Denne vejledning retter sig imod brugere af DocuNote. Det beskrives i vejledningen, hvordan man sender Digital post fra DocuNote.
DocuNote anvendes i VIA som afsendersystem for Digital post. Meddelelser, der skal sendes med Digital post fra VIA, skal derfor altid sendes fra DocuNote.
Et dokument, der skal sendes med Digital post, skal ligge inde i DocuNote, før det kan sendes. Start derfor med at færdiggøre det dokument/brev, der skal sendes, og gem dokumentet i DocuNote. Et dokument, fx en Word-fil, der sendes med Digital post, omdannes automatisk til en pdf-fil, så det er ikke nødvendigt at tilpasse filformatet før afsendelse. Dog skal det være et færdigt dokument, dvs. dokumentet skal have status som 'publiceret' i DocuNote. Det er ikke muligt at sende en kladde med Digital post.
Når dokumentet er færdigt, skal du vælge, hvem dokumentet skal sendes til
- Højreklik på det dokument, du vil sende, og vælg ’Distribuér’ -> ’Distribuer til digital post’:
- Når du har valgt funktionen ’Distribuer til digital post’, åbnes dette vindue
OBS: For at kunne sende Digital post skal du have adgang til et Afsendersystem. Hvis feltet Afsendersystem er tomt, betyder det, at dine nuværende rettigheder i DocuNote ikke giver dig adgang til at sende Digital post. I så fald kan du skrive til [email protected] og anmode om adgang til at sende Digital post fra DocuNote.
I venstre side af vinduet 'Ny distribution' kan du:
- Vælge om dokumentet skal leveres på en bestemt dato, op til 12 dage ud i fremtiden. Hvis du ikke markerer en dato hér, vil forsendelsen blive afsendt med det samme, når du klikker på ’Start afsendelse’.
- Vælge om modtageren/modtagerne skal have mulighed for at svare på henvendelsen via Digital post.
- Ved at klikke på ’+Tilføj’ har du mulighed for at tilføje flere dokumenter (vedhæftede filer) til forsendelsen.
- Vælge, om der skal arkiveres en kopi af det afsendte dokument på modtagerens sag i DocuNote (fx en studentersag eller en personalesag). Hvis der ikke skal arkiveres en kopi på modtagerens sag, skal du sætte værdien i feltet ’Arkiver dokument’ til ’Nej’. Bemærk: Feltet ’Arkiver på modtagerens sag’ er kun tilgængeligt, når du ønsker at sende et Word-dokument.
I højre side af vinduet 'Ny distribution' skal du vælge den eller de person(er) og/eller organisation(er)/virksomhed(er), der skal modtage forsendelsen.
- I søgefeltet kan du søge iblandt de personer og andre kontakter, der findes i DocuNote’s adressebog. Man kan både søge på personens/organisationens navn og på CPR/CVR-nummer.
- Markér den person/organisation, du ønsker at sende Digital post til.
- Klik på Tilføj for at tilføje personen/organisationen til modtagerlisten.
Hvis dokumentet skal sendes til flere personer eller organisationer/virksomheder, kan du tilføje flere modtagere ved at gentage trin 1-3.
- Hvis du har brug for at sende Digital post til en person, der ikke er oprettet i DocuNote’s adressebog, kan du anvende funktionen ’Tilføj CPR’. Hér bliver du bedt om at indtaste personens navn og cpr-nummer, hvorefter personen kan tilføjes som modtager.
Bemærk: Det er ikke muligt at benytte ’Tilføj CPR’ (trin 4) og tilføj kontakt fra adressebogen (trin 1-3) i den samme forsendelse.
Når du har klargjort forsendelsen og tilføjet den/de relevante modtager/e, skal du klikke på ’Start afsendelse’.
OBS: Hvis knappen ’Start afsendelse’ er inaktiv (grå), skyldes det sandsynligvis, at du har glemt at ændre markeringen i feltet ’Arkiver dokument’ til ’Nej’, eller du mangler at udfylde nogen af de andre felter.
Når du har klikket på ’Start afsendelse’, skifter skærmbilledet automatisk til fanen Digital Post, hvor du kan følge med i forsendelsen. Vær tålmodig - der kan godt gå lidt tid, før forsendelsen går igennem.
Hvis du markerer din forsendelse i den venstre kolonne, vil du i højre side af skærmbilledet kunne se den aktuelle status på forsendelsen:
Når beskeden er sendt, vil den blive markeret med et flueben.
Hvis din besked ikke er gået igennem, vil den blive markeret med et udråbstegn:
Og i højre kolonne under ’Status’ vil man kunne se, hvorfor beskeden ikke blev sendt:
Når brevet/dokumentet er afsendt, vil der blive genereret en afsendelsesbekræftelse og (hvis forsendelsen er gået igennem) en distributionsrapport. Afsendelsesbekræftelsen findes i den samme sag/dokumentmappe som dét dokument, der blev sendt.
Klik på den grønne ’+’ for at se det/de fremsendte dokument(er) og distributionsrapporten
Selve distributionsrapporten er den formelle dokumentation for, at brevet/beskeden er sendt, og rapporten viser, hvad der er sendt, hvornår det er sendt, og hvem det er sendt til. Eventuelle vedhæftede filer vil også fremgå af distributionsrapporten:
OBS: Hvis forsendelsen ikke er gået igennem, vil der ikke blive oprettet en distributionsrapport, men det vil stadig fremgå af sagen, at man har forsøgt at sende en besked med Digital post. I så fald bliver man nødt til at undersøge, hvad der er gået galt og forsøge igen.
Eventuelle fejlmeldinger vedrørende DocuNote og Digital post sendes til [email protected].
Brevfletning og distribution af Digital post til flere modtagere
Hvis du ønsker at anvende nogen af de mere avancerede funktioner, fx brevfletning og fordeling af Digital post til flere modtagere fra DocuNote, kan du læse mere om mulighederne i DocuNote’s online-manual: Distribution til digital post (notion.site)
Digital post og webtilgængelighed
Inde i DocuNote kan du finde en vejledning om Digital post og webtilgængelighed. Vejledningen ligger under Undervisningszone -> Vejledninger Digital post:
