Denne vejledning henvender sig til brugere af DocuNote. Vejledningen beskriver, hvordan dokumenter, der ligger på et Teams-site, journaliseres i DocuNote.
Mange projektgrupper, mødefora, fagteams, osv. anvender et Teams-site til deling af dokumenter, mødematerialer, o.lign.
Nogle af disse dokumenter kan være omfattet af VIAs journaliserings- og arkivpligt, og sådanne dokumenter skal journaliseres i DocuNote.
Hvis du er i tvivl om, hvilke typer af dokumenter, der skal journaliseres i DocuNote, kan du finde en vejledende oversigt på VIAs medarbejderportal: Vejledning om dokumenttyper til journalisering (PDF, login påkrævet)
I det følgende beskrives, hvordan man kopierer et dokument fra et Teams-site til en sag i DocuNote.
- Find dokumentet på Teams-sitet.
- Klik på de tre prikker til højre for dokumentets titel og vælg Åbn i app
- Når du har åbnet dokumentet i den relevante skrivebordsapp (Word/Excel/PowerPoint), vil du have adgang til at gemme dokumentet 'på sædvanlig vis' i DocuNote via knappen Gem i DocuNote.
OBS: Der er ingen integration mellem DocuNote og Teams-sitet. Dét dokument, du har gemt i DocuNote vil derfor ikke blive opdateret, hvis der sker ændringer i dokumentet på Teams-sitet.
Hvis du får behov for at journalisere en ny version af dokumentet, skal du derfor følge den samme procedure, som er beskrevet ovenfor og gemme dokumentet igen.