Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Vejledningen beskriver, hvordan dokumenter, der ligger på et Teams-site, journaliseres i DocuNote.
Mange projektgrupper, mødefora, fagteams, osv. anvender et Teams-site til deling af dokumenter, mødematerialer, o.lign.
Nogle af disse dokumenter kan være omfattet af VIAs journaliserings- og arkivpligt, og sådanne dokumenter skal journaliseres i DocuNote.
Hvis du er i tvivl om, hvilke typer af dokumenter, der skal journaliseres i DocuNote, kan du finde en vejledende oversigt på VIAs medarbejderportal: Vejledning om dokumenttyper til journalisering (PDF, login påkrævet)
I det følgende beskrives to forskellige metoder, der kan anvendes, når man skal journalisere et eller flere dokument(er) fra et Teams-site til en sag i DocuNote.
Metode 1:
- Klik på de tre prikker til højre for dokumentet i Teams og vælg Download
- Fra dialogboksen ‘Downloads’ i øverste højre hjørne af skærmen kan du herefter overføre dokumentet til DocuNote – enten ved at trække dokumentet (drag’n’drop) direkte ind i den relevante sag eller dokumentmappe i DocuNote eller ved at åbne filen og klikke på Gem i DocuNote.
Hvis du har flere dokumenter, der skal hentes fra Teams-sitet og gemmes i én bestemt sag eller dokumentmappe i DocuNote, kan du eventuelt samle dokumenterne i en mappe på dit OneDrive eller drev først, og derefter overføre alle dokumenterne til DocuNote i én arbejdsgang.
Metode 2:
OBS: Denne metode fungerer ikke p.t. (juni 2025). I stedet kan du benytte metode 1, der er beskrevet ovenfor. Metode 2 forventes at komme i drift igen efter næste opgradering af DocuNote.
- Find dokumentet på Teams-sitet.
- Klik på de tre prikker til højre for dokumentets titel og vælg Åbn i app
- Når du har åbnet dokumentet i den relevante skrivebordsapp (Word/Excel/PowerPoint), vil du have adgang til at gemme dokumentet 'på sædvanlig vis' i DocuNote via knappen Gem i DocuNote.
OBS: Der er ingen integration mellem DocuNote og Teams-sitet. Dét dokument, du har gemt i DocuNote vil derfor ikke blive opdateret, hvis der sker ændringer i dokumentet på Teams-sitet.
Hvis du får behov for at journalisere en ny version af dokumentet, skal du derfor følge den samme procedure, som er beskrevet ovenfor og gemme dokumentet igen.