Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i Kommunikationsafdelingen, der skal udarbejde nyhedsbreve. Vejledningen er en guide til at oprette og sende nyhedsbreve i Hubspot.
Sådan opsætter du et nyhedsbrev i Hubspot
Se videoguiden her og følg nedenstående vejledning.
- Gå i Hubspot og tryk på 'Marketing'.
- Tryk på 'Create email' under 'Email' (orange knap).
- Vælg 'Regular'.
- Vælg én af de to skabeloner under 'Saved templates'.
- Navngiv din nyhedsmail.
Følg navnekonventionerne: VIA Afdeling | Indholdstype | Emnelinje | Kampagne | Måned | Årstal.
Eksempel: EVU | NB-Mail | Har du styr på de agile metoder | NB - Projektledelse| Februar | 2020.
- Tryk på 'Edit' og begynd at sætte din nyhedsmail op med tekst og billeder.
- Fortsæt til 'Settings' og udfyld eller vælg:
- From name
- From address
- Subject line
- Preview text
- Internal name (står der pr. default, hvis du har givet mailen et navn)
- Subscription type
- Campaign
- Language (Danish)
- Gå i 'Advanced Settings' og tilvælg 'Web version' og udfyld dertilhørende informationer. Se vidoeguide her.
- Gå i 'Send or schedule' og vælg hvilke lister, mailen skal sendes til og hvornår. Når du er klar til at sende mailen, klikker du på 'Review and send' (orange knap).
- Flyt din mail til den rette folder.
Når du har oprettet en ny mail, vil den altid lægge sig under ”List” i HubSpot. For at vi kan holde styr på vores mange mails, er det vigtigt, at du får flyttet den til den rette folder også. Se videoguide her.
Husk at fjerne formatering, inden du sætter din tekst ind (fx via notesblok eller ved brug af genvejstasten Ctrl+Shift+V).
Vil du bruge moduler flere gange, kloner du det enkelte modul og trækker derhen, hvor det skal være - husk også de små hvide streger. Se vidoeguide her.
Footer må ikke fjernes, da det er her modtagerne finder link til afmelding af nyhedsbreve (GDPR-krav).
Styling af tekstlinks direkte i html kildekode
Nogle mailklienter kan ikke læse stylingen (fed og understregning) på tekstlinks med mindre det er skrevet ind i html kildekoden:
- Stil dig på tekstfeltet.
- Åbn 'source code'.
- Tilføj inline styling direkte på anchor-tagget i kildekoden (style="text-decoration: underline;").
Sørg altid for at gå i 'Actions' > 'Preview', så du kan tjekke, at din mail ser ordentligt ud på forskellige enheder (mobil, desktop).
Transaktionelle e-mails i Hubspot
Når vi sender e-mails ud til vores kontakter, er det vigtigt, et vi skelner mellem transaktionelle e-mails og marketing-e-mails - både for at sikre en god brugeroplevelse, og for at overholde gældende lovgivning, som fx GDPR og markedsføringsloven.
- En transaktionel e-mail er en automatiseret e-mail, der bliver sendt som direkte reaktion på en konkret handling, som en bruger har foretaget. Den adskiller sig fra almindelige marketing e-mails ved at have ét klart formål: at levere nødvendig information, som brugeren har brug for i forbindelse med en transaktion eller handling.
- Transaktionelle e-mails kræver, i modsætning til marketing e-mails, ikke samtykke til markedsføring, da de er en del af en aftale eller service, som brugeren selv har initieret.
- Transaktionelle e-mails har en høj leveringsrate og lander næsten aldrig i spam. Det skyldes, at de er relevante og forventede og dermed har høj værdi for modtageren.
Bruger vi dem forkert, risikerer vi både:
- Dårlig brugeroplevelse.
- Overtrædelse af regler for samtykke og e-mailkommunikation.
- At vores organisation fremstår utroværdig.
Du må sende en transaktionel e-mail, når:
- En bruger har tilmeldt sig et arrangement, fx et webinar eller åbent hus og du sender bekræftelse, tid og sted
- En bruger har udfyldt en formular for at få adgang til materiale fx en e-bog.
- En bruger skal modtage logininformation, adgangslink eller praktisk info, de med rimelighed kan forvente.
Tommelfingerregel: Indholdet skal være nødvendigt for at fuldføre den handling, brugeren har igangsat hverken mere eller mindre. Selv små tilføjelser, som fx "du kan også være interesseret i…" i en ordrebekræftelse, kan gøre en e-mail til markedsføring og kræver derfor samtykke.
Det er vigtigt, at transaktionelle e-mails ikke bruges til at sende markedsføring, opfølgende kommunikation eller "varme" en modtager op til noget mere.
Du må fx ikke bruge transaktionelle e-mails til:
- At sende nyhedsbreve eller inspiration i forlængelse af et event.
- At sende serier af e-mails med ekstra information eller "bliv klar til åbent hus"-kampagner.
- At fremme et nyt studieprogram eller en kampagne under dække af praktisk info.
Sender du flere mails med den nødvendige information og i øvrigt uden andet indhold for fx at minde en modtager om, at de har tilmeldt sig et webinar, må en sådan række af mails ikke være transaktionelle. Her vil den første mail med bekræftelse på tilmeldingen være transaktionel, mens de øvrige mails må anses som værende marketing e-mails. Afhængigt af konteksten kan en sidste mail med fx tid og sted eller link til et webinar kort før arrangementet går i gang, også være transaktionel. Overvej altid om det fra et modtagerperspektiv forventes at modtage den enkelte mail.
Er du i tvivl, så er du altid velkommen til at række ud til [email protected] for at få hjælp til at få vurderet om den pågældende mail er transaktionel eller marketing.
Vær opmærksom på, at der til modtagere med VIA-mail i øjeblikket kan være en del ventetid, før den transaktionelle e-mail modtages. Det kan derfor være en god idé at kommunikere om det til modtageren, så modtageren på forhånd kender til ventetiden.
1. Gå til 'Settings', når du er i redigeringsvisning for den pågældende mail
2. Under 'Subscription type' vælger du 'Transactional'.
Opretter du en e-mail og "Don't sent to unengaged contacts" er slået til, inden du skifter subscription type til 'Transactional e-mail', sorterer Hubspot kontakter med low engagement fra. Derfor skal du sørge for at fjerne krydset, inden du skifter subscription type til 'Transactional e-mail'.
Særligt for EVU-redaktører
Denne skabelon bruges til nyhedsbreve på de faglige områder
Læg altid teksten fra Word over i notesblok, hvor du fjerner alle linjeskift, bullets mv., inden du kopierer teksten videre over i skabelonen. Så sørger du for, at typografi og linjeafstand bliver korrekt.
Nedenstående er forudindstillet i template, men kan ændres manuelt. Så kommer du til at gøre noget, du skal ændre tilbage til gældende retningslinjer, er det følgende der gælder:
- Linjeafstand: 1,5
- Font: Ariel
- Skriftstørrelser:
- Brødtekst: Paragraph, skriftstørrelse 15
- Stor overskrift: Heading 1, skriftstørrelse 24-36 (preview på mobil om den deler pænt)
- Mellemstor overskrift: Heading 2, skriftstørrelse 20
- Temafarver kan bruges på CTA-knapper og tekstfelter uden billede. For at adskille vores nyhedsbreve (da flere modtager nyhedsbreve fra VIA) har vi dedikeret en bestemt farve til hvert fagligt område:
- Projektledelse: Blå
- Ledelse: Turkis
- Beskæftigelse: Blå
- Børnekataloget: Turkis
- Sundhed: Gul
- Det sociale område: Rød
- Skole og læring: Grøn
- Dagtilbud og pædagogik: Gul
- Brug altid bullets-funktionen og vælg firkantet.
- Billedstørrelser:
- Full size kant til kant: 1200x628
- Billede i billed-tekstmodul: 480x480
Billede uploades til mapperne under efter-og-videreuddannelse > mail og nyhedsbreve > [fagligt område].
Denne skabelon bruges til mailflows ved marketing automation kampagner og ligner en mere "almindelig" mail.
Læg altid teksten fra Word over i notesblok, hvor du fjerner alle linjeskift, bullets mv., inden du kopierer teksten videre over i skabelonen. Så sørger du for, at typografi og linjeafstand bliver korrekt.
Nedenstående er forudindstillet i template, men kan ændres manuelt. Så kommer du til at gøre noget, du skal ændre tilbage til gældende retningslinjer, er det følgende der gælder:
- Linjeafstand: 1,25
- Font: Ariel
- Skriftstørrelser:
- Brødtekst: Paragraph, skriftstørrelse 13
- Stor overskrift: Heading 1, skriftstørrelse 20 (preview på mobilen om den deler pænt)
- Mellemstor overskrift: Heading 2, skriftstørrelse 16
- Temafarve bruges KUN på CTA-knap
- Brug altid bullets-funktionen og vælg firkantet.