Denne vejledning henvender sig til medarbejdere, som vil tildele andre VIA medarbejdere stedfortræder rettigheder til deres mail og kalender.
En stedfortræder modtager automatisk "Send på vegne af"-tilladelser. Stedfortræderen kan som standard kun læse de mødeindkaldelser og svar, der sendes til dig. Stedfortræderen har ikke adgang til at læse andre meddelelser i din Indbakke.
Klik på fanen Filer i Outlook.
- Klik på Kontoindstillinger.
- Klik på Stedfortræderadgang.
- Klik på Tilføj.
Hvis Tilføj ikke vises, finder der muligvis ikke en aktiv forbindelse mellem Outlook og Exchange. Statuslinjen i Outlook viser forbindelses-statussen. - Skriv navnet på den person, du vil give stedfortræderadgang.
- Dobbeltklik derefter på navnet på listen med søgeresultater.
- Det kommer nu ned i feltet hvor du kan se hvem du har valgt.
- Tryk OK.
Du skal være opmærksomme på at man kun kan være stedfortræder for én person, da det ellers kan skabe problemer med rettighederne.
Du skal nu vælge hvilke rettigheder din stedfortræder skal have.
- Hvis det skal være en standard stedfortræder, så skal du ikke gøre andet markere afkrydsningsfeltet Send automatisk en meddelelse til stedfortrædere med en kort beskrivelse af disse tilladelser, hvis du vil sende en meddelelse til stedfortræderen om de ændrede tilladelser.
- Tryk OK.
Mail til din stedfortræder ser således ud:
Du kan altid fjerne stedfortræder rettighederne igen, hvis du ikke længere ønsker medarbejderen skal have adgang.
Når du har tildelt stedfortræder-rettigheder til en anden medarbejder, så skal denne følge denne vejledning for at kunne udsende mails.
Klik på fanen Filer i Outlook.
- Klik på Kontoindstillinger.
- Klik på Stedfortræderadgang.
- Marker din stedfortræder.
- Klik på Tilladelser.
- Klik på den dropdown menu du ønsker at ændre i.
- Sæt flueben i Send automatisk en meddelelse til stedfortrædere med en kort beskrivelse af disse tilladelser hvis du ønsker at informere din stedfortræder om ændringen.
- Tryk OK når du er færdig med at ændre i rettighederne.
Klik på fanen Filer i Outlook.
- Klik på Kontoindstillinger.
- Klik på Stedfortræderadgang.
- Marker din stedfortræder.
- Tryk på fjern og stedfortræderen forsvinder med det samme.
- Tryk OK for at gemme.
- Klik på Ny e-mail.
- I menuen Indstillinger klik på Fra.
- Klik på dropdown menuen Fra
- Vælge Anden mailadresse
- Indtast den e-mailadresse du vil sende fra (eller søg den frem i adressekartoteket, som er tilgængelig via knappen "Fra").
Du skal være opmærksom på at selvom om du kan klikke på Fra og vælge ethvert navn i det globale adressekartotek, har du kun tilladelse til at sende en meddelelse på vegne af en person, der har givet dig denne tilladelse.
Når du sender på vegne af en anden, vil sendte e-mails som default blive gemt i din personlige Sendt Post mappe.
Du kan ændre dette ved at gøre følgende:
- Før du starter så skal du sikre dig at funktionspostkassen er synlig i Outlook
Luk herefter Outlook - Installere ”Sendt post indstillinger til funktionspostkasser” fra Softwarekataloget
Du installerer ”Sendt post indstillinger til funktionspostkasser” fra Softwarekataloget på din arbejdscomputer på følgende måde:
- Dobbeltklik på ikonet CapaInstaller InfoCenter i nederste højre hjørne.
- Herefter kommer du ind i CapaInstaller software katalog
- Søg på "send" (som vist herunder).
- Sæt flueben i Sendt post indstillinger til funktionspostkasser og klik på Bestil
Efter et par minutter vil du få besked om, at pakken er installeret.
