Denne vejledning henvender sig til alle medarbejdere i VIA, der udarbejder eller redigerer Word- og Power Point dokumenter. Vejledningen beskriver, hvordan du skaber tilgængelige dokumenter og eksporterer til PDF ved at bruge hjælpeværktøjet Accessibility Assistant. Læs evt. om webtilgængelighed på temasiden på Medarbejderportalen her.
Når du udarbejder Word-dokumenter eller PowerPoint præsentationer, er det vigtigt, at du altid anvender VIAs skabeloner, da de allerede er optimeret i forhold til webtilgængelighed. Du undgår derfor en del potentielle fejl.
Hvad er Accessibility Assistant?
Formålet med Accessibility Assistant er at hjælpe med at lave tilgængelige Word og Power Point og PDF'er, når Word og Power Point dokumenter eksporteres som PDF. Accessibility Assistant identificerer tilgængelighedsproblemer og eksporterer dokumenterne som PDF. Værktøjet åbner som et sidepanel, hvor tilgængelighedsproblemerne gennemgås. Der er i selve panelet også mulighed for at løse de identificerede problemer.
NB! Alle VIA medarbejdere med en Windows arbejdscomputer har adgang til Accessibility Assitant. Det vil sige, at hvis du bruger Office på Mac eller Office online, så er det ikke muligt at bruge Accessibility Assistant. Her skal du i stedet anvende Offices egen, indbyggede tilgængelighedsfunktion. Læs om den her.
Brug af Accessibility Assistant
Når du har udarbejdet eller redigeret et Word- eller Power Point dokument er det vigtigt at tjekke dokumentet for tilgængelighedsproblemer:
- Åben Accessibility Assistant i fanen Gennemse
- Til højre åbner sidepanelet, som viser de problemer, der er fundet i dokumentet
- Hvert tilgængelighedsproblem og løsning beskrives kort
Sidepanel
- Ved at vælge "Læs mere" får du mulighed for at læse mere om det specifikke problem på leverandørens supportside.
- Ved hvert problem kan du se, hvor mange tilfælde af det specifikke problem, der er blevet identificeret. Du kan bruge pilene til at skifte mellem dem. Når du gør det, vil værktøjet automatisk hoppe til det specifikke sted i dokumentet.
- Hvert problem har en knap, der tager dig til det specifikke sted i dokumentet, hvor problemet er fundet.
- Hvert problem har en "Løs" knap, hvor du kan vælge, hvordan du vil løse problemet, hvis du ikke løser problemet manuelt.
- Når du har løst de fundne problemer, skal du bruge "Opdatér" knappen for at sikre, at dokumentet er tilgængeligt.
- Hvis du ønsker at eksportere dokumentet som PDF kan du gøre det ved at vælge knappen "Eksportér PDF" øverst eller den tilsvarende knap nederst i sidepanelet.
Brug af Offices indbyggede tilgængelighedsfunktion
Offices indbyggede tilgængelighedsfunktion fanger ikke lige så mange problemer, som Accessibility Assistant, og den har heller ikke en særlig PDF-eksport, der foretager tilgængelighedsoptimeringer i eksporteringen til PDF. Derfor skal du, når du ikke har adgang til Accessibility Assistant have styr på de grundlæggende krav til webtilgængeligt indhold. Læs om kravene i vejledningen her.
Når du har udarbejdet eller redigeret et Word- eller Power Point dokument er det vigtigt at tjekke dokumentet for tilgængelighedsproblemer:
- Åben Kontrollér tilgængelighed i fanen Gennemse
- Til højre åbner sidepanelet, som viser de inspektionsresultaterne og lister de fejl og advarsler, der er identificeret i dokumentet.
- For at få vist oplysninger om hvorfor og hvordan du skal løse den fejl eller det problem, du ønsker at få vist oplysninger om, under Inspektionsresultater.
- Resultaterne vises under Flere oplysninger, og du bliver ført hen til det indhold, der ikke er tilgængeligt i din fil.
- For at rette en fejl skal du vælge den lille pil ud for fejlen
- Derefter vælger du en af valgmulighederne.
- I eksemplet på billedet nedenfor er fejlen, at der mangler en alternativ tekst. Vælg derfor Tilføj en beskrivelse, for at tilføje en alternativ tekst, hvis billedet er informativt. Læs om alternativ tekst til billeder her.
Du skal ALDRIG bruge Opret en beskrivelse for mig, da den automatisk genererede beskrivelse aldrig vil være lige så god som en manuelt genereret beskrivelse.
