Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA. Vejledningen beskriver, hvordan du planlægger et webinar, hvor dine deltagere har mulighed for at deltage uden at skulle registrere sig på forhånd. Hvis du ønsker, at lave et webinar med registrering, se Zooms egen vejledning her (engelsk). Deltagerne skal til webinarer uden registrering blot indtaste deres navn og e-mail-adresse, når de tilgår webinaret. Denne vejledning forudsætter, at du har licens til Webinar-funktionen. Se evt. vejledning og oversigt til Zooms webinar-funktion her.
Denne vejledning er delt op i 4 trin:
Planlæg et webinar
- Log ind på Zoom-webportalen. https://zoom.us/signin
- Vælg ”Sign in with SSO”
- Skriv ”viadk” under Comapany Domain og klik derefter på ”Continue”
- Klik på Webinars i menuen til venstre.
- Du kan nu se en liste over dine planlagte webinarer, hvis du har planlagt nogen.
- Vælg så ”Schedule a Webinar”
- Udfyld de informationer der skal tilknyttes dit webinar:
- Topic: Vælg et emne / navn til dit webinar.
- Descrription: Indtast en valgfri beskrivelse af webinar - dette vises på din registreringsside.
- When: Vælg en dato og tid for dit webinar.
- Duration: Vælg den omtrentlige varighed af webinaret. Bemærk, at dette kun er til planlægningsformål. Webinaret afsluttes ikke efter dette tidsrum.
- Time Zone: Zoom bruger som standard den tidszone, der er oprette sammen med din profil. Klik på rullemenuen for at vælge en anden tidszone.
- Resten kan du lade stå med de indstillinger der er sat som standard.
- For mere avanceret brug kan du læse mere her: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/204619235-Scheduling-a-Registrationless-Webinar
- Klik til sidst på ”Schedule”. Du bliver så ført til en side hvor du kan se en oversigt over de informationer du har knyttet til dit webinar.
Invitér dine deltagere
Det er muligt både at invitere webinar-deltagere og panel-deltagere. Webinar-deltagere er dem, der skal deltage i og høre webinaret, mens panel-deltagere er deltagere, der er med til at præsentere. Panel-deltagere kan derfor de samme ting som dig, dvs. dele deres skærm, vise video og lyd osv.
Når dit webinar er planlagt, kan du under ”Invitations” nederst på siden kopiere et link, som du skal dele med dine deltagere for at invitere dem til webinaret.
I nogle tilfælde kan du have behov for at invitere paneldeltagere. Paneldeltagere kan de samme ting som dig, dvs dele deres skærm, vise video og lyd osv. For at invitere deltagere til dit panel skal du gøre følgende:
- Under ”Invitations” nederst på siden, skal du klikke på ”Edit” i den kolonne, der hedder ”Invite Panelists”
- Indtast nu navn og e-mail-adresse på dem du vil invitere til dit panel.
- For at tilføje flere deltager skal du klikke på ”add another panelist”.
- Til sidst skal du klikke på ”Save” og deltagerne får automatisk tilsendt en invitation.
Start webinar
- Når tidspunktet for at afholde webinaret er kommet, skal du starte webinaret. Det gør du ved at klikke på ”Start this webinar”, og så er du i gang.
Udvalgte funktioner under webinaret
Når dit webinar er i gang har du adgang til en menu nederst på skærmen.
Følgende er en kort introduktion til menupunkterne:
Participants
I menupunktet ”Participants” kan se hvormange deltagere der er på webinaret.
Når du klikker på punktet, åbnes et oversigtsvindue til højre på skærmen.
Under fanebladet ”panelist” finder du dine paneldeltagere og under fanebladet ”Attendees” finder du webinar-deltagerne.
Som vært kan du føre musen henover navnet på en af deltagerne og give vedkommende nogle muligheder for deltagelse:
- Klikker du på ”allow to talk” så kan deltagere sige noget til alle deltagerne ved webinaret.
- Under ”More” kan du chatte med deltageren, gøre vedkommende til paneldeltager og fjerne vedkommende fra webinaret.
Q&A
Under menupunktet ”Q&A” kan deltagerne stille spørgsmål.
Det røde tal viser antallet af ubesvarede spørgsmål fra deltagerne.
Når du klikker på punktet kommer der et vindue frem, hvor du kan vælge at besvare spørgsmålet live, dvs mundtligt (Answer live) eller besvare det skriftligt (Type answer).
Share Screen (Del skærm)
Under menupunktet ”Share Screen” kan du som vært dele din skærm, så alle deltagere kan se den.
Når du klikker på punktet kommer der et vindue frem, hvor du skal vælge hvad du vil dele:
- Vælg ”Screen” for at dele din skærm.
