ikke kan ændre i beskrivelsen fra Safeticket, når du kopierer eventet over. Du skal derfor selv indsætte en oversættelse af beskrivelsen, så den også fremgår på engelsk på MyVIA.
Nye eller udgåede eventoprettere
Sker der ændringer i listen over eventoprettere eller råd/udvalg/forening/enhed skal den lokale campuspartner skrive til [email protected].
Ny eventopretter skal oprettes til en allerede eksisterende enhed
Oplys:
- Råd/udvalg/forening/enhedens navn
- Eventopretterens navn og mail
Nyt råd/udvalg/forening/enhed skal kunne oprette events
Oplys:
- Ansvarlig (navn + mail)
- Med/uden tilmelding
- Med/uden betaling
- Evt. bankoplysninger (reg. + kontonummer)
- Evt. CVR-nummer
- Eventoprettere (navn + mail)
Eventopretter eller råd/udvalg/forening/enhed skal fjernes
Oplys navn på råd/udvalg/forening/enhed og/eller navn på eventopretter.