Denne vejledning retter sig mod studerende, der har brug for at hente digitalt materiale over i private lagre. Dette kan være aktuelt for studerende ved afslutning af studiet.
Når du ophører med at være studerende i VIA, vil din VIA-profil blive lukket og din licens til Microsoft 365 ophører, og således vil du miste adgangen til OneDrive, dine Teams-sites og din VIAmail. Du vil heller ikke længere have adgang til Itslearning, Videoportalen og lignende systemer. Data i dit OneDrive slettes, og OneNote notesbøger, der ligger her, slettes dermed også.
Når du dimitterer: Vi anbefaler, at du henter de studiedata, du har liggende i VIAs IT-systemer, inden eller umiddelbart efter, at du har færdiggjort din uddannelse. Efter ca. en måned begynder din adgang til de forskellige systemer at lukke ned.
Hvis du melder dig ud: Dine data slettes, og din adgang og licenser ophører straks efter registrering af din udmeldelse.
Denne vejledning er lavet, for at du skal have mulighed for at hente det materiale, du gerne vil gemme til senere brug.
Bemærk, at når først processen med nedlukning af adgang og sletning af dine data er gennemført, er der ingen mulighed for at genskabe det.
VIAs IT-systemer har generelt en meget høj sikkerhed. Når du overfører data til dine egne IT-systemer, skal du være opmærksom på, at du ikke nødvendigvis har den samme sikkerhed der. Det kan have betydning for, hvordan du skal håndtere dine data.
Hvis du i forbindelse med din uddannelse har behandlet personoplysninger f.eks. i form af billeder, skal du være opmærksom på, at det ikke er sikkert, at du må tage disse personoplysninger med fra VIA. Hvis oplysningerne er indhentet på baggrund af et samtykke, vil det være de bestemmelser, der står i samtykket, der afgør, om du må tage oplysningerne med dig, når du forlader VIA. Oftest vil samtykket være givet til, at oplysninger må anvendes i forbindelse med dit studie, og så må du ikke tage dem med dig.
Når din Microsoft 365-licens udløber, vil du kunne opleve flere ændringer.
- Tab af adgang til Microsoft 365-apps: Du vil ikke længere have adgang til de fulde funktioner i Microsoft 365-programmerne såsom Word, Excel, PowerPoint osv. De kan stadig være installeret på din enhed, men du vil kun have begrænset funktionalitet eller kun kunne åbne dokumenter i skrivebeskyttet tilstand. Dine dokumenter vil dog være intakte, der hvor du har gemt dem (undtaget dit VIA-OneDrive).
- Nedsat funktionalitet: Nogle af de avancerede funktioner og tjenester i Microsoft 365, såsom deling og samarbejde i realtid, OneDrive-lagring, e-mails osv., bliver deaktiveret.
- Tab af data: Hvis du har lagret data på en Microsoft 365-tjeneste som Teams, OneDrive eller SharePoint, mister du på et tidspunkt adgang til disse data. Data i dit VIA OneDrive slettes.
Hvis du ønsker at fortsætte med at bruge Microsoft 365 med alle funktioner, kan du tegne et privat abonnement. Bemærk dog, at det ikke er dit VIA OneDrive der fortsætter, så du skal selv flytte data fra dit VIA OneDrive over i et andet OneDrive eller en placering på din computer, før din VIA-licens udløber.
Inden du går i gang med at hente materiale ud af VIAs systemer, bør du overveje, om du har plads på din computer eller i skyen. Det kan være svært at vurdere, hvor meget materialet fylder. Det er enkelt at tjekke den samlede størrelse af dit VIA OneDrive, men materiale i Teams og Itslearning kan ikke måles samlet. Videoer fylder generelt meget mere end dokumenter. Du kan overveje at tilkøbe ekstra plads på et OneDrive eller iCloud.
Flytning af data er en glimrende lejlighed til at rydde ud i data, du faktisk ikke skal bruge mere. Så i stedet for at købe mere plads, kan du smide gamle data ud og dermed gøre plads til nye. Husk, at de store datalagre rundt om i verden faktisk er ved at være en af de helt store ressourceforbrugere.
Din VIAmailkonto vil blive lukket sammen med din VIA-profil, og dine e-mails slettes. Derfor skal du overveje, om du vil gemme de e-mails, du har fået. Du kan vælge at eksportere alle e-mails og vedhæftede filer, opgaver, kalenderaftaler osv., eller du kan nøjes med at gemme enkelte e-mails og filer.
Eksporter
Hvis du gerne vil gemme alt, kan du eksportere fra Outlook. Microsoft har lavet en vejledning om dette, hvor der tages højde for variationer i, hvor du vil eksportere fra og til. Vi anbefaler derfor, at du følger Microsofts vejledning.
Gem enkelte filer og e-mails
Du kan også vælge kun at gemme det vigtigste. Det kræver naturligvis mere tid, da du så skal se dine e-mails m.m. igennem. Nedenfor ses tips til, hvordan du kan organisere søgningen efter vigtigt indhold.
Det er meget sandsynligt, at enkelte afsendere har sendt de vigtigste e-mails. Det kunne f.eks. være studieadministrationen på din uddannelse. Du kan søge efter afsendere m.m. i søgefeltet øverst i Outlook skrivebordsapp'en.
Når du begynder at skrive, vil Outlook foreslå afsendere og andet, der matcher din søgning. Vælg den ønskede modtager, og listen over e-mails vil nu kun vise e-mails fra denne afsender.
Du kan på samme måde søge efter ord, der indgår i dine e-mails. Det gør du i samme felt.
Ofte er det de vedhæftede filer fra e-mails, man gerne vil gemme. Du kan sortere dine e-mails, så de e-mails der har vedhæftede filer ligger først. På den måde er det lettere at finde dem med de vigtigste filer. Du sorterer sådan her.
- Vælg den lille pil, der markerer sorteringsmetoden. Som regel står den på 'Efter Dato'.
- Vælg Vedhæftede filer.
Det kan ikke anbefales at prøve at flytte en notesbog ved simpel drag-and-drop eller kopiering i Stifinder eller Finder.
Opret ny notesbog og kopier sektioner til den
PC og Mac
Hvis dine OneNote notesbøger er placeret på din computer eller i et privat OneDrive, der ikke ophører, behøver du ikke flytte notesbøgerne eller gemme kopier, selvom du skifter licens i selve programmet OneNote. Hvis derimod notesbøgerne er placeret i dit VIA OneDrive, der ophører, er det meget vigtigt at få dem gemt et andet sted.
Den sikreste metode for at få en notesbog fra en placering til en anden er følgende.
- Opret en helt ny notesbog på den ønskede placering.
- Kopiér en sektion ad gangen fra den gamle notesbog til den nye.*
- Tjek, at den nye notesbog fungerer, som den skal.
- Luk den gamle notesbog i OneNote skrivebordsprogrammet.
- Slet notesbogen på den gamle placering.
* Det er lettest at kopiere sektioner i skrivebordsprogrammet. Her er der et indbygget værktøj til at kopiere indhold mellem de notesbøger, der er åbne. Når du højreklikker på en sektion, kan du vælge Flyt eller kopiér. Så åbner der sig et vindue, hvor du kan vælge en anden notesbog og så afslutte med Kopiér.
Du kan flytte enkelte sider på samme måde. Så skal du blot vælge det lille '+' ud for den ønskede notesbog, så du derunder kan markere den sektion, siden skal kopieres til.
Hvis du har indsat links eller indlejret videoer m.m. i din notesbog er der en vis risiko for, at disse ikke vil virke efter flytningen.
Eksport
Kun muligt på PC
Eksportfuktionen er smart, men virker ikke altid helt, så det er meget vitigt at lave en grundig test af, om den nye notesbog virker, som den skal, før du sletter den gamle.
Du har en eksportfunktion i skriviebordsprogrammet OneNote. Du finder den under fanen 'Filer' i venstre side af topmenuen (båndet). Eksporten vil gælde den notesbog, der er aktiv i programmet lige nu.
Du kan eksportere hele notesbøger, sektioner eller sider. Du kan vælge mellem flere formater. Det kan måske give mening at gemme dine notesbøger som Word-dokumenter eller pdf-filer. Hvis du vil kunne arbejde videre med notesbogen i OneNote, skal du gemme den som en OneNote-pakke, hvor filnavnet vil ende på .onepkg. Sektioner og sider vil ende på .one.
Vælg en placering til din notesbog på din private computer eller private OneDrive/iCloud eller lignende cloud-service, og flyt eksportfilen hertil. Importér nu pakken, sektionen eller siden i OneNote og tjek, at alt er som det skal være.
Kopiér dine OneNote notesbøger fra dit VIA OneDrive, før du flytter resten af indholdet. Se foldud-boksen oven for.
Hvis du er logget ind i dit VIA OneDrive, kan du i Stifinder hurtigt finde ud af, hvor meget filerne fylder tilsammen. Højreklik på linket til VIA OneDrive i venstre-menuen, klik derefter på 'Egenskaber' nederst, og du vil få et vindue frem, der viser dig oplysninger om drevet - herunder den samlede størrelse på dine filer.
Tjek, om du har plads på den ønskede destination - f.eks. dit private OneDrive. Er der plads, kan du blot markere alle mapper i dit VIA OneDrive (brug f.eks. CTRL+A), og herefter kan du trække dem over i den ønskede mappe eller drev. Husk, at overførslen kan tage ganske lang tid og kræver, at du har internetforbindelse, indtil den er færdig. Det kan være en god idé at kopiere en mappe ad gangen. Så er problemet ikke så stort, hvis der opstår fejl under overførslen.
De mapper og filer, du har liggende under fanen 'Filer' kan du downloade fra Teams. Når du har valgt fanen 'Filer', kan du markere alle mapper og filer i den, ved at markere den cirkel, der kommer frem yderst til venstre i overskriftslinjen, når du holder musen over området (1). Du kan også nøjes med at vælge de filer, du gerne vil beholde og lade resten være. Nu dukker muligheden 'Download' op i menuen lige under kanalens faner (2). De valgte filer downloades nu som en zip-fil.
Du kan således downloade filer fra Teams fra én kanal ad gangen. Kanalens indlæg kan ikke eksporteres.
VIA sletter ikke indholdet fra rum på Itslearning, men kun studerende med en aktiv VIA-profil har adgang til Itslearning. Hvad det betyder for dig, afhænger af, hvilken type uddannelse, du er i gang med/afslutter. Se i den af de to bokse herunder der passer på dig, hvad der gælder for dig.
Adgangen til Itslearning lukkes, når man afslutter sin uddannelse, da en VIA-profil ikke kan oprettes eller genaktiveres uden en aktiv indskrivning på et studie ved VIA.
Studerende i Efter- og videreuddannelsesforløb kan godt have adgang til rum fra tidligere moduler, selvom der har været en pause imellem modulerne. Men når man afslutter sidste modul, gælder det, at adgangen lukkes endeligt, da en VIA-profil ikke kan oprettes eller genaktiveres uden en aktiv indskrivning på et studie ved VIA.
Det anbefales studerende i Efter- og videreuddannelse at overføre data efter hvert modul, da adgang til ældre moduler ikke kan garanteres.
Derfor skal du som studerende sørge for at få data med dig fra Itslearning, når du afslutter dit studie. Her ser du, hvordan du gør.
Under fanen Ressourcer (1) finder du et ikon med titlen 'Hent' (2) øverst i oversigten over indhold i den pågældende mappe. Du kan downloade alle ressourcer på én gang eller én mappe ad gangen. Sæt flueben ved de mapper eller filer, du vil hente. Da der kan være knyttet temmelig meget materiale til et rum, kan det være en god idé at nøjes med at hente de filer, du faktisk regner med at få brug for.
Noget indhold i Itslearning er links til hjemmesider og filer, som du måske ikke vil have adgang til længere, når din VIAprofil lukkes. Du kan derfor opleve, at disse links virker umiddelbart efter download, men at de senere holder op med at virke.
Du kan downloade videoer direkte fra 'Dine videoer' i Itslearning.
Find den video, du vil downloade.
- Klik på blyanten i højre side.
- Klik på fanen 'Downloads'.
- Vælg kvalitet. (Højere kvalitet betyder større fil.)
- Klik på 'Gem'.
- Gå tilbage til oversigten over dine videoer.
- Klik på billedet af videoen.
- Vælg fanen 'Download'.
- Klik på det lille download-symbolet under 'Handlinger'.
Videoen ligger nu i mappen 'Overførsler' på din computer.
Hvis du har brugt Skoletube/Studietube under din uddannelse og ønsker at tage materiale med dig her fra, kan du finde vejledning på Skoletubes egen supportside.
IRIS Connect er et GDPR-sikret system blandt andet fordi, det er et lukket system. Derfor kan du ikke tage materiale med dig fra dette system.