Denne vejledning henvender sig til medarbejdere, der laver kantinebestillinger.
For at lave kantinebestillinger, kan der logges på Pronestor Planner fra adressen https://via.pronestor.com. Alle VIAs medarbejdere har adgang til systemet.
- I kalender vælges den dag, du ønsker at foretage bestillingen til.
- Herefter vælges ”Ny mødebestilling”
- Valg af kantinelokation foregår ved vælge ”Globus” i øverste venstre hjørne. Den kantinelokation hvor der sidst er bestilt forplejning til, vil være vist som standard.
- Vælg tidspunkt for mødets afholdelse.
- Klik på ”Kantinevarer” ikonet.
Deltagere skal ikke udfyldes.
- Vælg herefter om bestillingen skal hentes i kantinen eller leveres til et lokale (vælg "Andet lokale").
Hvis der vælges levering til et lokale, skal feltet ”Note til leveringsansvarlig” udfyldes med lokalets navn.
- Der kan kun vælges mellem de menuer, der er tilgængelig på det valgte tidspunkt.
- Når bestillingen er færdig, klikkes der på ”Bestil”.
- Efterfølgende vælges ”Check ud”.
I Check ud billedet udfyldes nedenstående:
- Feltet ”Ikke-navngivet møde” skal udfyldes. Skriv fx noget i stil med ”Forplejning” eller ”Kantine”, da bestilling kommer ind i Outlook som en kalenderaftale.
- I feltet ”Evt. note til kantine eller facilitetsbestyrer” kan der skrives en besked til kantinen. Det kunne fx være et andet leveringstidspunkt.
- Ved klik i feltet Betaler, vises de seneste sags-alias, som du har registreret kantinebestilling på. Hvis det relevante sags-alias dukker op, så vælges blot den. Hvis sags-alias ikke dukker op, kan der fremsøges et sags-alias, enten ved at indtaste dele af sags-alias nummer, fx ”50900”, hvis sags-alias er tilhørende Campusliv og Planlægning. - alternativt kan der søges på et ord som indgår i navnet på sags-alias, fx ”Campusliv”.
- Under mødetype vælges blandt 5 muligheder.
- Ved klik på ”Udfør booking”, sendes bestilling til Kantinen.
Hvis bestilling skal justeres inden, den sendes til Kantinen: - Vælg ”Vis detaljer”, hvor det er muligt at ændre bestilling, inden den sendes til Kantinen.
I vis detalje billedet kan du også se, hvilket lokale der skal leveres forplejning til.
Når kantinevarer er bestilt, vil der efterfølgende blive sendt en kvitteringsmail.
Husk at checke om bestilling er korrekt.
Din bestilling registreres også i Outlook som en kalenderaftale.
OBS: Hvis kalenderaftale slettes, så slettes kantinebestillingen også.
Hvis der er flere bestillinger til samme dag, f.eks. morgen, frokost og eftermiddag.
- Vælg først tidspunkt for levering om morgenen.
- Morgenforplejning vælges, og der klikkes bestil.
- Efterfølgende vælges et leveringstidspunkt til frokost, frokostmenu vælges og der klikkes bestil osv.
Hvis der er behov for at ændre en bestilling, f.eks. fordi der skal bestilles til en ekstra person, så skal du gå ind i Pronestor Planner kalender og finde det møde, hvor der skal ændres forplejning til.
- Tilgå https://via.pronestor.com/ og vælg ”Kaffekop” ikonet.
- Skærmbilledet hvor der kan tilføjes nye varer vises.
Hvis der skal justeres i antal i den eksisterende bestilling, vælges Check ud.
- Klik på blyant under kantinevarer, hvor antal kan justeres.
Du ser nu nedenstående skærmbillede.
- Udfør dine ændringer til din kantinebestilling og klik Gem.
- For at færdiggøre bestilling klikkes på ”Udfør booking”.
Der findes to måder at slette en bestilling på.
- I Outlook - Klik på din mødebestilling og slet den fra Outlook, så vil kantinebestillingen slettes. Den annulleres både hos Kantinen og i din Outlook.
- I Pronestor Planner - Find din mødebestilling og klik på teksten på bestillingen.
- Der åbnes nu et vindue, hvor bestillingen kan slettes ved at klikke på ’Slet’.
Hvis bruger har en sekretærrolle i Pronestor Planner så er det muligt at lave en kantinebestilling på vegne af andre. Det kan gøres enten ved bestilling via en funktionspostkasse eller på vegne af en anden medarbejder i VIA. Hvis der bestilles på vegne af andre, vil bestilling ikke komme ind i bestillers kalender, men ind i funktionspostkassen eller den medarbejders kalender, som man bestiller på vegne af. Bestiller vil dog få en kvittering på mail.
Man skal dog være opmærksom på, at hvis f.eks. underviseren sletter eller flytter på bestillingen, så går der besked til kantinen om henholdsvis aflysning af forplejning eller ændring af forplejning.
Forudsætningen for dette er, at funktionspostkassen er oprettet i Pronestor Planner og at du, som bestiller, er sat op til at have en Sekretærrolle i Pronestor Planner.
- Hvis bruger er opsat til at være sekretær, vil der være et felt over kalender, der hedder ”Book på vegne af”.I dette felt indtastes navnet på funktionspostkasse. I dette eksempel ”IT-Udvikling.
Hvis feltet ”Book på vegne af” ikke er synlig, eller at funktionspostkassen, der ønskes anvendt til bestilling ikke findes i Pronestor Planner, så kan det blive opsat ved at kontakte IT og digitalisering på mail til [email protected].
Du, som bestiller, vælger funktionspostkassen og Pronestor Planner vil vise funktionspostkassens kalender.
Herefter foregår bestilling og redigering af bestillinger på samme måde, som når der bestilles på egne vegne. Bestilling vil komme ind i funktionspostkassens kalender, men bestiller vil stadigvæk få en kvitteringsmail i egen postkasse.
Hvis du ønsker at vende tilbage til din egen kalender, klikkes på Min kalender.
Det er også muligt at anvende ”Book på vegne af” funktion, hvis man skal bestille for en anden medarbejder. Det kunne f.eks. være at der skal bestilles eksamensforplejning på vegne af en underviser.
Princippet er det samme som booking via en funktionspostkasse, men her kommer bestillingen ind i undervisers kalender. Ved bestilling af forplejning vil både bestiller og i dette eksempel underviser få en kvitteringsmail på kantinebestillingen
Hvis deadline for bestilling er overskredet, kan der laves en akutbestilling.
Her skal kantinen kontaktes, og kantinen vil oprette bestillingen, og pålægge et akutgebyr.
Bestillinger skal være afgivet senest kl. 11.00 arbejdsdagen før levering.
Der er en enkelt undtagelse, da der ikke er en decideret kantine på CFU - A.I. Holmsvej 97, 7400 Herning.
Her skal forplejning bestilles ca. en uge før arrangementet.
Ændringer til bestillinger skal ske senest kl. 10.00 arbejdsdagen før levering.