VIAtid kan anvendes til at registrere tid på projekter, hvor der stilles krav om faktisk tidsregistrering. Dette aftales på opstartsmødet mellem den projektansvarlige og projektøkonomen. Når der er truffet beslutning om, at der skal foretages tidsregistrering, orienterer den projektansvarlige de medarbejdere, der er tilknyttet projektet.

Når der er sendt en anmodning om indlån ved din leder, og denne leder har godkendt udlånet, vil projektet automatisk optræde i din ugeregistrering i VIAtid. Du kan altså ikke se projektet i VIAtid, før din personaleleder har godkendt udlånet.

I ugeregistreringen vil projektet optræde med de delprojekter eller arbejdspakker (projektledelse, pædagogisk arbejde, mv), som den projektansvarlige har vurderet, at timeregistreringen skal foretages på. Du skal derfor ikke søge projektet frem selv.

De timer som er planlagt/budgetteret i VIAplan, vil stå som allokerede timer i VIAtid. Det betyder, du både kan se, hvor mange timer, der er allokeret og følge med i tidsforbruget. På nedenstående billede er der allokeret 45 timer for hele året (Å/R), hvoraf 30 timer er allokeret i dette halvår (S/R).

De resterende timer angives nederst i kolonnen med allokeringer. På ovenstående billede er der henholdsvis 41,50 timer tilbage for året (Å/R), og 26,50 for halvåret (S/R). Hvis du trykker på timerne i den røde firkant vil en mere detaljeret fordeling af timerne dukke op:

Her kan du se, at der i ovenstående billede er allokeret 30 timer i første halvår, og 15 timer i andet halvår. Der er forbrugt 3,50 time i alt, og der resterer altså 41,50 timer for hele året.