Denne vejledning retter sig mod de medarbejdere i VIA som booker mødelokaler i VIA.
Pr. d. 04.03.24 kan man ikke længere booke mødelokaler på hjemmesiden lokalebooking.via.dk, men skal i stedet booke dem igennem Outlook.
- Tilføj de nødvendige deltagere.
- Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt.
- Hvis mødet skal være gentagende, klik på Gentagelse.
- Klik derefter på knappen Lokalesøgning i slutningen af feltet Sted.
Lokalesøgning åbner nu op inde i Outlook
- Vælg campus.
- Kapacitet.
- Funktioner - Hvad skal lokalet indeholde (lyd, skærm, video).
Hvis der ikke er krav til kapacitet eller funktioner, så vælges Enhver.
- Klik på det lokale du ønsker.
Du kan se at det valgte lokale er: Ledigt (i det valgte tidsrum), har 14 siddepladser, er på Campus N og har en skærm
- Lokalet er nu valgt.
- Du kan lukke for Lokalesøgnings menuen.
- Skriv titlen på mødet.
- Afsend mødeindkaldelsen.
Du har nu booket et mødelokale i Outlook til dit møde.
Vær opmærksom på at du ikke kan booke et mødelokale ind i et allerede eksisterende møde, hvis du ikke selv har lavet det originale/eksisterende møde.
- Åben kalenderen for den du skal booke på vegne af.
Billedet viser bookning på vegne af en funktionspostkasse. - Højreklik og vælg Ny mødeindkaldelse.
- Tilføj de nødvendige deltagere.
- Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt.
- Hvis mødet skal være gentagende, klik på Gentagelse.
- Klik derefter på knappen Lokalesøgning i slutningen af feltet Sted.
Lokalesøgning åbner nu op inde i Outlook
- Vælg campus.
- Kapacitet.
- Funktioner - Hvad skal lokalet indeholde (lyd, skærm, video).
Hvis der ikke er krav til kapacitet eller funktioner, så vælges Enhver.
- Klik på det lokale du ønsker.
Du kan se at det valgte lokale er: Ledigt (i det valgte tidsrum), har 14 siddepladser, er på Campus N og har en skærm
- Lokalet er nu valgt.
- Du kan lukke for Lokalesøgnings menuen.
- Skriv titlen på mødet.
- Afsend mødeindkaldelsen.
Du har nu booket et mødelokale i Outlook til dit møde.
- Åben det møde, der skal flyttes.
- Lav ændringerne på de oplysninger som er relevante: tidspunkt, dato, tilføjelse af flere deltagere og lign.
- Tryk på Send opdat. når du er færdig med at redigere/flytte mødet.
- Hvis man flytter et møde til et tidspunkt, hvor det ønskede mødelokale er optaget, så vil man modtage en mail om at lokalet har afslået invitationen.
- Hvis du har modtaget en mail om at lokalet har afslået invitationen, så åbne mødet igen og flytte mødet til et nyt tidspunkt.
- Klik i Sted-feltet ved siden af lokalet for at se forslag.
- Hvis du har inviteret det samme lokale som forslag, så kan du se om det er ledigt.
- Klik på lokalesøgning for at finde andre lokaler.
- Tryk på Send opdat. når du er færdig med at redigere.
Der udsendes nu en opdatering til alle mødedeltagerne og lokalet.
- Log på post.via.dk.
- Klik på kalender-ikonet.
- Klik på Ny begivenhed.
- Klik på Søg efter et lokale for at få foreslåede placeringer frem.
- Klik på Gennemse med Lokalesøgning for at få Lokalesøgning frem.
- Vælg det ønskede lokale.
- Tilføj titel på mødet.
- Tilføj mødedeltagere.
- Hvis det skal være et hybrid-møde, indsæt Teams-møde link.
- Når alle oplysninger er korrekt - tryk Gem for at sende mødeindkaldelsen.
- Hvis du har en mødeindkaldelse, som du ønsker at få vist på infoskærmen, skal der skrives *** (3 stjerner) i feltet "Titel". Den resterende tekst i feltet vises som overskrift på infoskærmen.
Du kan lave en kalendergruppe hvor du kan have de mødelokaler du bruger mest.
- I Outlook kalender skal du højreklikke på Mine kalendere.
- Vælge Ny kalendergruppe.
Der bliver nu oprettet en Ny gruppe som du kan omdøbe til fx Mødelokaler.
- Højreklik på Ny gruppe.
- Vælge Omdøb gruppe og navngiv den.
- Højreklik på Mødelokaler.
- Vælg Tilføj Kalender.
- Fra adressekartoteket.
Adressekartoteket åbner nu op i et nyt vindue.
- Ændre dropdown menuen til All Rooms.
- Fremsøg mødelokalet.
- Dobbeltklik på det ønskede mødelokale
- Sikre at den kommer ned i Kalender-feltet.
- Gentag punkt 9 og 10 indtil du har alle de mødelokaler du ønsker på oversigten.
- Tryk OK, når du er færdig med at vælge mødelokaler.
- Mødelokalet kommer nu frem i Outlook kalender-oversigten.