Denne vejledning henvender sig til dig som er leder, eller stedfortræder herfor, og som skal afsende timer i VIAplan, eller som ønsker at benytte arkivfunktionen.
Et interval er den planlægningsperiode, du arbejder med - som fx 1. halvår 2026.
Du bør afsende intervaller løbende, da afsendelsen sender alle godkendte timeposter til bogføring i NAV TID (fagsystemet), hvorfra der sker en efterfølgende omkontering af indlånte timer. Afsendelsen foretages af de ansvarlige for planlægningen, dvs. de enkelte uddannelser, forskningscentre og fællesområder.
Det vil tit være en god idé at afsende intervallet, når den første version af planlægningen er foretaget, ved større ændringer eller når timerne skal fremgå af LIS. Når intervallet afsendes, datostemples planlægningsposterne (timerne), og der dannes derved en historik - et arkiv - , dvs. at det er muligt at følge ændringer i planlægningen.
- Afsendelsen sker på intervallets forside, hvor du vælger "Afsend og luk interval".
Herefter vises en dialogboks. I den kan der godt være nogle advarsler. Disse advarsler viser blot, hvilke indlånte ressourcer der fx ikke er godkendt af personaleleder endnu.
- Du vælger derfor blot "afsend".
Du har nu afsendt intervallet.
Hvis der ikke var nogen advarsler, da du afsendte intervallet, vil det blive lukket. Det er en god idé at genåbne intervallet igen bagefter, så du kan fortsætte med at planlægge timer. Det gør du ved at trykke på "genåben" på intervallets forside. Knappen sidder præcis samme sted som "afsend og luk interval".
Du kan også vælge blot at afsende posterne på en enkelt opgave.
- Her skal du i stedet trykke på fluebenet ud for opgaven, når du står på intervallets forside.
Når du afsender et interval, så dannes der automatisk et arkiv for intervallet. Det kan du benytte, hvis du har behov for at gå tilbage og se, hvordan planlægningen så ud på et tidligere tidspunkt. Der findes arkiv for:
- Totalstatistikken
- Ressourcestatistikken
- Du finder arkivfunktionen ved at trykke på "arkiv".
- Derefter vælger du enten Totalstatistikken eller ressourcestatistikken.
Uanset om du vælger totalstatistikken eller den individuelle ressourcestatistik, så vil de røde tal indikere, at der er en forskel mellem de oprindeligt planlagte timer og de nuværende timer. Når du holder musen over de røde timer, vil du kunne se det oprindelige timetal. I eksemplet nedenfor har de 477 timer tidligere været 425,75 timer.
