Denne vejledning henvender sig til medarbejdere, der er redaktører i Omnia. Vejledningen viser step by step, hvordan du som redaktør arbejder i og bruger forskellige funktioner i Omnia.
- Find den side, som du vil redigere. Du kan vælge enten af finde den front end ved at klikke dig frem til den på Medarbejderportalen. Eller du kan finde den via træstrukturen backend i Omnia, hvis du allerede har Omnia åben.
- Før musen hen over redigeringsikonet nederst i højre hjørne.
Nu kan du vælge at klikke på:
- Blyanten = Skriv indhold: Klikker du her, åbner siden automatisk i skrivetilstand. Du kan skrive/redigere i de blokke, som der kan skrives i.
- Ikonet med tabellen = Design: Klikker du her, åbner siden automatisk i designtilstand. Du kan redigere sidens opbygning, blokke m.m. Du kan ikke skrive i tekstblokke m.m. For at kunne skrive/redigere tekst, skal du vælge ”Skriv”
- Det store runde ikon = Åbn editor: Klikker du her åbner siden, så den er klar til at blive redigeret. Medarbejderportalens struktur vises i venstre side af skærmen.
Har du klikket på det runde ikon, skal du nu klikke på Rediger og vælge ”Design” eller ”Skriv” i bunden af skærmen:
- Når du er færdig med at redigere, kan du tjekke i ’forhåndsvisning’ om alt ser rigtigt og godt ud.
Du finder forhåndsvisning ved at klikke i bunden af siden, hvor du også skifter mellen skrive og designtilstand:
Når en side er i forhåndsvisning, kan du i toppen vælge at få den vist i forskellige skærmstørrelser. Her kan du fx teste, hvordan siden ser ud på en bærbar og en smartphone:
Kræver det nogle ændringer? Bliver en overskrift fx meget lang/3-4 linjer på mobil, så prøv at forkorte den.
- Når du er færdig med dine rettelser, skal du gemme eller udgive dine rettelser. Du vælger enten ”Gem en kladde” eller ”Udgiv” nederst til højre:
Du skal altid udgive din side for, at andre kan se dine rettelser.
Er du i gang med at lave ændringer på en side, men bliver afbrudt, kan du vælge ”Gem en kladde”. Så bliver dine rettelser gemt uden at blive udgivet.
Du kan vende tilbage til siden og lave dine ændringer færdige på et senere tidspunkt.
Når du er helt færdig, skal du udgive.
- Har du fortrudt de rettelser, du har lavet, kan du vælge ”Fortryd ændringer”. Så “rulles” siden tilbage til som den var før du redigerede den.
En tekstblok i Omnia kan bruges, når man skal skrive almindelig brødtekst og evt. lægge et billede ind på en side i sammenhæng med brødteksten.
På en standard indholdsside findes der allerede tekstblokke. Men har du brug for at tilføje flere tekstblokke til en side, gør du følgende:
- Rediger siden i designtilstand
- Klik det sted på siden, hvor du vil indsætte blokken
- Nu vises streger på siden og et plus ved hver streg.
- Klik på plusset, hvor blokken skal indsættes
- Vælg ”Tekstblok” blandt VIAs blokke:
- Nu tilføjes tekstblokken på siden. Det ser sådan her ud:
- Skift fra Design-tilstand til Skrive-tilstand for at redigere/indsætte tekst i tekstblokken.
Husk at bruge den indbyggede formatering til at lave overskrifter. Og at brødtekst skal have formateringen ’Normal’
- Slut af med at udgive siden.
- Sæt cursoren ind i sideindholdsfeltet i den tekstblok, hvor du vil tilføje tekst/indhold
- Skriv/indsæt tekst i din tekstblok.
NB: Skal du flytte tekst fra den gamle til den ny medarbejderportal, så rens ALTID teksten fra den gamle portal i forbindelse med, at du kopierer teksten ind på den nye portal. Det samme gælder. hvis du har en tekst i fx Word eller en mail. Så rens ALTID teksten i forbindelse med, at du kopierer teksten ind på portalen.
Den sikreste metode: Rens teksten i forbindelse med, at du indsætter den
- Kopier teksten fra din kilde (Ctrl + C)
- Sæt cursoren ind i sideindholdsfeltet i Omnia, hvor teksten skal ind
- Højreklik og vælg "Indsæt som almindelig tekst (eller Ctrl + Shift + V)
Den næst-bedste metode: Rens teksten efter, at du indsætter den
Man kan rense teksten efter, at den er indsat i sideindholdsfeltet. Det virker desværre ikke altid 100%, så brug helst metoden beskrevet ovenfor.
- Kopier teksten fra din kilder (Ctrl + C)
- Indsæt teksten i sideindholdsfeltet og klik på det lille “T med streg over”-ikon, der vises, når teksten er indsat. Så fjernes formatering fra teksten.
Får du ikke fjernet formatering med det samme, når en tekst er kopieret ind i sideindholdsfeltet, kan du rense teksten efterfølgende:
- Marker teksten som skal renses
- Når en tekst er markeret, vises en lille redigeringsboks. Klik på det lille “T med streg over”-ikon for at fjerne formatering:
Brug redigeringsbåndet til at formatere din tekst, når du har skrevet den færdig
Redigeringsbåndet fungerer lidt a la Word, hvor du kan angive overskrifter, oprette punktopstillinger (med punkter og tal), markere tekst med fed, indsætte et billede m.m.
Huskeregler, når du formaterer din tekst
- Understreg aldrig tekst for at fremhæve teksten. Når tekst er understreget på en webside, tror folk, at det er et link
- Skriv ikke med kursiv. Kursiv hører til i bøger og på print, da det er svært at læse på en skærm
- Hvis du vil fremhæve indhold, så brug virkemidler som fx punktopstilling eller en sektion med farvet baggrund (en sektion med farvet baggrund lavet med en faktaboks i VIAs blokke i Omnia).
- Du må gerne markere tekst som fed for at fremhæve det. Men brug aldrig fed tekst som en overskrift.
- Når du skal lave overskrifter og underoverskrifter i en tekstblok, skal du anvende de indbyggede formateringer.
NB: Det er forbudt at bruge brødtekst markeret med fed som overskrift.
Alle overskrifter skal angives med de indbyggede typografier.
Klik på den lille pil ud for ”Normal”.
Så vises de formateringsmuligheder, som vi har:
Du kan ikke vælge Heading 1, da den er brugt til sidens overskrift.
Vi bruger formateringerne på følgende måde:
- Normal: Bruges til al brødtekst
- Heading 2/Overskrift 2 = Bruges til de primære overskrifter på din side. Det kan være overskriften til blokke. Og det kan være overskrift (er) inden i en tekstblok.
- Heading 3/Overskrift 3 = Underoverskrift til H2
- Heading 4/Overskrift 4 = Underoverskrift til H3
- Heading 5/Overskrift 5 = Under-underoverskrift til H4.
Man kan tænke brugen af overskrifter på en indholdsside, som opbygningen af en bog:
- H1 er bogens titel (Som der altid kun er én af)
- H2 er kapitler (Der kan være flere kapitler i en bog)
- H3 er afsnit i et kapitel (Det kan være flere afsnit i et kapitel. Men et afsnit kan ikke erstatte et kapitel)
- H4 er små underafsnit inde i et afsnit, som skal have sin egen overskrift.
Sådan flytter du en blok på en side
- Åben “Editor” nederst i højre hjørne på siden.
- Tryk på “Rediger” der åbner sig nederst til højre på siden.
- Vælg “Design” som redaktørrolle.
- Markér og tryk på den blok du ønsker at flytte. Blokken vil se ud som på billedet herunder. Der viser sig en lille redigeringsmenu øverst til højre i blokken.
- Tryk på ikonet med pilene:
- Der vil nu blive vist nedstående ikon flere steder på indholdssiden. Tryk på ikonet det sted, hvor du ønsker at flytte blokken hen.
Vær opmærksom på: På en standardindholdsside er der nogle blokke, som ikke kan flyttes. Det er fx overskrift, sideintro, opdateringsdato m.m.
Møder du i Design-tilstand en blok med en låst hængelås øverst til højre, hvor redigeringsmenuen plejer at være, betyder det, at blokken ikke kan flyttes.
Sådan sletter du en blok på en side
- Åben “Editor” nederst i højre hjørne på siden.
- Tryk på “Rediger” der åbner sig, når du har trykket på “Aben editor”
- Vælg “Design” som redaktørrolle.
- Markér og tryk på den blok du ønsker at slette. Blokken vil se ud som på billedet herunder. Der viser sig en lille redigeringsmenu øverst til højre i blokken.
- Tryk på skraldespandsikonet:
- Tryk “OK” for at slette den valgte blok.
Vær opmærksom på: På en standardindholdsside er der nogle blokke, som ikke kan slettes. Det er fx overskrift, sideintro, opdateringsdato m.m.
Møder du i Design-tilstand en blok med en låst hængelås øverst til højre, hvor redigeringsmenuen plejer at være, betyder det, at blokken ikke kan slettes.
- Klik på ”Åbn editor” nederst i højre hjørne på siden.
- Tryk på “Rediger”:
- Vælg “Design” som redaktørrolle.
- Markér og tryk på den blok, du ønsker at kopiere. Der åbner sig en lille redigeringsmenu øverst i øverste højre side af blokken:
- Tryk på ikonet vist på billedet under.
- Blokken er nu gemt i en såkaldt “udklipsholder”, der vises til højre på siden. I udklipsholderen får dine blok-udklip navne ud fra tidspunktet, de er blevet kopieret.
- Du har mulighed for at omdøbe/navngive dine blokudklip ved at trykke på blyanten, når en blok er markeret.
- Du kan omdøbe/navngive en blok med et selvvalgt. Det kan være brugbart at give dem et sigende navn, da tidligere kopierede blokke bliver liggende i din udklipsholder og kan bruges igen og igen
- Blokke du tidligere har kopieret bliver liggende i din udklipsholder. Derfor kan du også på et senere tidspunkt åbne udklipsholderen og indsætte en kopieret blok på en side, hvor du gerne vil bruge blokken.
For at åbne din udklipsholder skal du være under “Design” som redaktørrolle.
Helt over i højre side er der tre forskellige ikoner. Her trykker du på det nederste.
- Dine blokudklip bliver nu vist. Markér det blokudklip du ønsker at indsætte på en side og tryk derefter på den sorte streg med ikonet i midten det sted på din indholdsside, hvor du vil indsætte blokken.
- Nu indsættes blokken på din side.
Rediger indholdet i blokken. Og afslut med at udgive siden.
I Omnia kan du linke til:
- en anden hjemmeside som f.eks. via.dk eller retsinformation.dk (eksternt link).
- en anden side på Medarbejderportalen
- dokumenter i dokumentbiblioteket.
Der er to måder, som du kan oprette et link. Enten som et tekstlink inde i en tekstblok. Eller som et link i en linkblok.
Sådan opretter du et link
- Skriv en handlingsanvisende tekst, som skal fungere som link. Fx ”Læs VIAs personalepolitik” eller ”Læs mere om reglerne for kørselsgodtgørelse”.En handlingsanvisende linktekst fortæller din kollega, hvad der sker eller hvor de kommer hen, når de klikker på linket.
Et link er en opfordring til handling, så skriv det som sådan.
Brug verber, der fortæller, hvad man får ud af at klikke på linket. Brug aldrig generiske linktekster, som ikke fortæller noget om, hvad man linker til:
Rigtig brug:
- Tilmeld dig nyhedsbrevet
- Læs mere om uddannelsen på VIAs hjemmeside
- Download årsrapporten (pdf)
- Læs artiklen om energibesparelser
Forkert brug:
- Klik her
- Læs mere
- Se mere
- Her
- Læs artiklen
- Markér teksten, som skal blive til et link
- Nu får du to muligheder for at oprette et link.
- Klik på ikonet med kæden i redigeringsbåndet.
- Eller klik på ikonet med kæden i den grå boks, der viser sig lige over din linktekst.
- Nu kan vælge mellem tre forskellige typer links:
- Tilpasset link = Link til en ekstern hjemmeside eller noget andet uden for portalen [NB: Brug aldrig denne funktion til at linke til sider på portalen]
- Side = En anden side på Medarbejderportalen
- Dokument = Et dokument i dokumentbiblioteket
1. Hvis du skal lave et tilpasset link:
- Indsæt url’en som du vil linke til i feltet URL. Fx. https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2025/624
- Tjek, at linkteksten i feltet Titel er en handlingsanvisende linktekst
- Sæt flueben i ”Åbn i nyt vindue”.
- Undlad at ændre ved Ikon. Lad den stå til ”Automatisk”.
- Klik på Gem i nederste højre hjørne.
2. Hvis du skal linke til en anden side på Medarbejderportalen:
- Klik på Side til venstre
- Klik på den lille sorte pil ud for Vælg sidebibliotek:
c. Vælg det primære menupunkt (= Sidebibliotek i Omnia-sprog), hvor den side, som du skal linke til ”bor”.
Nu åbner sitetræet for det valgte menupunkt.
d. Klik dig frem i strukturen til du finder den side, som du skal linke til:
e. Sidens navn vises nu i feltet "Titel". Slet sidens titel og erstat den med en handlingsanvisende linktekst. Fx. "Læs hvordan du registrerer din ferie i VIAtid".
f. Sæt IKKE flueben i ”Åbn i nyt vindue”.
g. Undlad at ændre ved Ikon. Lad den stå til ”Automatisk”.
h. Klik på Gem i nederste højre hjørne.
Når du linker til en anden side på Medarbejderportalen, er det vigtigt, at du opretter linket som et "Side"-link (frem for et "Tilpasset link", hvor du sætter url'en til siden ind i url'feltet). Det er vigtigt, fordi linket vil fortsætte med at virke, hvis siden på et tidspunkt flyttes eller omdøbes, når det er lavet som et "Side"-link.
Når du linker til et dokument eller en anden side på medarbejderportalen, så indsættes dokumentets eller sidens navn automatisk ind i linkets Titel-feltet.
Slet altid dokumentets navn eller sidens navn i titel-feltet og skriv i stedet en fortællende, handlingsanvisende linktekst. Fx ”Åbn notatet om mødeforplejning (pdf)”, ”Læs retningslinjerne for kørselsgodtgørelse (pdf)” eller ”Få mere viden om ophavsret”.
3. Hvis du skal linke til et dokument:
a. Klik på Dokument til venstre.
b. Nu åbner dokumentbiblioteket, hvor dokumenter til Medarbejderportalen bor/skal bo.
c. Mappestrukturen i dokumentbiblioteket spejler menustrukturen på Medarbejderportalen. Dokumenter er/skal placeres i en mappe svarende til sidens placering i menustrukturen.
Hvis dokumentet allerede er uploadet til dokumentbiblioteket, klikker du dig frem til dets placering via mappestrukturen.
Er dokumentet endnu ikke uploadet til dokumentbiblioteket, skal du tilføje dokumentet i dokumentbiblioteket i SharePoint.
Når filen er uploadet via SharePoint, vil det fremgå inde i Omnia.
d. Find filen og sæt markering ud for dokumentets titel.
e. Dokumentet titel indsættes nu automatisk i feltet ’Titel’. NB: Slet dokumenttitlen i feltet ’Titel’ og skriv i stedet en handlingsanvisende linktekst
Afslut linkteksten med (pdf), når du linker til en pdf.
f. Sæt dernæst ALTID flueben i ”Åbn i browser (ny fane)”
g. Undlad at ændre ved Ikon. Lad den stå til ”Automatisk”.
h. Klik på Gem i nederste højre hjørne.
I højre side på en standard indholdsside ligger der er en linkblok:
Hvis der ikke er oprettet links i blokken, vises den ikke, når siden er udgivet.
Gør følgende, hvis du vil oprette et link i en linkblok:
1. Rediger siden i Skrive-tilstand
2. Klik på + Tilføj link
3. Start med at vælge om du vil lave
- et tilpasset link
- linke til en anden side på portalen eller
- linke til et dokument
Nu gælder næsten samme guide til oprettelse af link, som når du vil oprette et link i en tekstblok (se første del af denne vejledning).
Når du linker til et dokument eller en anden side på medarbejderportalen, så indsættes dokumentets eller sidens navn automatisk ind i linkets Titel-feltet.
Slet altid dokumentets navn eller sidens navn i titel-feltet og skriv i stedet en fortællende, handlingsanvisende linktekst. Fx ”Åbn notatet om mødeforplejning (pdf)”, ”Læs retningslinjerne for kørselsgodtgørelse (pdf)” eller ”Få mere viden om ophavsret”.
Sådan redigerer du et link
- Klik på redigeringsikonet og vælg at redigere siden i Skrivetilstand.
1. Marker noget af eller hele den tekst, som udgør din linktekst.
2. Klik på ikonet med kæden i den lille menu
3. Nu åbner muligheden for at tilpasse linket. Du kan vælge at ændre typen af link og/eller ændre titlen på linket, hvordan linket åbner og ikon.
1. Klik på den lille blyant ud for linket:
Nu åbner en editor, hvor du kan rettet titlen på linket, vælge hvordan linke skal åbne og tilpasse ikon:
NB. Skal du lave et andet typelink eller linke til en anden fil, så skal du slette linket og oprette et nyt link.
- Rediger siden i designtilstand.
- Klik på siden, hvor du vil indsætte blokken.
- Nu vises streger på siden og et plus ved hver streg.
- Klik på plusset, hvor blokken skal indsættes.
- Vælg enten ”Harmonika (grå) eller Harmonika (grøn) blandt VIAs blokke:
6. Blokken er nu sat ind. Den har fra start en overskrift og tre paneler/elementer:
7. Skift fra Design-tilstand til Skrive-tilstand for at ændre harmonikaens overskrift og tilføje tekst i panelerne/elementerne.
- Klik dig ind i overskriftsfeltet for at ændre overskriften på blokken.
- Klik i et panels/elements overskriftsfelt. Så åbner panelet sig, så du kan skrive en overskrift til panelet/elementet og tilføje tekst i tekstfeltet.
De samme regler gælder for tekst/indhold i harmonika/FAQ-blokke, som gælder for tekst/indhold i en tekstblok.
2. Klik på plusset under det nederste panel, hvis du vil tilføj et ekstra panel
3. Klik på skraldespandsikonet, hvis du vil slette et panel/element.
4. Når du er færdig med dine ændringer, så udgiv siden ved at klikke på Udgiv i nederste højre hjørne.
En faktaboks i Omnia er en VIA blok, som findes i tre forskellige størrelser: Lille, mellem og stor.
Faktaboksen er reelt en tekstblok, der er blevet ændret, så den har en anden størrelse og baggrundsfarven grøn.
Faktaboksen kan bruges, når du gerne vil fremhæve noget tekst på en side i en sektion med en farvet baggrund.
- Den lille faktaboks egner sig godt til en meget kort tekst. Fx et citat.
Når den lille faktaboks lægges ind i midterfeltet på en almindelig indholdsside, lægger boksen sig til venstre på siden og fylder ca. 33% af sidens bredde. - Den mellem boks egner sig godt til indhold, der skal fremhæves på en side med fx punktopstilling.
Når den mellem faktaboks lægges ind i midterfeltet på en almindelig indholdsside, lægger boksen sig til venstre på siden og fylder ca. 50% af sidens bredde. - Den store faktaboks egner sig godt til en større mængde tekst, som man gerne vil fremhæve.
Når den store faktaboks lægges ind i midterfeltet på en almindelig indholdsside, fylder den hele midterfeltets bredde.
Når du indsætter faktaboksene, indeholder de noget ”eksempel-tekst”, som du skal erstatte med din egen tekst.
Faktaboksene ser ud som nedenfor, når de er sat ind på i midterfeltet på en indholdsside med venstremenu, et midterfelt og en kolonne til højre på siden:
- Rediger siden i designtilstand
- Klik det sted på siden, hvor du vil indsætte faktaboksen
- Nu vises streger på siden og et plus ved hver streg, hvor du kan indsætte en blok
- Klik på plusset, hvor blokken skal indsættes
- Vælg en af de tre faktabokse blandt VIAs blokke:
- Nu tilføjes blokken på siden. Der er indsat lidt hjælpetekst i blokken. Det skal du selvfølgelig slette og erstatte med eget indhold.
Nedenfor kan du se, hvordan henholdsvis den lille, mellem og store faktaboks ser ud i design-tilstand, når den er sat ind i midterfeltet på en side med venstremenu, midterfelt og højre kolonne.
Sætter du en faktaboks ind i højre kolonne på en almindelig indholdsside, vil den se anderledes ud end vist her.
Så vil det grå felt med plusset lægge sig under boksen.
Det grå felt med plusset, er en sektion, hvor du kan tilføje en anden blok, hvis du har behov for det. Fx et billede som illustration til et citat.
Vær ikke bange for, hvis der er hvidt/tomt space til højre for en faktaboks. Det må der gerne være.
- Skift fra Design-tilstand til Skrive-tilstand for at redigere/indsætte tekst i faktaboksen.
I Skrive-tilstand åbner editoren i toppen af faktaboksen/tekstfeltet.
- Indsæt nu tekst i faktaboksen. Husk at formatere overskrifter korrekt (H2,H3, H4 osv.), hvis der indgår overskrifter i faktaboksen.
- Slut af med at udgive siden.
For at uploade et dokument skal du uploade det til SharePoint dokumentbiblioteket, som ligger ”bag” portalen. Det skal du også gøre, hvis du vil uploade flere dokumenter på én gang, og hvis du skal flytte, slette eller omdøbe et dokument.
1. Åbn SharePoint dokumentbiblioteket. Du kan også finde link til det i redaktøroverblikket.
2. Mappestrukturen i dokumentbiblioteket spejler menustrukturen på Medarbejderportalen. Strukturen er opbygget med mapper med undermapper.
Et dokument skal altid placeres i en mappe svarende til sidens placering i menustrukturen.
Klik dig frem til den mappe, hvor dokument skal placeres.
3. Klik på Upload - Filer i toppen.
4. Browse dig frem til dokumentet på din pc og klik på ’Åbn’ for at uploade det til biblioteket.
NB: Vær opmærksom på, at dokumentet er navngivet korrekt. Vi følger disse regler:
- Med ae, oe og aa (ikke æ, ø og å)
- Med bindestreg (ingen mellemrum)
- Uden specialtegn
- Uden årstal/dato/versionsnummer i filnavnet.
Fx. "regler-om-koerselsgodtgoerelse" eller "oplaeg-om-vias-strategi"
Hvis filnavnet ikke følger ovenstående, så omdøb filnavnet.
Har du brug for at uploade flere filer på en gang, markerer du alle filer, du vil uploade, og klikker på ’Åbn’.
5. Filen/filerne er nu uploadet til dokumentbiblioteket. Du kan nu linke til dem fra portalen eller indsætte dem på en side ved hjælp af Dokumentoprulning.
Du sletter, flytter og omdøber et dokument, som du plejer at gøre det i Teams.
Klik på de tre prikker ud for filens navn. Så får du adgang til en menu, hvor du kan slette, flytte eller omdøbe dokumentet:
Tabeller kan være gode til at skabe struktur på indhold, som skal vises med nogle interne afhængigheder. Ulempen ved tabeller er, at de kan være svære at gøre webtilgængelige. Og de er meget svære at få til at fungere godt på både store og små skærme.
Hvis du beslutter at bruge en tabel i en tekstblok i Omnia, er det afgørende, at du opretter tabellen med tabel-funktionen i editoren, og at du formaterer række- og kolonne overskrifter og celleindhold korrekt. Det sikrer, at en skærmlæser kan læse tabellen op, så det er forståeligt for brugeren, og at brugeren kan forstå hvordan indholdet hænger sammen i kolonner og rækker.
Af samme grund er det strengt forbudt at kopiere/klippe en tabel ind fra Word eller Excel.
Det er også forbudt at indsætte et billede af en tabel.
- Sæt cursoren i sideindholdsfeltet i den tekstblok, hvor du vil indsætte tabellen.
- Klik på ”Tabel”-ikonet i redigeringsbåndet. Nu indsættes automatisk en tabel med tre rækker og tre kolonner.
- Klikker du dig ind i tabellen udvides redigeringsbåndet, så du kan tilføje/slette rækker/kolonner, flette celler, vise/skjule gitterlinjer m.m.
Har du brug for flere eller færre række og kolonner, kan du nu tilføje dem.
Vær opmærksom på, at tekstfeltet på en side ikke er særlig bredt. Det begrænser automatisk, hvor mange kolonner det giver mening at have i en tabel, da tabellens samlede bredde er den samme uanset om tabellen har to, tre eller fem kolonner. Jo flere kolonner, jo smallere bliver den enkelte kolonne.
Man kan ændre bredden på en kolonne ved at trække og slippe i en kolonnes linjer.
- Tilføj nu tekst i tabellens celler. Skriv alt indhold direkte ind i cellerne.
Kopier aldrig tekst ind i tabellen fra en mail, Word, Excel osv, da du risikerer at kopiere ”fremmet” formatering ind i tabellen, som kan være svært at fjerne igen. - Når du har tilføjet tekst i alle celler, skal du formatere teksten i overskriftcellerne, så det følger Medarbejderportalens formatering og overskrifterne webtilgængelige, så tabellen kan læse op af en skærmlæser.
- Alle kolonneoverskrifter skal formateres som overskrifter.
- Sæt cursoren i cellen med den første overskrift, klik på pilen ud for “Normal” og vælg det rette overskriftsformat (Hvilken overskrift du skal vælge afhænger af, hvilke andre overskrifter der er på siden)
- Gentag med alle kolonneoverskrifter.
Alle overskrifter skal have samme formatering. Det vil sige, alle skal være enten H2, H3, H4 eller H5. - Sæt nu cursoren i cellerne med almindelig tekst. Alle celler med almindelig tekst skal have formateringen ”Normal” (= brødtekst). Det har teksten, som standard første gang, den er skrevet ind i tabellen.
Man kan ændre udseende/design på en tabel ved at klikke sig ind i tabellen og vælge ”Tabelformat” i tabel-redigeringsbåndet:
Vær opmærksom på IKKE at vælge et tabelformat/udseende/et design, hvor overskriftsrækken og venstre kolonne er sort/mørk, da teksten så ikke kan læses, da al tekst på Medarbejderportalen er mørk.
Vi anbefaler, at du vælger et simpelt udseende, hvor man kan se tabellens gitterlinjer.
Når du har oprettet en tabel, kan du ud over at ændre udseende på hele tabellen også ændre udseende på den enkelte celle. Det gør man ved at klikke på den lille firkant med en blyant yderst til venstre i tabeleditoren.
Her kan man ændre baggrundsfarve på en celle, kantfarve og kanttykkelse:
Vi anbefaler, at du IKKE ændrer farve på cellerne eller ændre kantfarve og kanttykkelse. Dels vil det skabe et visuelt meget forskelligt udseende på tabeller rundt omkring på portalen, hvis hver redaktør ændrer udseendet på cellerne. Det vil give et forvirrende udtryk og i værste fald ender vi med tabeller der ikke er webtilgængelige.
I bunden af alle standard indholdssider er en sektion, hvor kontaktpersonen for siden vises. Kontaktpersonen er den person eller afdeling, som man kan kontakte, hvis man har spørgsmål til en sides indhold.
Eksempel på kontaktpersoner:
Alle sider skal også have tilknyttet en ”ejer af siden”. Sideejeren er den redaktør, som er ansvarlig for at opdatere sidens indhold. Sideejer og kontaktperson vil oftest være forskellige.
Sidejeren kan ikke ses af brugerne, når de besøger siden. Hvem der er sideejer, kan kun ses af redaktører.
Sådan skifter du kontaktperson og/eller sideejer på en side
- Klik dig ind på den ønskede side gennem menupunkterne, søgefunktionen eller i venstremenuen.
- Åben Editor nederst i højre hjørne.
- Tryk på “Rediger” som åbner nederst i højre hjørne.
- Klik på “Egenskaber” i toppen siden.
- Når du sætter cursoren i feltet ’Sidekontakt’ eller ’Ejer af siden’, kan du søge en medarbejder eller en funktionspostkasse frem.
Vær opmærksom på: Sidejeren skal altid være en medarbejder. Sideejeren må ikke være en funktionspostkasse.
Sidekontakt må/kan være en funktionspostkasse.
I søgefeltet kan du søge på navn eller VIA-mail. Klik på den fremsøgte person/funktionspostkasse og det tilføjes i feltet.
Der kan godt tilføjes flere kontaktpersoner til en side. Tilføjes der flere kontaktpersoner vises de ved siden af hinanden i bunden af siden.
Der kan kun være én sideejer på en side.
- Afslut ved at klikke på Udgiv og dernæst på Luk.
Hvad er HTML?
Vi bruger HTML til alt, der skal være let at finde, læse og opdatere på nettet – og pdf bruges kun, når vi skal have et låst printlayout eller opfylde et formelt krav.
HTML er lidt simpelt sagt en teknisk term for indhold (i form af overskrifter, tekst, billeder, links m.m.) på en webside.
Pdf er en måde at gemme dokumenter, så de ser ens ud uanset, hvilken enhed eller software, der bruges til at åbne dem.
Du kan tænke på HTML som en whiteboard‑tavle, og pdf som en lamineret plakat.
Hvorfor vil vi erstatte pdf med HTML/indholdssider?
Vi skal bruge HTML/indholdssider til alt, der skal være let at finde/søge frem, læse og opdatere. HTML/indholdssider er af flere grunde den fleksible løsning, da det er:
- Responsivt og tilgængeligt på mobil, tablet og pc
- Hurtigt at opdatere - én kilde, ingen filrod – man retter bare direkte på siden
- Let og bæredygtigt - mindre data, mindre CO₂.
Kort sagt: HTML er et levende og aktuelt format. Pdf er reserven, når formen skal være fast/låst.
Beslutningstræ: Hvornår skal det være en pdf?
- Skal layoutet være 100% låst til print/underskrift?
- Er der juridiske eller formelle krav om “låst” dokument?
- Indgår der avancerede figurer i indholdet, som ikke kan gengives i HTML?
Hvis nej til ovenstående → gå med en HTML/indholdsside i stedet.
Hvis ja → pdf i kombination med en HTML-/indholdsside. Indholdsside skal forklare og give kontekst til pdf’en. Når man linker til en pdf på en indholdsside, skal man fortælle kort med en introducerende tekst, hvorfor det er relevant for brugeren af åbne og læse pdf’en.
Her er et eksempel på en introducerende tekst, som forklarer, hvorfor brugeren skal åbne og læse en pdf:
Se desuden også kvalitetskrav til pdf.
Kvalitetskrav: Hvis pdf er nødvendig
- Komprimér billeder. Og sæt alt-tekst på alle billeder
- Strukturer overskrifter med indbygget typografi (korrekte overskriftsniveauer), så pdf'en er webtilgængelig. Ellers må den ikke lægges op på Medarbejderportalen.
- Giv pdf’en et versionsløst navn (fx xxxrapport.pdf). Overskriv tidligere versioner eller slet dem. Og link altid til pdf’en fra en HTML‑side.
Kun for nørder: Hvorfor kan HTML virke mindre “plakat‑lækker” end pdf
Når man laver en pdf, kan man have fuld kontrol over layout, farver, skrifttyper og placering af elementer. Og man kan bruge grafiske programmer til at shine den op.
På HTML kommer lækkerhed via kreativ brug af moduler/blokke, stærke hero‑sektioner, gode fonte og billeder – og generelt ved at gentænke formatet.
Men ja ærligt, det er svært at gøre HTML lige så lækkert som pdf, hvis man ikke er uddannet til det. Men det er et offer, vi lever med😉