Denne vejledning henvender sig til medarbejdere, der som postmodtagere for deres egen afdeling har ansvaret for at fordele Digital post fra afdelingens postmappe videre til de relevante DocuNote-sager og sagsansvarlige i egen afdeling.
DocuNote er modtagersystem for Digital post til VIA. Det betyder, at meddelelser, der sendes til VIA gennem Digital post, i første omgang lander i en ’postliste’ i DocuNote, hvorfra meddelelserne bliver fordelt videre til de enkelte afdelingers postmapper i DocuNote. Det er VIAs Omstillingsteam, der er ansvarlige for at fordele Digital post fra postlisten til postmapperne.
Fordelingen af Digital post foregår inde i DocuNote, og som hovedregel bør meddelelser, der modtaget gennem Digital post, forblive i DocuNote og ikke sendes videre pr. mail eller på anden vis.
1. Åbn området ’Postmapper - Digital post’ i sagstræet:
2. Som postmodtager har du som udgangspunkt adgang til to postmapper:
- Postmappen for din egen afdeling, fx ’Post til Facility Management - postmappe’
- En postmappe til Digital post, der er landet i den forkerte mappe: ’X - Postmappe til fejlplaceret digital post’
Klik på postmappen for din egen afdeling og se, om der ligger noget i mappen, der skal håndteres.
Mappens indhold af meddelelser vises i det store vindue til højre, hvis der ligger noget den. Meddelelserne vises som regel som PDF-dokumenter.
3. Du kan slå forhåndsvisning til, hvis du vil se indholdet af dokumentet uden at skulle åbne det. Knappen 'Forhåndsvisning' findes i nederste højre hjørne af skærmen:
4. De meddelelser, der er modtaget i postmappen, skal fordeles videre til de relevante sager i DocuNote. Højreklik på den meddelelse i postmappen, som du vil håndtere, og vælg Andre funktioner -> ’Flyt til placering’.
5. Find den sag eller dokumentmappe i sagstræet, som meddelelsen skal placeres i. Markér sagen eller dokumentmappen og klik på Flyt.
Meddelelsen er nu flyttet til den relevante sag.
Hvis du ikke selv er sagsansvarlig for den sag, som meddelelsen er lagt ind i, bør du gøre den sagsansvarlige opmærksom på, at der er kommet ny Digital post til sagen. I det følgende afsnit kan du finde et par forslag til, hvordan du kan notificere den sagsansvarlige i forbindelse med postfordelingen.
6. Det er postmodtagernes ansvar, at afdelingens postmappe bliver tømt, og at de meddelelser, der kommer ind i postmappen, hurtigst muligt bliver ekspederet videre til de rette sager og sagsansvarlige.
Metode 1: Send en notifikation i DocuNote
Denne metode kan med fordel anvendes, inden du flytter meddelelsen fra postmappen.
1. Højreklik på dokumentet og vælg notifikation:
2. Udfyld Notifikationsvinduet:
- Udfyld feltet Notifikationsbesked med en kort besked til den sagsansvarlige.
- Vælg den sagsansvarlige som modtager under Brugere.
- Sæt en markering ved Find i Organisationstræet
- Klik på Send
Den sagsansvarlige modtager en notifitikation i DocuNote. Notifikationen vises både under Opgaver og under den lille klokke øverst til højre i skærmbilledet. Ved at dobbeltklikke på notifikationen kan den sagsansvarlige hoppe direkte hen til dokumentet, dér hvor det er placeret i DocuNote (også efter at det er flyttet fra postmappen).
Metode 2: Send et DNO-link
Denne metode kan med fordel anvendes, efter at du har flyttet meddelelsen/dokumentet til den relevante sag.
1. Når du har flyttet meddelelsen/dokumentet til den relevante sag i DocuNote, skal du højreklikke på dokumentet og vælge Send genvej til -> E-mail:
2. Outlook åbnes med et vedhæftet DNO-link.
Udfyld Til-feltet med den sagsansvarliges mailadresse, skriv eventuelt en besked til modtageren og send mailen:
Den sagsansvarlige kan herefter vha. DNO-linket klikke sig direkte frem til dokumentet i DocuNote.
Hvis der ligger en meddelelse i din afdelings postmappe, som skal håndteres af en anden afdeling i VIA, har du mulighed for at flytte den til mappen 'X - Postmappe til fejlplaceret digital post'.
1. Inden du flytter en fejlplaceret meddelelse, må du meget gerne skrive en besked i beskrivelsesfeltet under meddelelsens/dokumentets egenskaber.
- Højreklik på meddelelsen/dokumentet og vælg ’Egenskaber’
- Skriv en besked i feltet ’Beskrivelse’. Du bedes som minimum skrive, at meddelelsen ikke er til din afdeling samt angive dine initialer, men hvis du ved, hvor meddelelsen skal sendes hen, må du også meget gerne skrive, hvilken afdeling der skal have den i stedet for.
- Klik på ’Gem’
2. Den fejlplacerede meddelelse flyttes til postmappen ’X - Postmappe til fejlplaceret digital post’. Flytningen foregår på samme måde som beskrevet ovenfor under Fordeling af Digital post fra afdelingens postmappe (punkt 4-5).
Spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål til denne vejledning eller til postmapperne og håndteringen af Digital post i DocuNote, er du velkommen til at skrive til DocuNote-teamet på [email protected].