Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote, der skal levere dagsordenspunkter til nogle af VIAs centrale udvalg. Det beskrives, hvordan man opretter et dagsordenspunkt i DocuNote, og efterfølgende kan fremsende punktet til behandling i ét eller flere udvalg.
Til nogle af VIAs udvalg, blandt andet Bestyrelsen, Direktionen og Forskningschefgruppen, udarbejdes mødedagsordnerne direkte i et særligt dagsordensmodul i DocuNote.
Hvis du som sagsbehandler skal levere et dagsordenspunkt til ét af de udvalg, der ligger i DocuNotes dagsordensmodul, kan du oprette punktet og tilknytte bilag til punktet direkte fra den relevante sag i DocuNote.
Inden du går i gang med at udarbejde et dagsordenspunkt, vil det være en god idé at kontakte udvalgssekretæren og høre, om der er særlige krav til udformningen af dagsordenspunkter til behandling i det pågældende udvalg.
Hvis der skal oprettes dagsordenspunkter fra en sag i DocuNote, skal sagen indeholde en undermappe af den type, der kaldes en dagsordenmappe.
Hvis der allerede er oprettet en dagsordenmappe i sagen, skal du blot åbne dagsordenmappen og hoppe videre til afsnit B nedenfor.
Ikonet for en dagsordenmappe ser således ud:
Hvis der ikke findes en dagsordenmappe i sagen, skal du starte med at oprette en dagsordenmappe, se afsnit A herunder.
Der kan kun være én dagsordensmappe i hver sag, og alle dagsordenspunkter, der er knyttet til sagen, kommer til at ligge i denne mappe.
A Oprette en dagsordenmappe i sagen
- Højreklik på sagen i sagstræet og vælg Opret -> Ny dagsordenmappe
Den nyoprettede dagsordenmappe vil blot hedde ’Ny dagsordenmappe’. Det anbefales ændre mappens navn til ’Dagsordenmappe’ eller at give mappen et andet sigende navn, fx 'Dagsordenspunkter vedr. <sagens emne>'.
- For at ændre mappens navn skal du højreklikke på dagsordenmappen og vælge Egenskaber:
- Udfyld Navn og klik på Gem:
- Som tidligere nævnt, kan der kun være én dagsordensmappe i hver sag, og alle dagsordenspunkter, der er knyttet til sagen, kommer til at ligge i denne mappe.
B Oprette et dagsordenspunkt
Når der er oprettet en dagsordenmappe i sagen, kan du gå i gang med at oprette dit dagsordenspunkt.
- Højreklik på dagsordenmappen og vælg Opret dagsordenpunkt:
- Vælg skabelonen: 'VIA sagsfremstilling, dagsordenpunkter genereret fra sag' og klik på Opret:
Udfyld oplysninger om dagsordenspunktet i vinduet ’Nyt dokument’
- Giv punktet en sigende overskrift i feltet ’Dokumenttitel’. Det vil være denne overskrift, der bliver vist i dagsordenen.
- Angiv, hvem der er ansvarlig for punktet. Den ansvarlige for punktet vil som regel være den person, der skal indlede punktet på selve mødet.
- Hvis du allerede ved, hvilke bilag der skal vedlægges til dagsordenspunktet, har du mulighed for at vedhæfte bilagene med det samme ved at klikke på Tilføj og vælge hvilke bilag, der skal vedlægges.
(Det vil også være muligt at vedlægge bilag til punktet på et senere tidspunkt. Hvis dagsordenspunktet allerede er sendt til et udvalg, kræver det dog, at du kontakter udvalgssekretæren for at få adgang til at tilføje bilag.) - Hvis der er tale om et fortroligt (lukket) punkt, har du mulighed for at angive en lukket titel, som vil blive overskrift til punktet i den lukkede dagsorden.
- Klik på Opret, når alle relevante oplysninger er udfyldt.
- Nu åbnes en Word-skabelon, hvor du kan indskrive sagsfremstilling, indstilling, osv. til dagsordenspunktet.
- Når du har udfyldt teksten til dagsordenspunktet i Word, skal du klikke på ’Afslut redigering’:
- I det følgende pop-up vindue kan du vælge, om dagsordenspunktet skal gemmes som en kladde eller som en publiceret version. Klik på OK, når du har valgt, hvordan du vil gemme dokumentet.
OBS: Dagsordenspunktet skal være gemt som en publiceret version, for at du kan sende punktet til behandling i et udvalg i DocuNote.
C Sende dagsordenspunkt til et udvalg
Når dit dagsordenspunkt er færdigt og gemt som en publiceret version, kan du sende punktet til behandling i ét eller flere af de udvalg, der er oprettet i dagsordensmodulet i DocuNote.
- Højreklik på dagsordenspunktet og vælg Tilføj til udvalg:
- Vælg det udvalg, som skal behandle punktet og klik på OK i bunden af pop-up vinduet:
- Dagsordenspunktet låses for redigering, når du har sendt det til et udvalg. Hvis du senere hen får brug for at redigere i dagsordenspunktet, kan du trække det tilbage fra udvalget ved at højreklikke på dagsordenspunktet og vælge ’Fjern fra udvalg….’
OBS: Hvis punktet allerede er dagsordensat til behandling på en bestemt mødedato i udvalget, kan du ikke fjerne det fra udvalget. I så fald skal du kontakte udvalgssekretæren og bede om at få mulighed for at redigere dagsordenspunktet. Derefter kan du fjerne punktet fra udvalget, redigere punktet og fremsende det igen i en opdateret version.
D Sende dagsordenspunkt til behandling i flere udvalg
Hvis dit dagsordenspunkt skal behandles i flere forskellige udvalg, har du mulighed for at sende punktet til endnu et udvalg – i den samme version eller i en redigeret version.
- Start med at knytte dagsordenspunktet til ét udvalg – se afsnit C ovenfor.
For at tilføje dagsordenspunktet til yderligere udvalg skal du:
- Højreklikke på dagsordenspunktet og vælge ’Kopier til yderligere udvalg’ for at tilknytte punktet til et andet udvalg i den samme version.
- Eller højreklikke på dagsordenspunktet og vælge ’Kopier og rediger’ for at redigere punktet, inden det sendes til et andet udvalg.
- De øvrige trin i processen er beskrevet ovenfor.
Når du sender et dagsordenspunkt til flere udvalg, vil der for hvert udvalg blive oprettet en kopi af dagsordenspunktet i dagsordenmappen:
Som nævnt i indledningen anbefales det at kontakte udvalgssekretæren for det pågældende udvalg, allerede inden du begynder at udarbejde et dagsordenspunkt i DocuNote. Dels kan der være særlige formkrav ift. udformning af dagsordenspunkter til de forskellige udvalg, dels kan udvalgssekretæren hjælpe med at finde ud af, hvornår sagen kan blive behandlet, hvem der skal stå som ansvarlig for punktet, osv.
Hvis du inden mødet får behov for at ændre i sagsfremstillingen eller tilføje ekstra bilag, er det også udvalgssekretæren, du skal kontakte.
Endelig vil det være en hjælp, hvis du sender en mail til udvalgssekretæren, når dagsordenspunktet og evt. tilhørende bilag er klar.