Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA. Principperne beskrevet i vejledningen skal følges ved navngivning og oprettelse af funktionspostkasser.
Funktionspostkasser
E-mailadresse
- Mailadressen skal minimum være 5 karakterer før @.
- Mailadressen må maksimum være 20 karakterer før @.
- Mailadressen må ikke indeholde specialtegn.
- Mailadressen må gerne indeholde punktum.
- Mailadressen må gerne indeholde forkortelser.
Der skal imidlertid være en logik bag forkortelserne som IT og digitalisering skal godkende. - Mailadressen må ikke indeholde Æ, Ø og Å.
(Det viste navn/displaynavnet må dog godt indeholde Æ, Ø og Å).
Fx Økonomi bliver til [email protected], men det viste navn er Økonomi - Hvis der ønskes en mailadresse med udgangspunkt i navnet på fx en afdeling eller funktion, som findes på flere campusser, skal adressen/lokationen inkluderes.
Eksempelvis kan mailadressen [email protected] ikke oprettes til kantinen på Campus Aarhus N, da der er flere kantiner i VIA. - Ved oprettelse af funktionspostkasser til uddannelser/afdelinger/organisatoriske enheder følges princippet:
- Den organisatoriske enhed nævnes først.
- Derefter nævnes adresse/lokation, hvis det er nødvendigt.
- Derefter nævnes funktion.
Hvis det er muligt, bruges forkortelsen for den organisatoriske enhed i adressen.
Se følgende eksempler:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Vist navn
I displaynavnet (vist navn) benyttes samme princip som ved navngivning af e-mailadresse. Den organisatoriske enhed nævnes først. Derefter nævnes adresse/lokation, hvis det er nødvendigt og derefter nævnes funktion.
Se følgende eksempel:
- Læreruddannelsen i Aarhus Genoptag
Funktionspostkassen bliver oprettet som:
Læreruddannelsen i Aarhus Genoptag med mailadressen [email protected]
Generelle overvejelser inden bestilling af Funktionspostkasser
Overvej en ekstra gang om du har brug for postkassen, inden du bestiller den. En funktionspostkasse skal ”passes”, så det kræver arbejde og tager tid. Måske kan du nøjes med at lave en mappe i din nuværende postkasse, hvor du placerer en bestemt type henvendelser.
Husk at navnet på din postkasse også er dit login-navn. Et langt navn kan derfor nemt blive en ulempe. Jo kortere navnet er, jo lettere bliver det at logge ind.