Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Det beskrives, hvordan man opretter dokumenter i DocuNote og importerer dokumenter til DocuNote.
Når du vil oprette og gemme et dokument i DocuNote, har du flere forskellige muligheder. Du kan:
- oprette et nyt dokument i Word, Excel eller PowerPoint, og gemme det i DocuNote,
- importere et allerede eksisterende dokument til DocuNote,
- oprette et nyt dokument direkte i DocuNote ved hjælp af de dokumentskabeloner, der ligger inde i DocuNote.
Start med at åbne et dokument i Word/Excel/PowerPoint. Når dokumentet er oprettet og klar til at blive gemt, kan du gemme det i DocuNote således:
- Klik på Gem i DocuNote. (Du finder knappen på 'Hjem'-fanen i Office-programmerne.)
- Giv dokumentet en sigende titel, der beskriver indholdet. (Yderligere beskrivelse af dokumentet kan eventuelt indsættes i feltet Beskrivelse.)
- Vælg, om dokumentet skal oprettes som kladde eller som publiceret version i DocuNote.
- Vælg den sag eller dokumentmappe, som dokumentet skal placeres i.
- Klik på Gem og luk, hvis du er færdig med at arbejde med dokumentet, og på Gem og fortsæt redigering, hvis du ønsker at arbejde videre med dokumentet.
Hvis du vælger Gem og fortsæt redigering skal det endelige dokument gemmes i DocuNote igen, når du er færdig med at arbejde med dokumentet:
- Klik på Afslut redigering
- Vælg mellem Gem som publiceret eller Gem som kladde.
Du har mulighed for at importere eksisterende dokumenter fra din PC eller drev til DocuNote.
- Højreklik på den sag eller dokumentmappe, du ønsker at gemme dokumentet i.
- Klik på Opret -> Importer dokument -> Naviger denne PC...
- Find og vælg det dokument på PC eller drev, som du vil importere
- Klik på Åbn
- Udfyld data vedr. dokumentet:
- Vælg mellem Opret som kladde og Opret som Publiceret.
- Hvis du ønsker at gemme dokumentet med en anden titel, kan du ændre titlen på dokumentet ved at klikke på Egenskaber.
- Klik på Importer, når dokumentet er klar til import
Du kan læse mere om at arbejde med dokumenter i DocuNote, i leverandørens brugervejledning til DocuNote.
Ved at vælge Opret via skabelon får du mulighed for at oprette et dokument, som er i VIA-layout, og som på forhånd er delvist udfyldt, fx med sagsnummer og sagsansvarlig. Dokumentskabelonerne anvendes primært af Studieservice og HR i forbindelse med udarbejdelse af forskellige standardbreve til studerende eller ansatte. De fleste af skabelonerne indeholder derfor nogle foruddefinerede tekstafsnit.
- For at oprette et nyt dokument fra en skabelon i DocuNote, skal du starte med at finde den sag eller dokumentmappe, du gerne vil oprette dokumentet i.
- Højreklik på sagen/dokumentmappen og vælg Opret via skabelon
- Dokumentskabelonerne ligger i en mappestruktur i venstre side af vinduet, og de er inddelt i forhold til, hvilke arbejdsgange de skal understøtte. Find den relevante skabelonmappe i mappestrukturen og vælg mappen ved at klikke på den.
- Indholdet af den valgte mappe vises i den midterste del af vinduet. Find den ønskede skabelon i oversigten og klik på skabelonen. I højre side af skærmvinduet kan du se en forhåndsvisning af den valgte skabelon.
- Dobbeltklik på den valgte skabelon eller klik på Opret nederst til højre i vinduet.
- Udfyld metadata for dokumentet. HUSK at vælge en dokumenttitel, der tydeligt fortæller, hvad dokumentet handler om.
- Klik på Opret.
Når du er færdig med at arbejde med dokumentet i Word, skal det gemmes i DocuNote:
- Klik på Afslut redigering - vælg mellem Gem som kladde eller Gem som publiceret.
