Et dokument, der skal sendes med Digital Post, skal ligge i DocuNote, før det kan sendes. Start derfor med at færdiggøre det dokument, der skal sendes, og gem dokumentet i DocuNote. Et dokument, fx en Word-fil der sendes med Digital Post, omdannes automatisk til en pdf-fil, så det er ikke nødvendigt at tilpasse filformatet før afsendelse. Dog skal det være et færdigt dokument, dvs. dokumentet skal have status som 'publiceret' i DocuNote. Det er ikke muligt at sende en kladde med Digital Post.

Når dokumentet er færdigt, skal du vælge, hvem dokumentet skal sendes til

• Højreklik på det dokument, du vil sende, og vælg ’Distribuér’ -> ’Distribuer til digital post’:

• Når du har valgt funktionen ’Distribuer til digital post’, åbnes dette vindue

I venstre side af vinduet 'Ny distribution' kan du:

1. Vælge om dokumentet skal leveres på en bestemt dato, op til 12 dage ud i fremtiden. Hvis du ikke markerer en dato her, vil forsendelsen blive afsendt med det samme, når du klikker på ’Start afsendelse’.
2. Vælge om modtageren/modtagerne skal have mulighed for at svare på henvendelsen via Digital Post.
3. Ved at klikke på ’+Tilføj’ har du mulighed for at tilføje flere dokumenter (vedhæftede filer) til forsendelsen.
4. Vælge, om der skal arkiveres en kopi af det afsendte dokument på modtagerens sag i DocuNote (fx en studentersag eller en personalesag), hvis ikke dokumentet afsendes herfra. Hvis der ikke skal arkiveres en kopi på modtagerens sag, skal du sætte værdien i feltet ’Arkiver dokument’ til ’Nej’.
5. Sikre webtilgængelighed ved afsendelse.

I højre side af vinduet 'Ny distribution' skal du vælge den eller de person(er) og/eller organisation(er)/virksomhed(er), der skal modtage forsendelsen. Er modtageren part på sagen, kan modtageren findes i fanen "Sagsparter". Hvis ikke, kan modtageren findes ved at bruge fanen "Søg".

1. I søgefeltet kan du søge iblandt de personer og andre kontakter, der findes i DocuNotes adressebog. Man kan både søge på personens/organisationens navn og på CPR/CVR-nummer.
2. Markér den person/organisation, du ønsker at sende Digital Post til.
3. Klik på Tilføj for at tilføje personen/organisationen til modtagerlisten.
   Hvis dokumentet skal sendes til flere personer eller organisationer/virksomheder, kan du tilføje flere modtagere ved at gentage trin 1-3.
4. Hvis du har brug for at sende Digital Post til en person, der ikke er oprettet i DocuNotes adressebog, kan du anvende funktionen ’Tilføj CPR’. Her bliver du bedt om at indtaste personens navn og CPR-nummer, hvorefter personen kan tilføjes som modtager.

Når du har tilføjet den/de relevante modtager/e, skal du klikke på ’Start afsendelse’.

Når du har klikket på ’Start afsendelse’, skifter skærmbilledet automatisk til fanen Digital Post, hvor du kan følge med i forsendelsen. Vær tålmodig - der kan godt gå lidt tid, før forsendelsen går igennem.
I venstre kolonne kan du se de dokumenter, der er afsendt. Når du markerer et dokument i venstre kolonne, kan du i højre side af skærmbilledet se modtager og status på forsendelsen:

Når beskeden er sendt, vil den blive markeret med et flueben.

Hvis din besked ikke er gået igennem, vil den blive markeret med et udråbstegn:

Og i højre kolonne under ’Status’ vil man kunne se, hvorfor beskeden ikke blev sendt, fx hvis modtageren ikke er tilmeldt Digital Post:

Når dokumentet er afsendt, vil der blive genereret en afsendelsesbekræftelse og (hvis forsendelsen er gået igennem) en distributionsrapport. Afsendelsesbekræftelsen findes i den samme sag/dokumentmappe som dét dokument, der blev sendt.

Klik på den grønne ’+’ for at se det/de fremsendte dokument(er) og distributionsrapporten

Selve distributionsrapporten er den formelle dokumentation for, at dokumentet er sendt, og rapporten viser, hvad der er sendt, hvornår det er sendt, og hvem det er sendt til. Eventuelle vedhæftede filer vil også fremgå af distributionsrapporten: