Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Vejledningen beskriver, hvordan sager i DocuNote afsluttes og (gen)aktiveres, samt hvad man skal gøre, hvis man ønsker at slette en sag i DocuNote.
Alle sagsansvarlige bør med regelmæssige mellemrum, fx hvert halve år, gennemgå deres sager i DocuNote og afslutte de sager, der ikke længere er i brug.
Ind imellem kan det også være nødvendigt at genaktivere en afsluttet sag. I det følgende beskrives, hvordan man afslutter og genaktiverer sager i DocuNote.
- For at afslutte eller genaktivere en sag i DocuNote skal du først finde sagen og klikke på 'Egenskaber'.
- Under 'Sagsstatus' kan man afslutte en aktiv sag eller aktivere en afsluttet sag.
- Når ændringen er foretaget, klikkes på 'Gem og luk'.
- Aktive sager er gule, afsluttede sager er røde. Det kan være nødvendigt at opdatere og vente lidt, før farverne på sagerne skifter.
Som almindelig bruger af DocuNote har du ikke mulighed for at slette sager i DocuNote. I stedet har du følgende muligheder, hvis du er kommet til at oprette en sag, som du ikke har brug for alligevel:
A) Genbrug / omdøb sagen
Næste gang du skal bruge en ny sag af samme type som din ’overskydende’ sag, kan du vælge at omdøbe sagen, i stedet for at oprette en ny sag.
- Åbn sagens egenskaber: Højreklik på sagen og vælg egenskaber
- Skriv den nye sagstitel i feltet med den røde ramme
- Gem sagen med den nye titel ved at klikke på disketten i venstre kolonne
B) Gem sagen i et arkivskab til sletning eller senere brug
En anden mulighed er at oprette et arkivskab til tomme/fejloprettede sager og placere sagen dér. Hvis sagen ikke skal genbruges, kan det være en god idé at afslutte sagen og tilføje et "SLETTES" eller "MÅ IKKE ANVENDES" til sagstitlen samt notere i beskrivelsesfeltet, hvorfor sagen skal slettes
C) Anmod om sletning af sagen hos VIA Service
Den sidste mulighed er at skrive til [email protected] og bede om at få sagen slettet. I mailen til VIAservice skal du oplyse:
- Sagsnummer
- Sagstitel
- En begrundelse for, hvorfor sagen skal slettes.
Endvidere er det vigtigt, at sagen er helt tom - ellers er det ikke muligt at slette den fra DocuNote.