English

VIA University College

Principper for funktionspostkasser

Opdateret

Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA. Principperne beskrevet i vejledningen skal følges ved navngivning og oprettelse af funktionspostkasser.

Funktionspostkasser

  • Mailadresserne skal fylde mellem 5 og 20 karakterer før @
  • Mailadressen må ikke indeholde specialtegn.
  • Mailadressen må gerne indeholde punktum.
  • Mailadresserne må gerne indeholde forkortelser.
    Der skal imidlertid være en logik bag forkortelserne, som IT og digitalisering / Kommunikation skal godkende.
  • Mailadresserne må ikke indeholde Æ, Ø og Å
    (Det viste navn/displaynavnet må dog godt indeholde Æ, Ø og Å.).
    Fx Økonomi bliver til oekonomi@via.dk, men det viste navn er Økonomi
  • Postkasser med navne på funktioner, der er flere af i VIA, kan ingen lokale enheder få tildelt. Fx kantinen@via.dk, studievejledning@via.dk osv.
  • Ved oprettelse af funktionspostkasser til uddannelser/afdelinger/ organisatoriske enheder følges princippet: Den organisatoriske enhed nævnes først. Derefter nævnes adresse/lokation hvis det er nødvendigt - og derefter nævnes funktion. Hvis det er muligt, bruges forkortelsen for den organisatoriske enhed i adressen. Se følgende eksempler:
  • Forskningscenter for innovation og entreprenørskab fouc.cie@via.dk
  • Kantinen på Campus Holstebro holstebro.kantinen@via.dk

Displaynavn

I displaynavnet benyttes samme princip som ved navngivning af adresserne. Den organisatoriske enhed nævnes først. Derefter nævnes adresse/lokation, hvis det er nødvendigt og derefter nævnes funktion. Se følgende eksempel

Generelle overvejelser inden bestilling af Funktionspostkasser

Overvej en ekstra gang om du har brug for postkassen, inden du bestiller den. En postkasse skal ”passes”, så det kræver arbejde og tager tid. Måske kan du nøjes med at lave en mappe i din nuværende postkasse, hvor du placerer en bestemt type henvendelser.

Husk at navnet på din postkasse også er dit login-navn. Et langt navn kan derfor nemt blive en ulempe. Jo kortere navnet er, jo lettere bliver det at logge ind.

Forrige Vejledning Opsætning af VIA Outlook profil på privat pc
Næste Vejledning Passwordskift til VIAmail på mobiltelefon