Denne vejledning retter sig imod brugere af DocuNote. Her kan du læse om adgang til SBSYS-arkiverne i DocuNote, hvordan du anmoder om adgang til adgangsbeskyttede sager, og hvordan du søger i arkivet.
I DocuNote er der oprettet en række arkiver til de sager, der er blevet flyttet fra VIAs tidligere ESDH-system, SBSYS. SBSYS-arkiverne indeholder sager og dokumenter fra perioden 2009-2021.
Der er i alt fire SBSYS-arkiver, og det er lidt forskelligt, hvilke muligheder du har i de enkelte arkiver, når det handler om at genfinde sager fra SBSYS.
I de følgende afsnit findes en beskrivelse af, hvordan du kan genfinde sager fra SBSYS på baggrund af sagens status ved konverteringen til DocuNote i 2021.
Aktive sager (SBSYS-arkiv)
Her ligger de sager, der var aktive og åbne/tilgængelige for alle brugere i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote har læseadgang til at se de sager, der ligger under området ”Aktive sager (SBSYS-arkiv)”.
Afsluttede sager (SBSYS-arkiv)
Her ligger de sager, der var afsluttede og åbne/tilgængelige for alle brugere i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote har læseadgang til at se de sager, der ligger under området ”Afsluttede sager (SBSYS-arkiv)”.
Adgangsbeskyttede sager i SBSYS-arkiverne (aktive og afsluttede)
Her ligger de sager, henholdsvis aktive og afsluttede, som var adgangsbeskyttede i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote kan se sagstitlerne, og du kan anmode om tilladelse til at læse indholdet.
Hvis du har brug for at få tildelt læseadgang til adgangsbeskyttede sager fra SBSYS, skal du skrive til viaservice@via.dk med de aktuelle sagsnumre.
Der er flere muligheder for at fremsøge dine tidligere SBSYS-sager i DocuNote:
Hvis du kender SBSYS-sagsnummeret på den sag, du søger, kan du fremsøge sagen ved at skrive sagsnummeret direkte i søgefeltet Fritekst under "Hurtigsøgning" (under fanen "Organisation") eller bruge fanen "Søg":
Hvis du gerne vil fremsøge en liste over alle dine egne sager i SBSYS-arkiverne, skal du i fanen "Søg" vælge Placering = SBSYS-arkiver og indsætte dit eget navn i søgefeltet Ansvarlig:
Hvis du kender en del af sagstitlen, kan du indsætte den del, efterfulgt af stjerne (*), som vist i eksemplet ovenfor.