Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA, der arbejder i VIA projekt i forbindelse med programmet Digitalisering på Fællesområdet (FO digitalisering). VIA Projekt er VIAs system til projekt- og porteføljestyring. Det har til formål at understøtte projektarbejdet i VIA, sikre en effektiv og enkel administration af de enkelte projekter og samtidig skabe overblik over projekternes fremdrift og resultater.
Denne vejledning introducerer dig kort til arbejdet med FO digitalisering og derefter, hvordan VIA projekt bruges i forbindelse med administration af programmet:
Programmet FO digitalisering omfatter alle digitaliseringsinitiativer på Fællesområdet. Alle digitaliseringsinitiativer/-projekter oprettes og vedligeholdes i VIA projekt. Brugen af VIA projekt giver mulighed for at arbejde med projekter, programmer og porteføljer på flere og andre måder og niveauer, end når det håndteres i fx Excel.
VIA projekt bidrager også med at skabe overblik. Dette overblik kan vises på forskellige måder. En af dem er gennem listevisninger, og en anden er gennem interaktive dashboards.
FO digitalisering tager afsæt i program- og porteføljedelen af VIA Projekt. Det er op til den enkelte projektejer at beslutte, om projektleder skal anvende VIA Projekt til at administrere selve projektet med de indbyggede projektværktøjer (baseret på VIAs projektmodel).
I venstre side finder du navigationsmenuen. Den øverste del af navigationsmenuen består af Start, som refererer til menupunktet Mit projektejer cockpit, Seneste og Fastgjort.
I fanen Seneste kan du vælge at fastgøre det, du senest har besøgt. Du vil herefter altid have en genvej hertil, som du kan finde under Fastgjort. Du fastgøre et sted, du har besøgt skal du:
- Folde Seneste ud ved at vælge den lille pil
- Vælge pin ud for det sted, du ønsker at fastgøre
- Du finder nu det, du har fastgjort, når du folder Fastgjort ud.
De menupunkter, du som oftest har behov for at tilgå er "Mit projektejer cockpit" og "Projekter". Under Mit projektejer cockpit finder du et dashboard. I forbindelse med FO digitalisering er der lavet et specielt dashboard til dig, og det anbefales, at du indstiller dette som standard. Læs hvordan du gør her.
Under Projekter finder du en listevisning over de projekter, hvor du er projektleder. Du kan dog sætte en anden visning som standard. Læs hvordan du vælger en anden visning som standard her.
Navigationen i projekter
Under projekter præsenteres VIAs projektflow (1) samt forskellige faner (2). I de forskellige faner under et projekt, har du mulighed for at arbejde med dit projekt både gennem klassiske projektledelsesværktøjer (risikoanalyse, interessentanalyse, osv.) og registrere relevant information om projektet.
Når du har oprettet eller åbner et projekt, er Oversigtsfanen den første fane, du møder. Hvis du lige har oprettet et projekt, skal du som det første vælge projekttype og derefter angive projektets navn. Gem så.
I oversigtsfanen får du en kort oversigt over de generelle oplysninger, du dokumenterer om dit projekt:
- Projektorganisation og -aktører, organisatorisk forankring, projektets varighed, osv. Under overskriften Opret projekt (her), kan du læse om, hvilke felter du skal udfylde i forbindelse med FO digitalisering.
Derudover samler fanen oplysninger om økonomi, hvis dette er relevant for din projekttype, og har en samling af links, der måske kan være gode at have ved hånden.
For at oprette et projekt skal du:
- vælge "Projekter" i navigationsmenuen
- vælge ”Nyt projekt” i båndet øverst.
Det nye projekt vil nu åbne.
- Vælg projekttypen "Institutionelle projekter".
- Institutionelle projekter er interne projekter og finansieres helt af VIA. Som oftest er de forankret i Fællesområdet eller i IT og digitalisering.
- Angiv projektnavn.
- Skriv et kort resumé af projektet, dets formål og mål.
- Gem for at oprette projektet.
Projektet oprettes nu og faner samt felter tilpasser sig efter den angivne projekttype (institutionelle projekter).
Udfyld nu følgende:
Generelt:
- Hvis der er udarbejdet et idémodningsdokument, skal det uploades under Projektbeskrivelse/Business Case.
Projektorganisation:
- Projektleder - er angiver du den person, der er ansvarlig for projektet og primær kontaktperson.
- Projektkoordinator - her angiver du dig selv. På denne måde har du nemt overblik over de projekter, du er ansvarlig for at opdatere i VIA Projekt.
Projektets organisatoriske forankring:
- Projektets organisatoriske forankring - her angiver du din afdeling.
- Gem igen. Felterne stedkode og projektejer udfyldes nu automatisk.
Program/portefølje:
- Portefølje - vælg "Digitalisering"
- Program - vælg "Digitalisering på Fællesområdet".
- Tilføj evt. strategisk prioritet, hvis projektet relaterer sig til VIAs strategi.
Det sidste, der skal udfyldes er:
Samarbejdspartnere:
- Angiv interne og eventuelle eksterne samarbejdspartnere.
- Det er særligt vigtigt at udfylde interne samarbejdspartnere, da et af formålene med programmet FO digitalisering er bedre prioritering, planlægning og koordinering af digitaliseringsinitiativer og særligt de tværgående.
Økonomi:
- Hvis der er afsat midler til projektet, så angiv beløbet.
Tidslinje:
- Angiv forventet Start og Slutdato.
- Husk, at du altid kan tilpasse dette, når der er mere sikkerhed omkring datoerne.
Relaterede projekter:
- Hvis projektet hænger sammen med andre projekter, bør du angive dem her.
- Relationen vises også på oversigtsfanen på det tilføjede projekt.
For at redigere et projekt, skal du blot åbne det. Du har flere muligheder for at finde projektet. Enten kan du fremsøge det ved at bruge søgefeltet øverst, eller finde det i en af dine listevisninger eller dashboards. Bemærk, at du har mulighed for at redigere i samtlige projekter, der ligger i VIA projekt, så vær opmærksom på at tilgå og redigere det rigtige projekt. Husk altid at gemme, når du er færdig med at redigere.
I projektflowet kan du se fase 1-4, som flowet består af:
- Fase 1: Idémodning
- Fase 2: Opstart & Planlægning
- Fase 3: Gennemførsel
- Fase 4: Afslutning
Når dit projekt går ind i en ny fase, skal du:
- vælge den fase, der er aktiv for dit projekt.
- Herved åbnes en menu med en huskeliste. Listen er ikke relevant i forbindelse med FO digitalisering.
- vælg "Næste fase" nederst i huskelisten for at gå videre til den efterfølgende fase.
Der er to måder at få overblik over aktuelle/relevante projekter. Den ene er gennem en listevisning (findes under Projekter), mens den anden er gennem et dashboard (findes under Mit projektejer cockpit). Følgende gennemgås begge.
Listevisninger
Som hjælp til at skabe overblik over din afdelings projekter i FO digitalisering, er der lavet en listevisning, der hedder "(AFDELING): Digitalisering på Fællesområdet". Det anbefales, at du sætter denne som standardvisning.
Standardvisningen for Projekter er "Mine aktive projekter". Denne visning viser de projekter, hvor du er tilknyttet som projektleder. Hvis du ønsker at sætte en anden visning som standard, så det altid er den visning, der præsenteres, skal du:
- åbne drop-down menuen
- vælge den visning, du ønsker som standardvisning.
- åbne drop-down menuen igen og vælge ”Angiv aktuel visning som standard” nederst.
Du har selv mulighed for at tilpasse visninger. Det gør du på følgende måde:
- Vælg Kolonneindstillinger.
- Vælg Tilføj kolonner.
- Vælg den eller de kolonner, du ønsker at tilføje.
- Vælg Luk
- Tjek, at du nu kan se de kolonner, du har valgt. Vælg Nulstil til standard for at gøre den nye visning til din standardvisning.
- Vælg Ansøg. Den tilpassede visning er nu gemt.
Det er muligt at lave filtreringer og sorteringer af kolonnerne ved at vælge drop-down (den lille pil) ud for en kolonnes navn. Herefter får du mulighed for enten at sortere i visningen eller lave en filtrering.
Dashboards
Når du har åbnet Dashboards i menuen, kan du i øverste venstre hjørne se de dahsboards, du har.
Som hjælp til at skabe overblik over din afdelings projekter i FO digitalisering, er der lavet et dashboard, der hedder "Digitalisering på Fællesområdet (AFDELING)". Det anbefales, at du sætter denne som standardvisning.
For at se dine dashboards og sætte et som standard skal du:
- åbne drop-down menuen ved at vælge den lille pil på.
- vælge det dashboard, du ønsker at benytte som standard.
- vælge Benyt som standard.
Du har også mulighed for at bruge dashboardet interaktivt. Du kan bl.a. åbne den bagvedliggende listevisning for diagrammer samt se alle poster, som er på de lister, der er i dahsboardet.
For at åbne den bagvedliggende liste for et diagram skal du vælge "Se alle poster" (1). I en liste kan du se alle poster i listen ved at vælge "Flere kommandoer..." (2) og derefter "Se alle poster" (3).
