Denne vejledning retter sig mod de medarbejdere i VIA som booker mødelokaler i VIA.
Pr. d. 04.03.24 kan man ikke længere booke mødelokaler på hjemmesiden lokalebooking.via.dk, men skal i stedet booke dem igennem Outlook.
- Tilføj de nødvendige deltagere.
- Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt.
- Hvis mødet skal være gentagende, klik på Gentagelse.
- Klik derefter på knappen Lokalesøgning i slutningen af feltet Sted.
Lokalesøgning åbner nu op inde i Outlook
- Vælg campus.
- Kapacitet.
- Funktioner - Hvad skal lokalet indeholde (lyd, skærm, video).
Hvis der ikke er krav til kapacitet eller funktioner, så vælges Enhver.
- Klik på det lokale du ønsker.
Du kan se at det valgte lokale er: Ledigt (i det valgte tidsrum), har 14 siddepladser, er på Campus N og har en skærm
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/179/878/original/957daaff-1676-407f-a857-9e689973bcc1.png)
- Lokalet er nu valgt.
- Du kan lukke for Lokalesøgnings menuen.
- Skriv titlen på mødet.
- Afsend mødeindkaldelsen.
Du har nu booket et mødelokale i Outlook til dit møde.
Vær opmærksom på at du ikke kan booke et mødelokale ind i et allerede eksisterende møde, hvis du ikke selv har lavet det originale/eksisterende møde.
- Åben kalenderen for den du skal booke på vegne af.
Billedet viser bookning på vegne af en funktionspostkasse. - Højreklik og vælg Ny mødeindkaldelse.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/148/051/original/4aa6602d-ca54-4fc7-a556-95081f06e9b7.png)
- Tilføj de nødvendige deltagere.
- Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt.
- Hvis mødet skal være gentagende, klik på Gentagelse.
- Klik derefter på knappen Lokalesøgning i slutningen af feltet Sted.
Lokalesøgning åbner nu op inde i Outlook
- Vælg campus.
- Kapacitet.
- Funktioner - Hvad skal lokalet indeholde (lyd, skærm, video).
Hvis der ikke er krav til kapacitet eller funktioner, så vælges Enhver.
- Klik på det lokale du ønsker.
Du kan se at det valgte lokale er: Ledigt (i det valgte tidsrum), har 14 siddepladser, er på Campus N og har en skærm
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/179/884/original/cfeb85db-a6d1-4c33-9ed7-71913f5ed9a0.png)
- Lokalet er nu valgt.
- Du kan lukke for Lokalesøgnings menuen.
- Skriv titlen på mødet.
- Afsend mødeindkaldelsen.
Du har nu booket et mødelokale i Outlook til dit møde.
- Åben det møde, der skal flyttes.
- Lav ændringerne på de oplysninger som er relevante: tidspunkt, dato, tilføjelse af flere deltagere og lign.
- Tryk på Send opdat. når du er færdig med at redigere/flytte mødet.
- Hvis man flytter et møde til et tidspunkt, hvor det ønskede mødelokale er optaget, så vil man modtage en mail om at lokalet har afslået invitationen.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/151/065/original/9b3838b7-c2e6-45e6-ab21-64604a43c627.png)
- Hvis du har modtaget en mail om at lokalet har afslået invitationen, så åbne mødet igen og flytte mødet til et nyt tidspunkt.
- Klik i Sted-feltet ved siden af lokalet for at se forslag.
- Hvis du har inviteret det samme lokale som forslag, så kan du se om det er ledigt.
- Klik på lokalesøgning for at finde andre lokaler.
- Tryk på Send opdat. når du er færdig med at redigere.
Der udsendes nu en opdatering til alle mødedeltagerne og lokalet.
- Log på post.via.dk.
- Klik på kalender-ikonet.
- Klik på Ny begivenhed.
- Klik på Søg efter et lokale for at få foreslåede placeringer frem.
- Klik på Gennemse med Lokalesøgning for at få Lokalesøgning frem.
- Vælg det ønskede lokale.
- Tilføj titel på mødet.
- Tilføj mødedeltagere.
- Hvis det skal være et hybrid-møde indsæt Teams-møde link.
- Når alle oplysninger er korrekt - tryk Gem for at sende mødeindkaldelsen.
- Hvis du har en mødeindkaldelse, som du ønsker at få vist på infoskærmen, skal der skrives *** (3 stjerner) i feltet "Titel". Den resterende tekst i feltet vises som overskrift på infoskærmen.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/163/537/original/5f1b63d2-5446-4c8c-8859-1763af020f43.png)
Du kan lave en kalendergruppe hvor du kan have de mødelokaler du bruger mest.
- I Outlook kalender skal du højreklikke på Mine kalendere.
- Vælge Ny kalendergruppe.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/174/663/original/31a62563-3366-4a8f-83ba-771975a1e69b.png)
Der bliver nu oprettet en Ny gruppe som du kan omdøbe til fx Mødelokaler.
- Højreklik på Ny gruppe.
- Vælge Omdøb gruppe og navngiv den.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/174/665/original/7adab8be-0471-4a34-9c3e-81e7dddf207a.png)
- Højreklik på Mødelokaler.
- Vælg Tilføj Kalender.
- Fra adressekartoteket.
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/174/667/original/73ef5950-4fd9-484a-ad11-56db237b43ac.png)
Adressekartoteket åbner nu op i et nyt vindue.
- Ændre dropdown menuen til All Rooms.
- Fremsøg mødelokalet.
- Dobbeltklik på det ønskede mødelokale
- Sikre at den kommer ned i Kalender-feltet.
- Gentag punkt 8 og 9 indtil du har alle de mødelokaler du ønsker på oversigten.
- Tryk OK, når du er færdig med at vælge mødelokaler.
- Mødelokalet kommer nu frem i Outlook kalender-oversigten
![](https://media.screensteps.com/image_assets/assets/008/174/735/original/8f1993f3-201c-437c-a1b9-fea2dfef96d7.png)