Denne vejledning henvender sig til medarbejdere som booker mødedeltagere, mødelokale samt forplejning.
Dette kan nu gøres i én samlet arbejdsgang.
Ved booking af mødeforplejning igennem Outlook sikres det at lokalebestilling og forplejning følges ad.
Det vil sige at ændringer af f.eks. mødetiden, lokale og lign. bliver opdateret både i Outlook og i Pronestor, og alle mødets gæster vil blive informeret.
Hvis der ikke er behov for forplejning, så bookes mødet blot som normalt - se vejledning.
- Inviter de personer som skal deltage i mødet.
- Vælg det mødelokale mødet skal afholdes i.
- Pronestor er placeret i mødeindkaldelsens øverste højre hjørne.
- Ved klik på Pronestor ikon åbnes Pronestor inde i Outlook.
- Vælg ”Tilføj bestilling” under Kantinevarer.
Her kan tilføjes de kantinevarer, som kan bestilles til det specifikke mødetidspunkt.
Når bestilling er færdig, vælges ”Gem bestillinger”
Hvis lokalet ikke er kendt i Outlook (fx et undervisningslokale eller et grupperum) og man ønsker bestillingen leveret til lokalet, så vil Pronestor automatisk vælge ”Andet lokale”, som Leveringssted, og man skal udfylde Leveringsnote, hvor man skriver lokalenavn.
- Herefter vælges fanen ”Mødedetaljer, hvor man skal vælge 1 af 5 muligheder.
- Endelig skal man på fanebladet ”Vælg betaler” og udfylde feltet mødebetaler.
Ved klik i feltet Betaler, så vises de seneste betalere af bestillinger, som du har registreret kantinebestilling på.
Hvis den relevante betaler dukker op, så vælges blot den.
Hvis den relevante betaler ikke er under seneste betaler, så kan du fremsøge den ved enten at indtaste dele af nummeret, fx ”50900”, eller søge på et ord som indgår i navnet på betalere, fx ”Campusliv”.
- Når du er færdig vælger du ”Gem bestilling” og bestillingen er nu afsendt til Kantinen.
Hvis man har en møderække med repeterende kantinebestillinger, så gøres det ved at oprette et møde i Outlook
Efterfølgende bestilles kantineforplejning til møderækken. Kantinebestillingen gælder for samtlige møder i møderækken.
- Hvis der er ændringer til enkelte af kantinebestillingerne, så åbner man de enkelte Outlook aftale.
Ændringen kunne være at lokalet er ændret, tidspunkt er et andet. - Her åbnes ”Kun denne”, så ændringen kun sker til dette møde.
Alternativt hvis ændring skal slå igennem på alle bestillinger, så skal man vælge ”Åbn hele serien”.
Et eksempel kunne være at der er kommet to afbud til en undervisningsrække. Her kan man åbne hele serien, og reducere kantinebestilling med 2 personer for hele møderækken.
Når der er bestilt forplejning, modtages en e-mail med detaljer om bestillingen
Alternativt kan man åbne kalenderinvitation, og vælge Pronestor ikon, så vil man også kunne se kantinebestilling.
For at rette en bestilling, åbnes mødeindkaldelsen, og der Pronestor ikon vælges. Herefter åbnes kantinebestillingen, og det er muligt at rette bestilling.
Hvis mødet er aflyst, kan man blot slette mødeindkaldelsen, så vil kantinebestilling også blive slettet.
Hvis mødet bevares og det er kun kantinebestilling, der skal slettes, så skal man åbne mødeindkaldelse og vælge Pronestor ikon.
- Bestilling slettes ved at vælge ”skraldespandsikon” i menupunktet Kantinevarer
- Hvis der er behov for at vælge en anden kantine, skal man klikke på pilen ved lokationen (i dette tilfælde Århus N)
- Herefter er det muligt at vælge en anden kantine
Det er ikke muligt selv at lave en akutbestilling. Her skal kantinen kontaktes, og kantinen vil oprette bestillingen, og pålægger et akutgebyr.
Jeg kan ikke finde kantinevare jeg søger?
Det hænger formodentlig sammen med en bestillingsregel, som kantinen har opsat. Kontakt kantinen.