Udover de statistikker, som VIAplan rummer (se fx Totalstatistikken), er der mulighed for at hente data ud af VIAplan fra det indbyggede rapportmodul. Adgang til de enkelte rapporter fås ved henvendelse til [email protected].  

1. Rapporterne kan tilgås fra VIAtid via det lille røde ikon i venstre hjørne, som ligner en printer:

For alle rapporter gælder det, at det er muligt at filtrere på forskellige værdier. Disse kan variere fra rapport til rapport. Når du har sat rapporten op, som du  gerne vil have den, er det muligt at gemme indstillingen til senere brug. Det er muligt både at filtere før, du henter rapporten ligesom i nedenstående billede, men du kan også sagtens filtrere efterfølgende.

1. Vælg fx det tidspunkt, du ønsker data om.
2. Vælg fx den uddannelse, du ønsker data om.
3. Vælg Gem, hvis du har brug for at gemme visningen.
4. Vælg Vis, hvis du vil se dataene med det samme.

Følgende rapporter er udviklet i VIAplan:  

• Planlægningsrapport: Indlån samt Planlægningsrapport: Udlån: Rapporterne rummer alle ind- og udlån i VIA. Det er muligt at sætte et filter op, så man kun får fx indlån for en enkelt uddannelse eller planlægningsområde. Det vil oftest være det letteste at trække rapporten uden filter for så efterfølgende at filtrere i Excel. Indlånsrapporten viser også fra hvilken uddannelse udlånet er foretaget, så det er muligt at se såvel ind- og udlån på en uddannelse i en samlet rapport. Tilsvarene gør sig gældende for udlånsrapporten.
• Ressourceoversigt VIAplan: Rapporten viser, hvilken ressourcegruppe en eller flere medarbejdere tilhører (fx lektor, vikar, ledelse). Man kan søge på en enkelt medarbejder eller på alle medarbejdere fra en enkelt uddannelse.
• Udlæsning af data fra VIAplan: Der udlæses en fil med data på tværs af alle uddannelser. Dvs. at alle poster for en given periode udlæses.
• Projekt timeseddel: Rapporten anvendes i forbindelse med timeregistrering på projekter. Den dannes en timeseddel for de medarbejdere, der har registreret tid på det pågældende projekt.
• Budget afstemning måned: Rapporten anvendes i forbindelse med, at der skal ske timeregistrering på et projekt eller opgave. Rapporten sammenholder de planlagte timer i VIAplan med de registrerede timer i VIAtid pr. måned. Det er muligt både at trække ud på en enkelt opgave eller på en enkelt medarbejder. Hvis du ikke vælger en konkret opgave (sag), dannes udtrækket med alle de opgaver i VIAplan, der timeregistreres på.

Det er muligt at hente data ud i en CSV-fil (Excel) fra blandt andet planlægningsmatrixen, totalstatistikken, opgavestatistikken, den individuelle statistik mv.  

Alt efter hvor du står henne i VIAplan, skal du vælge:

1. CSV

Eller

1. Tandhjulet
2. Vælg CSV.