Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Det beskrives, hvordan man journaliserer elementer fra Outlook til DocuNote.
I det følgende beskrives to forskellige metoder til arkivering af elementer fra Outlook til DocuNote.
I DocuNote er der mulighed for at arkivere mange mails (eller dokumenter) på én gang. Forudsætningen er, at de mails/dokumenter, der ønskes arkiveret, skal placeres det samme sted i DocuNote - altså i den samme sag eller dokumentmappe i en sag.
Metode 1: Gem i DocuNote fra Outlook
- Start i Outlook.
- Markér den/de mail(s), der skal gemmes i DocuNote.
- Klik på 'Gem i DocuNote'
Når du har klikket på Gem i DocuNote, åbnes den nedenstående dialogboks
- Vælg den sag (eller dokumentmappe i en sag), som den/de importerede mail(s) skal placeres i, ved at sætte flueben ved sagen eller mappen i sagstræet
- Klik på 'Næste'
Herefter åbnes den nedenstående dialogboks.
- Udfyld dokumentkategori og dokumenttype (hvis de ikke allerede er korrekt udfyldt).
- Redigér evt. egenskaberne for de enkelte dokumenter/mails.
- Klik på Gem for at arkivere den/de valgte mail(s) i DocuNote. (Hvis du samtidig ønsker at slette den/de pågældende mails fra Outlook, kan du klikke på Gem og slet.)
- Herefter skulle du gerne kunne genfinde dine mails i DocuNote.
Hvis mailen indeholder vedhæftede dokumenter, har du også mulighed for at vælge,
- om vedhæftningerne skal arkiveres i DocuNote,
- hvilke vedhæftninger, der skal arkiveres,
- og hvor de enkelte vedhæftninger skal arkiveres.
Metode 2: Arkivering af mails vha. ’drag & drop’
I DocuNote er der også mulighed for at arkivere mails og dokumenter vha. ’drag & drop’, altså ved at trække dokumenterne ind i DocuNote med musen.
I dette tilfælde, hvor det handler om arkivering af mails, er det en forudsætning, at både Outlook og DocuNote er åbne og tilgængelige på samme tid.
- Start med at åbne den sag (eller dokumentmappe i en sag) i DocuNote, hvor du ønsker at gemme dine mails.
- Skift derefter til Outlook og markér den/de mails, der skal gemmes i DocuNote.
- Klik på den/de markerede mails og træk dem ind i sagen eller dokumentmappen i DocuNote.
Herefter åbnes den nedenstående dialogboks.
- Udfyld dokumentkategori og dokumenttype (hvis de ikke allerede er korrekt udfyldt)
- Redigér evt. egenskaberne for de enkelte dokumenter/mails.
- Klik på Importer for at arkivere de ønskede mails i DocuNote.
- Herefter skulle du gerne kunne genfinde dine mails i DocuNote.