Denne vejledning retter sig imod brugere af DocuNote. Det beskrives i vejledningen, hvordan man tildeler rettigheder og begrænser adgangen til sager i DocuNote.
Som udgangspunkt er alle de sager, der er placeret under forretningsenheden 'Afdelingssager' i DocuNote, åbne og tilgængelige for alle VIAs brugere af DocuNote.
Der kan imidlertid være tilfælde, hvor man har behov for at begrænse andre brugeres adgang til at se konkrete sager. Denne vejledning beskriver, hvordan du kan sætte adgangsbegrænsning på dine egne sager i DocuNote, dvs. på de sager, hvor du selv står som sagsansvarlig.
Det anbefales, at du læser hele vejledningen igennem, inden du går i gang med at ændre rettighederne på dine sager.
Se sagens rettigheder
For at se, hvilke rettigheder der er sat på sagen, skal du først finde sagen i sagstræet.
- Højreklik på sagsmappen, og vælg derefter menupunktet Rettigheder.
Bemærk: Hvis du ikke kan se menupunktet Rettigheder, når du højreklikker på sagen, skyldes det sandsynligvis, at det ikke er dig, der står som ansvarlig for sagen. Ved at vælge menupunktet Egenskaber, kan du se, hvem der er angivet om Ansvarlig.
- Når du har valgt menupunktet Rettigheder vises dette vindue:
Tildele rettigheder til udvalgte brugere/grupper
Under Aktive rettigheder har du mulighed for at tildele rettigheder til udvalgte brugere/grupper i sagen.
- Klik på menupunktet 'Ny'
- Derved åbnes dette skærmbillede:
Vælg rolle
Nu skal du først vælge, hvilken rolle den/de nye brugere/grupper skal have ift. din sag.
Der er tre valgmuligheder ift. Roller:
- Læsebruger: Brugeren får adgang til at læse dokumenterne i sagen, men kan ikke redigere i dokumenterne.
- Se sager: Brugeren får adgang til at se sagstitlen, men kan ikke se dokumenterne i sagen
- Standardbruger Afdelingssager: Brugeren får fuld redigeringsadgang til sagen og sagens dokumenter.
- Sæt flueben ved den ønskede rolle:
Tilføj brugere/grupper
Når du har valgt, hvilken rolle du ønsker at tildele, skal du vælge, hvilke brugere eller grupper, der skal have adgang til rollen.
Hvis du kun ønsker at dele sagen med nogle bestemte, navngivne kolleger (brugere af DocuNote), skal du udfylde feltet ’Tilføj brugere’.
- Skriv brugerens initialer eller en del af navnet i feltet ’Tilføj brugere’.
Tryk derefter på tabulatortasten.
- Vælg den ønskede bruger fra listen ved at klikke på navnet
Hvis du klikker på det blå plus [ + ] i feltet ’Tilføj brugere’, kan du også fremsøge den/de ønskede bruger(e) via det nedenstående søgevindue.
Hvis du ønsker at dele sagen med en hel gruppe af brugere, fx med alle kollegerne i din egen afdeling, skal du i stedet udfylde feltet ’Tilføj grupper’.
- Skriv en del af gruppens navn i feltet ’Tilføj grupper’
Tryk derefter på tabulatortasten
- Vælg den ønskede gruppe fra listen
- Gentag de ovennævnte trin, indtil du har tilføjet de brugere og grupper, du ønsker at give adgang med den valgte rolle.
- Klik på OK for at aktivere de nye rettigheder, som herefter vil fremgå af rettighedsvinduet:
Forskellige roller til forskellige brugere/grupper
Hvis du ønsker at tildele forskellige roller til forskellige brugere/grupper, fx læseadgang til nogle personer og redigeringsadgang til andre, skal du gennemføre de ovenstående procestrin 'Vælg rolle' og 'Tilføj brugere/grupper' for hver af rollerne.
Hvis din sag ikke må være tilgængelig for alle brugere af DocuNote, er det vigtigt, at du får fjernet (deaktiveret) rettighederne for de brugere/grupper, der ikke må have adgang til sagen.
Inden du fjerner rettigheder fra sagen, bør du sikre dig, at du har husket at give dig selv adgang til sagen, hvis du selv skal kunne se og arbejde med sagen. Hvis du ikke indgår i én af de grupper, du har givet adgang til sagen, kan du tildele rettigheder til dig selv som beskrevet under Tilføj brugere.
- Markér linjen med de rettigheder, du ønsker at fjerne/deaktivere.
- Vælg menupunktet Deaktivér rettigheder.
Undgå venligst at klikke på menupunktet 'Deaktivér nedarvning'. Denne funktion må aldrig anvendes.
- De deaktiverede rettigheder flyttes til fanen Deaktiverede rettigheder i rettighedsvinduet, og rettighederne er ikke længere aktive ift. den pågældende sag:
OBS: Nogle af rettighederne kan ikke deaktiveres, da det er administratoradgange, der er nødvendige for at kunne understøtte anvendelsen af systemet. Hvis den markerede linje ikke kan deaktiveres, vil menupunktet 'Deaktivér rettigheder' ikke være synligt i menubjælken.
VIGTIGT: HUSK at sikre dig, at du har givet dig selv adgang til sagen, inden du lukker rettighedsvinduet!
Hvis du ikke selv indgår i den/de grupper, du har givet adgang til sagen under punkt 2, vil du ikke længere kunne se sagen, når du lukker rettighedsvinduet.
Skulle du komme til at lukke dig selv ude af en sag, kan du skrive til [email protected] og bede om at få genetableret adgangen. Din henvendelse til viaservice skal indeholde flest mulige oplysninger om sagen (sagstitel, placering i sagstræet, navnet på den sagsansvarlige, mv.)
- Når du er færdig med at tildele og fjerne rettigheder på din sag, skal du blot klikke på Luk for at lukke rettighedsvinduet.
- Du kan genetablere de oprindelige rettigheder for sagen ved at klikke på menupunktet 'Nulstil rettigheder':
- Herefter vil sagen igen være tilgængelig for den oprindelige gruppe af brugere.