Denne vejledning retter sig mod de personer i VIA som ønsker at få tildelt eller fjernet adgang til en funktionspostkasse i VIA.
Ejeren af den funktionspostkassen, du ønsker at have adgang til, skal kontakte IT og digitalisering på [email protected], for at adgangen kan blive tildelt dig.
Du vil herefter modtage en mail, når der er givet adgang.
Som medarbejder vil funktionspostkassen herefter automatisk dukke op i Outlook, og du vil kunne tilgå funktionspostkassen i Outlook Web Access uden brug af adgangskoden.
Som studerende eller ekstern bruger, vil du kunne tilgå funktionspostkassen i Outlook Web Access uden brug af adgangskoden.
Når du skal have fjernet adgangen til funktionspostkassen igen, så skal du, og/eller ejeren af funktionspostkassen, kontakte IT og digitalisering på [email protected] og bede om, at fjerne dine rettigheder til funktionspostkassen.
Log på https://post.via.dk/ med dit eget VIA ID og adgangskode.
- Klik herefter på dit profilbillede oppe i højre hjørne.
- Klik på Åbn en anden postkasse.
- Indtast funktionspostkasse e-mail, som du har fået tildelt adgang til, og klik på Åbn.
Funktionspostkassen åbner nu op i et nyt vindue og du har adgang til funktionspostkassen.
Når IT og digitalisering har tildelt dig adgang til en funktionspostkasse, vil den figurere i Outlook liggende under din egen VIAmail.
Ønsker du at tilgå funktionspostkassen fra Outlook Web Access se da afnittet herunder:
Log på https://post.via.dk/ med dit eget VIA ID og adgangskode
- Klik herefter på dit profilbillede
- Klik på Åbn en anden postkasse
- Indtast funktionspostkasse e-mail, som du har fået tildelt adgang til, og klik på Åbn
Funktionspostkassen åbner nu op i et nyt vindue.
Hvis du ikke kun skal læse mails i funktionspostkassen, men også skal sende fra postkassen, skal du dels have tilføjet et Fra-felt, dels installere en programrettelse, der gør, at sendt post lander i funktionspostkassens "Sendt post"-mappe i stedet for i "Sendt post" i din personlige VIA-mailkonto.
- Klik på "Ny mail".
- Slå "Fra"-feltet til på "Indstillinger"-fanebladet.
- Klik på "Fra"-knappen.
- Vælg "Anden mailadresse".
- Indtast den e-mailadresse du vil sende fra (eller søg den frem i adressekartoteket, som er tilgængelig via knappen "Fra").
- Luk Outlook.
- Klik på CapaInstaller (den lille papkasse i process-linjen).
- Vælg Software Katalog.
- Søg på "sendt post".
- Sæt flueben ved "Indstilling: Sendt post med funktionspostkasser".
- Klik Bestil.
- Efter et par minutter vil du få besked om, at pakken er installeret.
Det anbefales, at du laver en test fra funktionspostkassen for at være sikker på, at den afsendte mail lægger sig i funktionspostkassens Sendt post mappe.
Husk, at programrettelsen skal køres for hver enkelt funktionspostkasse, som du har adgang til.
Log på https://post.via.dk/ med dit eget VIA ID og adgangskode
- Klik herefter på dit profilbillede.
- Klik på Åbn en anden postkasse.
- Indtast funktionspostkasse e-mail, som du har adgang til og klik på Åbn.
Funktionspostkassen åbner nu op i et nyt vindue, og kan sætte autosvaret.
- Klik på Tandhjulet.
- Klik herefter på Se alle Outlook-indstillinger.
- Marker Mail i menu fanen.
- Vælg Autosvar.
- Tjek at slideren ud foran "Autosvar er aktiveret" for at gøre det muligt at skrive i tekstboksen.
- Hvis du kun ønsker et autosvar i en periode ,så sæt flueben i feltet og indstil tidsintervallet.
- Skriv autosvaret.
- Vælg Gem.
Du har nu sat et autosvar på funktionspostkassen.
Det er muligt at ændre sproget på mappestrukturen (inbox (UK) til Indbakke (DK)) på funktionspostkasserne.
Tilgå funktionspostkassen i Outlook Web Access - se hvordan her.
- Klik på tandhjulet (indstillinger).
- Klik på fanen Generelt.
- Klik på Sprog og tid.
- Hvis dit sporg allerede er dansk, så lave det først om til engelsk ved at klikke på drop down pilen.
- Sæt flueben i Omdøb standardmapper, så deres navne svarer til det angivne sprog.
- Tryk på Gem.
- Mapperne bliver nu oversat til engelsk.
Gentag herefter punkt 4 til 6 for sproget dansk.
Både du og ejeren af funktionspostkassen kan kontakte IT og digitalisering på [email protected] for at få rettighederne fjernet fra din konto igen.