Når du vil oprette og gemme et dokument i DocuNote, har du flere forskellige muligheder. Du kan:
- oprette et nyt dokument i Word, Excel eller PowerPoint, og gemme det i DocuNote
- importere et allerede eksisterende dokument til DocuNote
- oprette et nyt dokument direkte i DocuNote ved hjælp af de dokumentskabeloner, der ligger inde i DocuNote.
Start med at åbne et dokument i Word/Excel/PowerPoint. Når dokumentet er oprettet og klar til at blive gemt, kan du gemme det i DocuNote således:
Klik på "Gem i DocuNote". Du finder knappen på 'Hjem'-fanen i Office-programmerne.
- Giv dokumentet en sigende titel, der beskriver indholdet. Yderligere beskrivelse af dokumentet kan eventuelt indsættes i feltet "Beskrivelse".
- Vælg, om dokumentet skal oprettes som kladde eller som publiceret version i DocuNote.
- Vælg den sag eller dokumentmappe, som dokumentet skal placeres i.
- Klik på "Gem og luk", hvis du er færdig med at arbejde med dokumentet og på "Gem og fortsæt redigering", hvis du ønsker at arbejde videre med dokumentet.
Hvis du vælger "Gem og fortsæt redigering", skal det endelige dokument gemmes i DocuNote igen, når du er færdig med at arbejde med dokumentet:
- Klik på "Afslut redigering".
- Vælg mellem "Gem som publiceret" eller "Gem som kladde".
Du har mulighed for at importere eksisterende dokumenter fra din computer til DocuNote.
Du kan trække dokumenter direkte ind i DocuNote fra fx Stifinder eller Outlook. Du kan dog ikke trække dokumenter ind fra Teams.
Du kan også bruge "Opret" til at importere et dokument:
- Højreklik på den sag eller dokumentmappe, du ønsker at gemme dokumentet i.
- Klik på Opret -> Importer dokument -> Naviger denne PC...
- Find og vælg det dokument på din computer, som du vil importere.
- Dobbeltklik på dokumentet eller klik på "Åbn".
Udfyld data om dokumentet:
- Vælg mellem "Opret som kladde" eller "Opret som publiceret".
- Hvis du ønsker at gemme dokumentet med en anden titel, kan du ændre titlen på dokumentet ved at klikke på "Egenskaber".
- Klik på "Importer", når dokumentet er klar til import.
Du kan også importere andre filtyper som fx billedfiler til DocuNote på samme måde som beskrevet herover.
Ved at vælge "Opret via skabelon" får du mulighed for at oprette et Word-dokument, som er i VIA-layout, og som på forhånd er delvist udfyldt, fx med sagsnummer og sagsansvarlig. Dokumentskabelonerne anvendes primært af Studieservice og HR i forbindelse med udarbejdelse af forskellige standardbreve til studerende eller ansatte. De fleste af skabelonerne indeholder derfor nogle foruddefinerede tekstafsnit.
For at oprette et nyt dokument fra en skabelon i DocuNote, skal du starte med at finde den sag eller dokumentmappe, du gerne vil oprette dokumentet i.
- Højreklik på sagen/dokumentmappen og vælg "Opret via skabelon".
- Dokumentskabelonerne ligger i en mappestruktur i venstre side af vinduet, og de er inddelt i forhold til, hvilke arbejdsgange de skal understøtte. Find den relevante skabelonmappe i mappestrukturen og vælg mappen ved at klikke på den.
- Indholdet af den valgte mappe vises i den midterste del af vinduet. Find den ønskede skabelon i oversigten og klik på skabelonen. I højre side af skærmvinduet kan du se en forhåndsvisning af den valgte skabelon.
- Dobbeltklik på den valgte skabelon eller klik på "Opret" nederst til højre i vinduet.
- Udfyld metadata for dokumentet. HUSK at vælge en dokumenttitel, der tydeligt fortæller, hvad dokumentet handler om.
- Klik på "Opret".
Når du er færdig med at arbejde med dokumentet i Word, skal du gemme det i DocuNote:
- Klik på "Afslut redigering" - vælg mellem "Gem som kladde" eller "Gem som publiceret".
