Denne vejledning retter sig mod projektledere og medarbejdere, der understøtter projektarbejde og -administration. Vejledningen introducerer dig til, hvordan du kan opbygge en personlig visning i VIA Projekt og dele den med en kollega, der har licens til VIA Projekt.
En visning er en listeopbygget samling af data. Der skelnes mellem systemvisninger og personlige visninger.
Systemvisninger er tilgængelige for alle brugere i systemet. En personlig visning er din egen sammensætning af data, som kun er tilgængelig for dig eller de brugere, som visningen er delt med.
I VIA Projekt kan du enten opbygge sine egne personlige visninger fra bunden, eller du kan arbejde videre med fx en systemvisning fra et dashboard og tilpasse den til en personlig visning. I det følgende gennemgås, hvordan du opbygger en personlig visning med afsæt i en eksisterende visning.
- Start med at åbne en relevant visning, som kan danne afsæt for din personlige visning. Det kan fx være visningen 'Alle aktive projekter', som på billedet herunder.
- Vælg derefter ’Rediger kolonner’ øverst til højre.
Hvis du vil tage afsæt i en visning fra et dashboard, skal du være opmærksom på, at visningen skal være åbnet helt, for at du kan arbejde med den. Hvis visningen ikke er foldet ud, vil du kunne vælge ’Se alle poster’ øverst til højre (se billede herunder). Når du vælger 'Se alle poster', vil visningen blive åbnet helt op og fylde det meste af skærmens bredde - ligesom den gør ved visningen 'Alle aktive projekter' på billedet herover.
I menuen, der kommer frem, når du vælger 'Rediger kolonner', tilføjes eller fjernes kolonner.
Når du skal tilføje kolonner (svarende til felter i VIA Projekt), skal du være opmærksom på, at felter kan ligge på forskellige tabeller i systemet. Meget ligger på projekttabellen, men noget ligger på en relateret tabel. Skriv evt. til [email protected] hvis der er indhold, du ikke kan finde.
Du tilføjer, fjerner eller ændrer rækkefølgen på kolonner ved at:
- vælge '+Tilføj kolonner' og søg herefter på den, du gerne vil tilføje til din visning
- vælge de tre prikker efter en af de kolonner, der allerede fremgår af listen, for at få mulighed for at slette.
- Flyt evt. rundt på kolonnernes rækkefølge ved at trække feltnavnet op eller ned på listen med musen, inden du vælger ’Ansøg’ nederst.
Du vil herefter kunne se visningen med de kolonner, du har valgt.
- Det er muligt at filtrere og sortere på kolonnerne ved at vælge den lille pil efter kolonnes navn. Her kan du sortere data i kolonnen fx alfabetisk/efter dato eller lave en filtrering på fx en specifik stedkode/projektleder.
Se i næste afsnit, hvordan du gemmer din personlige visning.
Når du er tilfreds med din visning, skal du gemme den.
Du kan se, at en visning er redigeret (og ikke gemt) ved at der kommer en lille * efter visningens navn.
Du gemmer en tilpasset visning ved at:
- vælge den lille pil efter visningens navn
- vælge ”gem som ny visning” nederst i drop down-menuen
- Navngiv derefter visningen
- og tryk Gem.
Du kan kun dele en visning med en kollega, der har licens til VIA Projekt.
Hvis du har lavet en personlig visning, der også kunne være relevant for en kollega, har du mulighed for at dele den. Det gør du ved at:
- åbne den aktuelle visning. I eksemplet herunder er der valgt en test-visning.
- vælge ’Del’ i menulinjen øverst, yderst til højre (obs er kun tilgængelig ved en personlig visning).
- Derefter vælges 'Administrer adgang', hvorefter menuen 'Del poster' åbner.
- I menuen 'Del poster' vælges den bruger (kollega), du ønsker at dele med, ved at søge på initialer.
- Derefter sættes flueben i cirklen før medarbejderens navn under overskriften 'Administrer delt adgang' .
- Tildel derefter rettigheder ved at sætte flueben under tilladelser.
Vær opmærksom på, at hvis du giver rettigheder til at skrive og slette, så ændres visningen også ved dig, hvis din kollega foretager ændringer. Hvis du sætter flueben ved 'Tildel' så overdrager du visningen til din kollega.
- Vælg til sidst 'Del' nederst til højre.
Din kollega får nu en notifikation på Teams om, at du har delt en visning med ham/hende.
Hvis din visning er en, du anvender ofte, har du mulighed for at fastgøre den i venstremenuen for hurtig adgang.
Det gør du ved at:
- vælge 'Seneste' i venstremenuen
- vælge tegnestiften ud for den visning, du gerne vil fastholde.
Visningen vil derefter fremgå under menupunktet: 'Fastgjort'.
