Denne vejledning henvender sig til alle medarbejdere i VIA, som har MitID Erhverv og beskriver, hvordan du underskriver et Word-dokument med digital signatur. Vejledningen tager udgangspunkt i Word fra M365.
Digital signatur
Når du skal have signeret et Word-dokument, så skal du følge denne vejledning for at indsætte et Signaturfelt.
Signaturen er en garanti for, at dokumentet ikke er ændret siden signeringen.
Der kan godt laves ændringer i dokumentet efterfølgende, men så forsvinder signeringen.
Skal du rette i dokumentet, skal du signere igen bagefter.
- I Word vælges Indsæt-menuen.
- Vælg ”Signaturlinje”.
Hvis du vælger dropdown menuen, så skal du herefter vælge ”Microsoft Office-signaturlinje”.
Hvis du opretter signaturindstilling til dig selv som underskriver, så skal du udfylde den med egne oplysninger.
Hvis du oprettet signaturindstilling på vegne af en anden, så skal du bruge deres oplysninger.
- I feltet Foreslået underskriver skrives fulde navn.
- I feltet Titel på foreslået underskriver, skrives jobtitel.
- I feltet Mailadresse udfyldes med e-mailadressen på underskriveren.
- Feltet ”Vejledning til underskriver” er beregnet til, hvis dokumentet skal signeres af en anden person end dig selv.
Det kunne fx. være en kontrakt, du vil sende til nogen, som så skal underskrive og signere den.
I så fald skal dialogboksen udfyldes med modtagerens oplysninger, ikke dine egne. - Der skal være flueben i feltet Vis dato for signeringen på signaturlinjen.
- Vælg OK for at oprette linjen.
- Dokumentet har nu en pladsholder til signatur (se billedet nedenfor).
Dokumentet skal gemmes nu. - Når dokumentet er gemt, så skal du dobbeltklikke på X'et for at åbne signering dialogboksen.
Du skal nu vælge imellem:
- at indtaste eller håndskrive dit navn i feltet.
- at indsætte et indscannet billede af din underskrift.
- Derudover kan du påføre ekstra oplysninger om underskriveren under ”Detaljer…”.
- Hvis feltet "Signerer som" er tomt, skal du sikre dig at du er logget ind i Word og har MitID Erhverv ellers kontakte [email protected].
Hvis der står noget i feltet, så gå videre til næste punkt. - Vælg Rediger... for at vælge det certifikat der skal bruges.
- Hvis du kun har et MitID Erhverv certifikat på din computer, så tryk på OK.
- Hvis du har flere MitID Erhverv certifikater, så vælg ”Flere valgmuligheder” og vælge det ønskede og tryk OK.
- Du kan blive mødt med besked om at du certifikat ikke kan bekræftes.
Vælg Ja, hvis du bliver spurgt om du vil bruge certifikatet.
- Du får nu besked om at signaturen er gemt.
Vælg OK for at lukke beskedboksen.
- Word oplyser dig nu om at signaturen er klar til brug.
Hvis du dobbeltklikker på signaturen, vises signeringen.
Signaturen er en garanti for, at dokumentet ikke er ændret siden signeringen.
Der kan godt laves ændringer i dokumentet efterfølgende, men så forsvinder signeringen.
Skal du rette i dokumentet, skal du signere igen bagefter.