English

VIA University College

Tjek om en PDF-fil er webtilgængelig

Opdateret

Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA og beskriver, hvordan du kan tjekke om PDFer er webtilgængelige, og om de kan tolkes og læses af en skærmlæser. Denne vejledning fortæller ikke, hvordan du selv laver en webtilgængelig pdf. Så skal du anvende vejledningen til webtilgængelige Word- og PowerPoint-dokumenter eller vejledningen lav webtilgængeligt indhold.

Denne vejledning tager udgangspunkt i programmet PDF Accessibility Checker 2021 (PAC 2021), som er et program, der kan tjekke om PDFer lever op til kravene om webtilgængelighed og kan læses på af en skærmlæser. Ofte refereres der til programmet som PAC 3, som er versionen før PAC 2021. 

Alle de dokumenter, du udarbejder og efterfølgende uploader til et af VIAs websteder eller digitale løsninger, skal overholde kravene til webtilgængelighed beskrevet i denne vejledning. Det gælder både opgavebeskrivelser og pensum, der uploades til Itslearning, eksamensopgaver, der uploades  til WISEflow, dagsordener/referater, der uploades til Medarbejderportalen, osv.

Installer PAC 2021 (kun første gang)

NB. PAC 2021 fungerer kun på Windows-computere.

PAC 2021 ligger i Capa, men hvis du ikke sidder på en VIA medarbejdercomputer kan du hente PAC 2021 på den officielle hjemmeside her: Download PAC 2021.

  1. Åbn Capa Software Katalog ved at højreklikke på ikonet, som findes i bunden af din skærm
  2. Vælg Software Katalog

 

  1. Søg på PDF
  2. Sæt flueben i PDF Accessibility Checker
  3. Vælg bestil.
    • Herefter bliver PDF Accessibility Checker automatisk installeret på din computer
  4. Vælg Luk for at lukke Software Katalog igen.

Webtilgængelighed

Pdf-dokumentet lever først op til webtilgængelighedskravene (beskrevet i WCAG 2.1 AA), når det lever op til alle kravene beskrevet i denne vejledningen. Følg guiden nedenfor for at tjekke webtilgængeligheden i en PDF:

1. Åben og find dokumentet
  • Start programmet PDF Accessibility Checker (PAC) 2021.
  • Klik på den store knap øverst til venstre i programmet og vælg PDF-filen eller træk din PDF ind på knappen og slip.
    • Nu laver PAC 2021 en analyse af PDF-filen.
2. Tjek de tekniske krav

Følgende tre trin giver dig et overordnet indblik i, om en PDF lever op til webtilgængelighedskravene.

  1. Tjek at dokumentets titel er sigende for indholdet.
  2. Tjek at dokumentet er angivet til det rette sprog - typisk dansk.
  3. Tjek at dokumentet lever op til de formelle tekniske krav til webtilgængelighed i PDF’er ved at vælge PDF/UA.
  4. Tjek at dokumentet lever op til WCAG krav.
    • Her vil dokumentet enten blive markeret som fuldt webtilgængelig eller ikke webtilgængelig. Begge dele gennemgås nedenfor.

Krav overholdes: Hvis PDF/UA krav overholdes, vil der komme et grønt tjek og stå at kravene overholdes (vist på billedet ovenfor). Hvis WCAG krav overholdes, vil der komme et grønt tjek og stå at kravene overholdes (vist på billedet nedenfor).

Hvis begge (PDF/UA og WCAG) overholdes, betyder det, at PDFen er webtilgængelig ift. de krav, der kan testes teknisk. Der er dog nogle ting, du stadig skal forholde dig til, da de ikke kan tjekkes automatisk. Disse beskrives i den resterende del af denne vejledning.

Krav overholdes ikke: Hvis PDF/UA krav ikke overholdes, vil der komme et rødt kryds og stå, at kravene ikke overholdes. Det betyder dog ikke, at en PDF ikke er webtilgængelig, da PAC 2021 tjekker på mange tekniske krav, som ikke alle er bundet op på webtilgængelighedskravene. Tjek derfor altid om WCAG kravene overholdes. Hvis de ikke overholdes vil der komme et rødt kryds og stå, at kravene ikke overholdes.

Du bør dog altid tjekke dokumentet ved at følge de resterende trin i denne vejledning, da de beskriver de krav, hvor en vurdering er nødvendig. Hvis de opfyldes, vil PDFen være webtilgængelig.

3. Krav til teksten og det øvrige indhold i PDF-filen

Ud over det rent tekniske er du nødt til at lave en række vurderinger af indholdet i PDFen:

  • Er alt med - og er det i den rigtige rækkefølge?
    • Vælg ”Skærmlæser forhåndsvisning” nederst i PAC 2021.
    • Tjek, at alt tekst i dokumentet kan ses i ”Skærmlæser forhåndsvisning” – det gør ikke noget, at det ser rodet ud.
    • Tjek, at alle elementer (alm. tekst, links, tekstbokse, overskrifter osv.) bliver præsenteret i en meningsfuld rækkefølge.

NB: Nogle gange dukker der et helt blankt vindue op – det sker, hvis PDFen ikke lever op til kravene og ikke kan tolkes af en skærmlæser.

Overskrifter

  • Tjek at alle overskrifter er korrekt mærket op ved at bruge funktionen Logisk struktur.
  • Fold strukturen ud ved at vælge pilen ud for "Document"
    • Den første overskrift i dokumentet skal altid være en H1 (Overskrift 1). Der må kun være én H1 i dokumentet.
    • De efterfølgende overskrifter skal hænge sammen hierarkisk. Det vil sige, at man ikke må springe niveauer over og fx gå fra H1 til H3 eller H2 til H4
4. Tabeller

Tabeller må kun bruges til data og aldrig til layout – mere konkret vil det sige, at tabeller kun må benyttes til at vise sammenhængen mellem overskriftsceller og dataceller. Læs mere om krav til tabeller her.

En simpel tabel er en tabel:

  • Med overskriftsceller i første række og/eller første kolonne.
  • Ikke har indlejrede, opdelte eller flettede celler.

Alle andre tabeller er avancerede tabeller.

Hvis der er simple tabeller med i dokumentet, skal du i Skærmlæser forhåndsvisning tjekke:

  • At der både er overskriftsceller (TH - table header) og dataceller (TD - table data)
  • At alle rækker i tabellen er mærket op (TR - table row)
  • At de relevante celler er korrekt opmærket som TH eller TD

Vær opmærksom på, at avancerede tabeller kan være meget svære at forstå, hvis man fx er synshandicappet og får læst PDFen op af en skærmlæser, selv hvis den avancerede tabel er mærket korrekt op. Derfor bør du altid overveje om en avanceret tabel kan erstattes af flere simple tabeller.

5. Punktopstillinger og nummererede lister

Punktopstillinger og nummererede lister skal mærkes op som liste (L) og hvert punkt i listen skal mærkes op som et individuelt punkt (Li - List item). Derudover skal teksten i et listepunkt skal også være mærket op (LBody). Nogle gange kan selve punkttegnet eller tallet foran listeelementet også være mærket separat op (Lbl).

8. Alt i orden?

Hvis alt beskrevet i denne vejledning er opfyldt, lever PDFen op til webtilgængelighedskravene, VIA er underlagt. Hvis der er områder, hvor PDF’en ikke lever op til kravene, skal fejlene rettes.

Du har mulighed for selv at rette PDF'en i Word, selvom du måske ikke har Word-versionen af dokumentet. Dette gør du ved (1) at finde den PDF, du vil rette, (2) højreklikke på den og (3) vælg åben med og (4) vælg Word. Orienter dig gerne i vejledningen Accessibility Assistant om, hvordan du tilgængelighedsoptimerer Word og PowerPoint-dokumentet og eksporterer dem til PDF på ny.

Forrige Vejledning Tjek om Word og PowerPoint-filer er webtilgængelige
Næste Vejledning Skriv gode alternative tekster til billeder og illustrationer