Denne vejledning retter sig imod brugere af DocuNote. Det beskrives i vejledningen, hvordan man som bruger tilgår SBSYS-arkiverne i DocuNote. Dertil beskrives det også, hvordan man anmoder om adgang til beskyttede sager fra SBSYS.
I DocuNote er der oprettet en række arkiver til de sager, der er blevet flyttet fra VIAs tidligere ESDH-system, SBSYS. SBSYS-arkiverne indeholder sager og dokumenter fra perioden 2009-2021.
Der er i alt fire SBSYS-arkiver, og det er lidt forskelligt, hvilke muligheder du har i de enkelte arkiver, når det handler om at genfinde sager fra SBSYS.
I de følgende afsnit findes en beskrivelse af, hvordan du kan genfinde sager fra SBSYS, og hvad du skal gøre, hvis du ønsker at arbejde videre med nogen af sagerne i DocuNote.
Aktive sager (SBSYS-arkiv)
Hér ligger de sager, der var aktive og åbne/tilgængelige for alle brugere i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote har adgang til at se de sager, der ligger under området ”Aktive sager (SBSYS-arkiv)”, men adgangen er en ren ”læseadgang”, så man kan ikke arbejde videre med sagerne, så længe de ligger i arkivet.
Hvis du ønsker at arbejde videre med en sag fra SBSYS-arkivet, skal du flytte sagen til området Afdelingssager.
Det gør du ved at højreklikke på sagen og vælge menupunktet ”Andre funktioner” -> ”Flyt til placering”:
Afsluttede sager (SBSYS-arkiv)
Hér ligger de sager, der var afsluttede og åbne/tilgængelige for alle brugere i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote har adgang til at se de sager, der ligger under området ”Afsluttede sager (SBSYS-arkiv)”, men adgangen er en ren ”læseadgang”, og man kan ikke arbejde videre med sagerne, eftersom de er afsluttede. Skulle det af én eller anden grund være nødvendigt at genaktivere en sag, skal du skrive til [email protected].
Adgangsbeskyttede sager i SBSYS-arkiverne (aktive og afsluttede)
Hér ligger de sager, henholdsvis aktive og afsluttede, som var adgangsbeskyttede i SBSYS.
Alle brugere af DocuNote kan se sagstitlerne, men det er kun brugere med administratorrettigheder, der har mulighed for at tildele læseadgang til indholdet og eventuelt kan hjælpe med at flytte sagerne.
Hvis du har brug for at arbejde videre med nogle af dine aktive, adgangsbeskyttede sager fra SBSYS, skal du skrive til [email protected] for at få sagerne flyttet til et område, hvor du kan arbejde med dem.
Der er flere muligheder for at fremsøge dine tidligere SBSYS-sager i DocuNote:
Hvis du kender SBSYS-sagsnummeret på den sag, du søger, kan du fremsøge sagen ved at skrive sagsnummeret direkte i søgefeltet Fritekst:
Hvis du gerne vil fremsøge en liste over alle dine egne sager i SBSYS-arkiverne, skal du vælge Placering = SBSYS-arkiver og indsætte dit eget navn i søgefeltet Ansvarlig:
Hvis du kender en del af sagstitlen, kan du indsætte den del, efterfulgt af stjerne/asterisk (*), som vist i eksemplet ovenfor.
Hvis du har brug for at få adgang til én eller flere adgangsbeskyttede sager i SBSYS-arkivet fra DocuNote, bedes du udfylde tabellerne i det vedhæftede anmodningsskema.
Gem en kopi af skemaet på dit eget drev og udfyld tabellerne. Det udfyldte skema sendes til [email protected], att. DocuNote-teamet