Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i Kommunikationsafdelingen, der skal udarbejde nyhedsbreve. Vejledningen er en guide til at oprette og sende nyhedsbreve i Hubspot.
Templates
I EVU har vi to forskellige templates, som vi bruger:
EVU | Drag and Drop Email Template
- Bruges til nyhedsbreve på de faglige områder
EVU | Plain Text Email Template
- Bruges til mailflows ved marketing automation kampagner og ligner en mere almindelig mail
Læg altid teksten fra Word over i notesblok, hvor du fjerner alle linjeskift, bullets mv., inden du kopierer teksten videre over i skabelonen. Så sørger du for, at typografi og linjeafstand bliver korrekt.
Nedenstående er forudindstillet i template, men kan ændres manuelt. Så kommer du til at gøre noget, du skal ændre tilbage til gældende retningslinjer, er det følgende der gælder:
- Linjeafstand: 1,5
- Font: Ariel
- Skriftstørrelser:
- Brødtekst: Paragraph, skriftstørrelse 15
- Stor overskrift: Heading 1, skriftstørrelse 24-36 (preview på mobil om den deler pænt)
- Mellemstor overskrift: Heading 2, skriftstørrelse 20
- Temafarver kan bruges på CTA-knapper og tekstfelter uden billede. For at adskille vores nyhedsbreve (da flere modtager nyhedsbreve fra VIA) har vi dedikeret en bestemt farve til hvert fagligt område:
- Projektledelse: Blå
- Ledelse: Turkis
- Beskæftigelse: Blå
- Børnekataloget: Turkis
- Sundhed: Gul
- Det sociale område: Rød
- Skole og læring: Grøn
- Dagtilbud og pædagogik: Gul
- Brug altid bullets-funktionen og vælg firkantet.
- Billedstørrelser:
- Full size kant til kant: 1200x628
- Billede i billed-tekstmodul: 480x480
Billede uploades til mapperne under efter-og-videreuddannelse > mail og nyhedsbreve > [fagligt område].
Læg altid teksten fra Word over i notesblok, hvor du fjerner alle linjeskift, bullets mv., inden du kopierer teksten videre over i skabelonen. Så sørger du for, at typografi og linjeafstand bliver korrekt.
Nedenstående er forudindstillet i template, men kan ændres manuelt. Så kommer du til at gøre noget, du skal ændre tilbage til gældende retningslinjer, er det følgende der gælder:
- Linjeafstand: 1,25
- Font: Ariel
- Skriftstørrelser:
- Brødtekst: Paragraph, skriftstørrelse 13
- Stor overskrift: Heading 1, skriftstørrelse 20 (preview på mobilen om den deler pænt)
- Mellemstor overskrift: Heading 2, skriftstørrelse 16
- Temafarve bruges KUN på CTA-knap
- Brug altid bullets-funktionen og vælg firkantet.
Se videoguiden her og følg nedenstående vejledning.
- Gå i Hubspot og tryk på 'Marketing'.
- Tryk på 'Create email' under 'Email' (orange knap).
- Vælg 'Regular'.
- Vælg én af de to skabeloner under 'Saved templates'.
- Navngiv din nyhedsmail.
Følg navnekonventionerne: VIA Afdeling | Indholdstype | Emnelinje | Kampagne | Måned | Årstal. Eksempel: EVU | NB-Mail | Har du styr på de agile metoder | NB - Projektledelse| Februar | 2020.
- Tryk på 'Edit' og begynd at sætte din nyhedsmail op med tekst og billeder.
Vær OBS! på følgende:
- Husk at fjerne formatering, inden du sætter din tekst ind (fx via notesblok eller ved brug af genvejstasten Ctrl+Shift+V).
- Vil du bruge moduler flere gange, cloner du det enkelte modul og trækker derhen, hvor det skal være - husk også de små hvide streger. Se vidoeguide her.
- Nogle mailklienter kan ikke læse stylingen (fed og understregning) på tekstlinks med mindre det er skrevet ind i html kildekoden
Skriv styling ind i html kildekode
- Stil dig på tekstfeltet.
- Åbn 'source code'.
- Tilføj inline styling direkte på anchor-tagget i kildekoden (style="text-decoration: underline;").
- Footer må ALDRIG udelades, da det er her modtagerne kan afmelde sig (GDPR-krav).
- Sørg altid for til sidst at gå i 'Actions' > 'Preview' for at se, om din mail ser ordentligt ud på forskellige devices og i de mest gængse clients.
- Fortsæt til 'Settings' og udfyld eller vælg:
- From name
- From address
- Subject line
- Preview text
- Internal name (står der pr. default, hvis du har givet mailen et navn)
- Subscription type
- Campaign
- Language (Danish)
- Gå i 'Advanced Settings' og tilvælg 'Web version' og udfyld dertilhørende informationer. Se vidoeguide her.
- Gå i 'Send or schedule' og vælg hvilke lister, mailen skal sendes til og hvornår. Når du er klar til at sende mailen, klikker du på 'Review and send' (orange knap).
- Flyt din mail til den rette folder.
Når du har oprettet en ny mail, vil den altid lægge sig under ”List” i HubSpot. For at vi kan holde styr på vores mange mails, er det vigtigt, at du får flyttet den til den rette folder også. Se videoguide her.