Denne vejledning retter sig dels til de medarbejdere i VIA, som har brug for at kunne brevflette fra en funktionspostkasse og dels lokal IT-support.
Hvis du som medarbejder i VIA har behov for at kunne brevflette fra en funktionspostkasse, så skal ejeren af den pågældende funktionspostkasse henvende sig til IT og digitalisering på [email protected] og oplyse følgende:
- Hvilken medarbejder, der har behov for at kunne brevflette fra funktionspostkassen. Oplys fulde navn og initialer på medarbejderen.
- Hvilken funktionspostkasse det drejer sig om (mailadresse på postkassen).
Herefter vil der blive sendt en midlertidig kode til den pågældende medarbejder. OBS! koden er kun gyldig i 8 timer.
Når du modtager koden, skal du inden koden udløber henvende dig til lokal supporten, som hjælper med udlevering og opsætning af YubiKey til to-faktor-godkendelse (beskrevet i vejledningen nedenfor).
En YubiKey er en digital sikkerhedsnøgle, der fungerer som to-faktor-godkendelsesmetode. Når du indsætte nøglen i din computer (USB-stik) og bliver spurgt om to-faktor-godkendelse, skal du trykke på Yubikeyen, indtaste koden til den, og du vil derefter blive autentificeret med to-faktor-godkendelse. Således kan en YubiKey anvendes i stedet for fx Microsoft Authenticator appen på din telefon.
- Åben Microsoft Edge som gæst.
- Klik på billedet i venstre hjørne
- Klik på andre profiler
- Gennemse som gæst
- Log ind på https://portal.office.com/ med funktionspostkassen (brug @viauc.dk i e-mailadressen samt den midlertidige adgangskode)
- Indsæt herefter linket https://aka.ms/mysecurityinfo i samme browser
- Vælg Tilføj logonmetode.
- Vælg Sikkerhedsnøgle.
- Vælg USB enhed og hav Fiddo2/YubiKey klar.
- Indsæt YubiKey i computeren og vælg Næste.
- Vælg Prøv en anden enhed for at få lov til at opsætte en sikkerhedsnøgle.
- Vælg Ekstern sikkerhedsnøgle.
- YubiKeyen (sikkerhedsnøglen) er nu klar til at blive sat op. Vær opmærksom på, at teksten i boksen skal nævne den funktionspostkasse, du vil opsætte YubiKeyen til.
- Vælg OK hvis oplysningerne er korrekte.
- Fortsæt installationen ved at vælge OK.
- Du skal nu oprette en pinkode til din YubiKey. Denne pinkode er til selve YuibKey og ikke til den funktionspostkasse, du opsætter YubiKeyen til.
Vær opmærksom på, at VIAs passwordpolitik kræver, at pinkoder skal være minimum seks (6) tegn.
Det er både muligt at anvende tal og bogstaver i pinkoden til sikkerhedsnøglen. - Vælg OK.
- Fortsæt opsætningen af sikkerhedsnøgle.
- Fortsæt installationen ved at vælge OK.
- Du skal nu indtaste den pinkode, du oprettede før.
- Vælg OK.
- Læg herefter en finger på din YubiKey.
- Navngiv nu din YubiKey - Skriv dine initialer
- Vælg Næste
- Din to-faktor-godkendelse til funktionspostkassen (YubiKey) er nu opsat.
- Luk Outlook.
- Gå ind i Kontrolpanel.
- Vælg Mail.
- Vælg Vis profiler.
- Vælg Tilføj.
- Navngiv profilen - det anbefales, at funktionspostkassens email bliver brugt.
- Vælg OK.
- Vælg Annuller.
- Vælg OK for at oprette en tom mail profil.
- Sæt flueben i Spørg efter den profil, der skal bruges.
- Vælg Anvend.
- Vælg OK.
Hver gang Outlook åbnes, så skal du fremadrettet vælge den profil, Outlook skal åbnes med og vælge OK.
- Indsæt din YubiKey i computeren.
- Åben Outlook.
- Vælg profilen/funktionspostkasse mailadressen i dropdown menuen.
- Tryk OK.
- Indtast mailadressen.
- Vælg opret forbindelse.
- Der åbnes et sikkerhedsvindue på din enhed. Følg instruktionerne deri for at logge på.
- Indtast din pinkode til YubiKey.
- Vælg OK.
- Rør ved din sikkerhedsnøgle.
- Vent et øjeblik mens systemet godkender dig.
Du kan opleve at Microsoft informerer dig om, at du har ændret placeringen, hvor dine mails bliver gemt.
- Outlook vil nu tilføje mailkontoen til Outlook programmet.
- Når mailprofilen er blevet tilføjet korrekt til Outlook, får du besked.
- Vælg Udført.
- Outlook åbnes automatisk herefter den nye opsatte mailprofil.
Der kan gå noget tid før alle mails, kalender oplysninger og andre indstiller er hentet ned i Outlook programmet.