Denne vejledning er til dig, der bruger DocuNote. Her kan du læse, hvordan du opretter sager og dokumentmapper i DocuNote.
Når du opretter nye sager, skal du være opmærksom på, hvordan du strukturer indholdet i en sag, så sagen fx kan lukkes, når den ikke er aktuel længere.
Indholdet i DocuNote er hierarkisk opbygget og organiseret i forskellige elementer.
Forretningsenhed
Forretningsenhederne er centralt opbygget efter VIAs organisationsdiagram. Du kan ikke selv oprette eller ændre på forretningsenhederne. Hvis du har ændringer til en forretningsenhed, så skriv til [email protected].
Arkivskab
Du kan oprette arkivskabe til at samle sager under samme emne. Du har mulighed for at oprette flere arkivskabe under hinanden. Du kan ikke journalisere dokumenter direkte under et arkivskab.
Sag
Sager er det grundlæggende element i DocuNote. Du kan oprette sager under både forretningsenheder og arkivskabe. Du kan ikke oprette sager under en sag. Som udgangspunkt skal indholdet i en sag være afgrænset, så du på et tidspunkt har mulighed for at lukke sagen.
Dokumentmappe
Du kan oprette dokumentmapper i en sag for at strukturere indholdet. Du kan oprette flere dokumentmapper under en dokumentmappe, men vær opmærksom på overskueligheden i en sag, hvis du har mange niveauer.
Når du skal oprette en sag i DocuNote, skal du først finde det sted i DocuNote, hvor sagen skal placeres.
- Markér den forretningsenhed eller arkivskab, hvor sagen skal placeres.
- Klik på "Nyt element" og vælg "Ny sag" eller højreklik på forretningsenheden eller arkivskabet og vælg "Ny sag".
- Vælg sagstype (i de fleste tilfælde "Standard Sag").
- Klik OK.
Du skal nu udfylde sagens egenskaber (metadata):
- Giv sagen en titel, der beskriver, hvad sagen handler om. HUSK: Sagstitlen skal også give mening for andre end dig selv. Se tip nedenfor.
- Hvis det ikke er dig selv, der skal være ansvarlig for sagen, har du mulighed for at gøre en anden DocuNote-bruger til ansvarlig for sagen.
- Tilføj relevante sagsparter, hvis sagen vedrører bestemte personer eller eksterne samarbejdspartnere (se eventuelt vejledningen Tilføje parter på sag i DocuNote).
- De øvrige felter skal ikke udfyldes. Sagsnummeret tilføjes automatisk, når du gemmer sagen.
- Afslut med "Gem og luk".
Hvis du har brug for at samle flere sager, kan du organisere dem i et arkivskab.
Om navngivning af sager
Det er vigtigt, at sagens titel fortæller, hvad sagen handler om, og at sagstitlen også er forståelig for andre end dig selv.
Et eksempel: En sagstitel, der hedder "Møde 24. oktober 2026", fortæller ikke noget om, hvilket møde det drejer sig om. I dette eksempel bør sagstitlen som minimum også fortælle:
- hvem der holdt møde, fx "Møde i Direktionen 24. oktober 2026"
- eller hvad der blev holdt møde om, fx "Møde 24. oktober 2026 om fornyelse af samarbejdsaftale mellem Aarhus Universitet og VIA".
Når sagen er oprettet, er der mulighed for at underopdele sagen i forskellige dokumentmapper. Dette kan bidrage til at gøre sagen mere overskuelig, hvis der kommer mange dokumenter i sagen. Det er også muligt at tilføje dokumentmapper til sagen på et senere tidspunkt.
- Markér sagen i sagstræet.
- Klik på "Nyt element" og vælg "Ny dokumentmappe" (eller én af de andre tilgængelige mappetyper) eller højreklik på sagen og vælg "Opret" og "Ny dokumentmappe".
Dokumentmappen kan nu navngives direkte.
Du kan tilføje så mange dokumentmapper, som du har brug for i sagen.
Vær opmærksom på ikke at oprette dokumentmapper som burde være en sag. Hvis indholdet i en dokumentmappe fx indeholder materiale for et år eller lignende afgrænsning, kan det med fordel oprettes som en sag, der kan afsluttes. Hvis du har brug for at samle flere sager, kan du organisere dem i et arkivskab.
Nogle sagstyper, fx en Projektsag, indeholder allerede en række foruddefinerede dokumentmapper, når de oprettes, men det er også muligt at tilføje ekstra dokumentmapper til disse sagstyper, hvis der er behov for det.