Denne vejledning retter sig mod de personer i VIA som ønsker at få tildelt eller fjernet rettigheder til en funktionspostkasse i VIA.
Ejeren af den funktionspostkassen, du ønsker at have adgang til, skal kontakte VIAservice pr. mail [email protected] for at rettighederne kan blive tildelt dig.
Du vil herefter modtage en mail fra VIAservice, når rettighederne træder i kraft i systemet.
Som medarbejder vil funktionspostkassen herefter automatisk dukke op i Outlook og du vil kunne tilgå funktionspostkassen i Outlook Web Access uden brug af adgangskoden.
Som studerende eller XT-bruger vil du kunne tilgå funktionspostkassen i Outlook Web Access uden brug af adgangskoden.
Når du skal have fjernet adgangen til funktionspostkassen igen, så skal du, og/eller ejeren af funktionspostkassen, kontakte VIAservice og bede os om at fjerne dine rettigheder.
Som studerende eller XT-bruger skal du fortsat bruge https://post.via.dk/ til at tilgå både din egen VIAmail og funktionspostkassen. Du skal dog ikke længere bruge en adgangskode til at logge ind i funktionspostkassen.
Log på https://post.via.dk/ som du plejer (VIA ID eller XT-brugernavn)
- Klik herefter på dit profilbillede
- Klik på Åbn en anden postkasse
- Indtast funktionspostkasse e-mail, som du har fået tildelt adgang til, og klik på Åbn
Funktionspostkassen åbner nu op i et nyt vindue og du har fuld adgang.
Hvis du ikke kun skal læse mails i funktionspostkassen, men også skal sende fra postkassen, skal man dels have tilføjet et Fra-felt, dels installere en programrettelse, der gør, at sendt post lander i funktionspostkassens "Sendt post"-mappe i stedet for i "Sendt post" i din personlige VIA-mailkonto.
- Klik på "Ny mail".
- Slå "Fra"-feltet til på "Indstillinger"-fanebladet.
- Klik på "Fra"-knappen.
- Vælg "Anden mailadresse".
- Indtast den e-mailadresse du vil sende fra (eller søg den frem i adressekartoteket, som er tilgængelig via knappen "Fra").
- Luk Outlook.
- Klik på CapaInstaller (den lille papkasse i process-linjen).
- Vælg Softwarekatalog.
- Søg på "send" (som vist herunder).
- Sæt flueben ved "Sendt post indstillinger til funktionspostkasser".
- Klik Bestil.
- Efter et par minutter vil du få besked om, at pakken er installeret.
Jeg vil anbefale dig at lave en test fra funktionspostkassen for at være sikker på, at den afsendte mail lægger sig i funktionspostkassens afsendte mails mappe.
Når du vil sætte et autosvar på en funktionspostkasse som du har adgang til, så skal dette gøres på https://post.via.dk/
Du skal ikke længere bruge en adgangskode til at logge ind i funktionspostkassen.
Log på https://post.via.dk/ som du plejer at gøre med din egen VIAmail
- Klik herefter på dit profilbillede.
- Klik på Åbn en anden postkasse.
- Indtast funktionspostkasse e-mail, som du har adgang til, og klik på Åbn.
Funktionspostkassen åbner nu op i et nyt vindue og du har fuld adgang til postkassen og kan sætte autosvaret.
- Klik på Tandhjulet.
- Klik herefter på Se alle Outlook-indstillinger.
- Marker Mail i menu fanen.
- Vælg Autosvar.
- Klik på slideren ud foran Autosvar er aktiveret for at gør det muligt at skrive i tekstboksen.
- Hvis du kun ønsker et autosvar i en periode så sæt flueben i feltet og indstil tidsintervallet.
- Skriv autosvaret.
- Tryk på Gem.
Du har nu sat et autosvar på funktionspostkassen.
Både du og ejeren af den funktionspostkassen kan kontakte VIAservice pr. mail viase[email protected] for at få rettighederne fjernet fra din konto igen.