Denne vejledning henvender sig til medarbejdere og studerende, der enten skal eller gerne vil rydde op på deres OneDrive, hvis man fx mangler plads.
I VIA har du begrænset lagerplads på OneDrive, hvilket betyder, at du kan være tvunget til enten at slette eller flytte nogle filer til fx et USB-stik eller en ekstern harddisk.
Følgende grupper af studerende har mulighed for at oprette gruppemapper (Q-drev):
- Studerende på Bygningskonstruktøruddannelsen
- Studerende på Bygningsingeniøruddannelsen
- Studerende på Beklædningshåndværkeruddannelsen
- Studerende på Kort- og landmålingsteknikeruddannelsen
Link til vejledning: https://vejledninger.via.dk/a/1430452-gruppemapper-pa-q-drevet
- Studerende på TAW har mulighed for oprette Arbejdsmapper.
Link til vejledning: https://vejledninger.via.dk/a/2026392-oprettelse-af-arbejdsmapper-til-ekstra-lagerplads
Det er muligt at se de filer, som fylder mest på dit OneDrive. På denne måde kan du hurtigt få et overblik over, hvad du evt. skal have flyttet eller slettet.
Følg dette link: https://viaucdk-my.sharepoint.com/largestfiles
Her vil du kunne se en liste med de filer og mapper, som fylder mest, hvorefter du enten kan slette filerne eller flytte dem til en anden lagerplads (Fx et USB-stik eller en ekstern harddisk)
OneDrive gemmer løbende versioner af de filer, du arbejder i. Dette gør, at du kan vende tilbage til tidligere versioner af fx en Word-fil, der er blevet rettet i flere gange. Hver version, der gemmes, bruger plads på OneDrive, hvilket betyder, at en fil hurtigt kan komme til at fylde rigtig meget. Derfor er det muligt at slette tidligere versioner af en fil, så man kan frigøre plads på sit OneDrive.
1. Gå til https://onedrive.com
2. Klik på tandhjulet i øverste højre hjørne
3. Vælg Indstillinger for OneDrive
3. Vælg Flere indstillinger
4. Vælg Lagermålepunkter
Her kan du se, hvilke filer der fylder mest.
Hvis en fil har gemt versionshistorik, så vil du kunne klikke på Versionshistorik til højre for filen.
Når man har valgt Versionshistorik, så vil du kunne se en liste over det antal versioner, de er gemt.
For at frigøre plads, kan du vælge Slet alle versioner. Dette sletter IKKE selve filen (altså den nyeste version), men det sletter de tidligere versioner af filen, og kan muligvis frigøre en del plads på dit OneDrive.
OneNote gemmer også tidligere versioner af dine noter. Disse versioner kan også fylde meget, hvis man fx har sat billeder eller andre filudskrifter ind i sine noter.
Slet tidligere OneNote-versioner i Windows
1. Højreklik på en side i din notesbog og vælg Vis sideversioner
2. Nu vil tidligere versioner fremgå på listen, og du vælge de tidligere versioner, der skal slettes (BEMÆRK! Du sletter kun TIDLIGERE versioner og ikke den aktuelle)
Slet tidligere OneNote-versioner i MacOS
- Vælg først hele notesbogen eller en bestemt sektion.
- Vælg fanen Vis i toppen.
- Vælg den lille pil ved siden af knappen Sideversioner
- Her har du nu mulighed for at slette alle tidligere versioner af hele notesbogen eller fra en bestemt sektion. (BEMÆRK! Du sletter kun TIDLIGERE versioner og ikke den aktuelle)
OneNote kan gemme slettede sektioner og sider i en papirkurv, som også fylder på dit OneDrive, hvis den ikke bliver tømt.
Der er en papirkurv for HVER notesbog, så man kan med fordel gå alle sine notesbøger igennem.
- Klik på Oversigt
- Vælg Papirkurv til notesbog
- Vælg igen Papirkurv til notesbog for at se de slettede elementer
- Vælg Tøm papirkurv for at slette og frigøre plads
Vælg Notesbøger
Vælg Slettede noter
Vælg Vis slettede noter for at se de slettede elementer
Vælg Tøm slettede noter for at slette og frigøre plads
Filer og mapper, der ligger i papirkurven, bruger også plads på OneDrive. Det er derfor vigtigt at tømme papirkurven, når man har slettet nogle filer eller mapper, så de ikke ligger og fylder i papirkurven. Når papirkurven tømmes, slettes filerne permanent.
I OneDrive findes papirkurven i menuen til venstre.
- Vælg Papirkurv
- Vælg Tøm papirkuv
Hvis du har installeret OneDrive på din computer, så vil OneDrive foreslå at sikkerhedskopiere nogle af dine mapper på computeren. Dette kan også fylde dit OneDrive hurtigt op, hvis sikkerhedskopiering er slået til.
Slå OneDrive-sikkerhedskopiering af systemmapper fra i Windows
1. Højreklik på det blå skyikon nede i højre hjørne af din proceslinje.
2. Vælg tandhjulet i toppen
3. Vælg Indstillinger
4. Vælg Administrer sikkerhedskopien
5. På denne side kan du slå sikkerhedskopiering fra, så mapperne ikke bliver kopieret til dit OneDrive. Du kan også få et overblik over, hvor meget de forskellige mapper eventuelt fylder på dit OneDrive.
Slå OneDrive-sikkerhedskopiering af systemmapper fra i MacOS
- Højreklik på det hvide skyikon i toppen af din proceslinje.
- Vælg tandhjulet i toppen og vælg Indstillinger
- På denne side kan du slå sikkerhedskopiering fra, så mapperne ikke bliver kopieret til dit OneDrive. Du kan også få et overblik over, hvor meget de forskellige mapper eventuelt fylder på dit OneDrive.
Når man arbejder med filer i Microsoft 365, så er det ikke altid nødvendigt at gemme en filkopi, hvis man fx arbejder sammen med andre i et dokument eller blot vil have adgang til et dokument fra fx ItsLearning
Nedenfor finder du nogle tips til at holde dit OneDrive-lagerforbrug nede.
1. Gem ikke PowerPoints fra andre uden at tjekke filstørrelsen først.
Nogle PowerPoints kan fylde rigtig meget, da der kan være lyd og video sat ind.
Har man brug for hurtig adgang til fx en PowerPoint i ItsLearning, så kopiér i stedet linket og gem det.
2. Gem ikke videoer i OneDrive.
Brug i stedet Dine videoer på ItsLearning/Videoportalen.
Se en vejledning her: Mine videoer - VIA University College
3. Del et link til en fil i stedet for at sende en kopi
Hvis du fx vil dele en fil fil (fx en Word-fil) med en anden, så kan det være en god idé blot at dele et link til din fil, i stedet for at sende en kopi til modtageren.
Man kan dele sin fil på mange måder, men én måde at gøre det på, er at gøre det i OneDrive i din browser.
1. Klik på de tre prikker ud for filen, du vil dele.
2. Vælg Del og skriv navnet på modtageren.
Vedkommende vil så modtage en mail om, at du har delt filen, og der er altså ikke sendt en kopi til modtageren, som fylder to gange.
