Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Det beskrives i vejledningen, hvordan man opretter sager og dokumentmapper i DocuNote.
Opret en ny sag i DocuNote
Når man skal oprette en sag i DocuNote, skal man først finde det sted i sagstræet, hvor sagen skal placeres.
- Marker den forretningsenhed eller arkivskab, hvor sagen skal placeres.
- Klik på Nye elementer og vælg Ny sag
- Vælg sagstype (i de fleste tilfælde Standard Sag)
- Klik OK
Du skal nu udfylde sagens egenskaber (metadata):
- Giv sagen en titel, der beskriver, hvad sagen handler om. HUSK: Sagstitlen skal også give mening for andre end dig selv. Se tip nedenfor.
- Hvis det ikke er dig selv, der skal være ansvarlig for sagen, har du mulighed for at gøre en anden DocuNote-bruger til ansvarlig for sagen.
- Tilføj relevante sagsparter, hvis sagen vedrører bestemte personer eller eksterne samarbejdspartnere (se eventuelt vejledningen Tilføje parter på sag i DocuNote).
- De øvrige felter skal ikke udfyldes. Sagsnummeret tilføjes automatisk, når du gemmer sagen.
- Afslut med Gem og luk.
Om navngivning af sager:
Det er vigtigt, at sagens titel fortæller, hvad sagen handler om, og at sagstitlen også er forståelig for andre end dig selv.
Et eksempel: En sagstitel, der hedder "Møde 24. januar 2024", fortæller ikke noget om, hvilket møde det drejer sig om. I dette eksempel bør sagstitlen som minimum også fortælle:
- hvem der holdt møde, fx "Møde i Direktionen 24. januar 2024"
- eller hvad der blev holdt møde om, fx "Møde 24. januar 2024 om fornyelse af samarbejdsaftale mellem Aarhus Universitet og VIA"
Opret dokumentmapper i en sag
Når sagen er oprettet, er der mulighed for at underopdele sagen i forskellige dokumentmapper. Dette kan bidrage til at gøre sagen mere overskuelig, hvis der kommer mange dokumenter i sagen. Det er også muligt at tilføje dokumentmapper til sagen på et senere tidspunkt.
- Marker sagen i sagstræet.
- Klik på Nye elementer og vælg Ny dokumentmappe (eller én af de andre tilgængelige mappetyper)
- Dokumentmappen kan nu navngives
- Hvis man vil tilføje yderligere dokumentmapper, skal man markere sagen igen og klikke på Nye elementer.
Nogle sagstyper, fx en Projektsag, indeholder allerede en række foruddefinerede dokumentmapper, når de oprettes, men det er også muligt at tilføje ekstra dokumentmapper til disse sagstyper, hvis der er behov for det.