English

VIA University College

Studerendes skift til brug af ”Account”på Sagiokortlæser

Opdateret

Denne vejledning henvender sig til VIA Service-medarbejdere og klæder dig godt på til at svare spørgsmål omkring de studerendes skift til brug af account på kortlæserne ved kopimaskinerne.

Ordforklaring

Ord Forklaring

Print 

Med ”print” menes sider der udskrives på printere, kopimaskiner samt plottere/storformat
Fejlprint Print eller kopijob der trækkes betaling for, men hvor printet ikke udføres korrekt
Printkvote Printkvote er det beløb der kan printes for
Account I kortsystemet benævnes den enkeltes printkonto som ”Account”
Kontantkonto Penge indbetalt på VIAkortet er på kortets ”kontantkonto”

Årsag til ændringen

  • De eksisterende kortlæsere er forældede
  • Nets har udfaset det betalingsmodul, der benyttes på shop.via.dk. Online indbetaling til VIAkortet er altså ikke længere muligt.

Ændringer i forhold til brug af print/kopi

Printkvote

Hvor studerende tidligere har betalt for deres printforbrug, er det nu besluttet, at de som et forsøg tildeles en printkvote. De får dermed adgang til at printe, uden der sker kontant afregning.

Brug af kortlæser

Når VIAkortet er sat i kortlæseren skal der nu hver gang vælges ”Acct.” på kortlæseren. Kontantkonto hvor udgiften bliver betalt med penge på VIAkortet kan ikke længere benyttes.

Kontantkonto udfases og låses

Den 26. april låses brug af kontantkontoen på alle VIAkort. Der kan ikke gennemføres indbetaling, udbetaling eller print/kopi på VIAkortets kontantkonto.

Udbetaling af restsaldo

De fleste studerende/ansatte vil i løbet af maj 2022 få en evt. restsaldo overført til deres NEM konto.

Information om udbetaling

Der sendes besked til studerende og ansatte, hvor de oplyses om udbetaling af restsaldo. Enten at pengene er indsat på deres NEM konto, eller at de kan henvendes sig i VIA Service på deres campus, hvis de ønsker penge udbetalt.

Udbetaling via kasseapparat

Når der er sendt mail ud, åbnes der igen for kontantkontoen, så det bliver muligt at udbetale restsaldo via kasseapparaterne i VIA Service. Der hvor det ikke er muligt kan udbetaling ske ved brug af blanketten til udbetaling af restsaldo.

Udbetaling via kasseapparat vil være åben frem til december 2022, herefter fjernes Sagiokortlæserne ved kasseapparaterne.

Ny løsning

I VIAs Kopi og Print Team er vi ved at forberede skiftet til en ny og forbedret løsning for frigivelse af print og kopi. Vi forventer at den nye løsning er klar efter sommerferien.

Der vil naturligvis komme mere information omkring den nye løsning inden den sættes i drift.

Penge på VIAkortet

Udbetaling af restsaldo

Alle har krav på at kunne få deres restsaldo udbetalt.

Automatisk udbetaling

VIAs Kopi & Print Team vil i samarbejde med Sagio og Økonomiafdelingen gennemføre en proces, hvor restsaldo udbetales automatisk.

Som udgangspunkt vil alle der har et dansk CPR-nummer og en NEM konto få overført deres restsaldo til denne. Vi har endnu ikke besluttet, om der skal sættes en nedre grænse på restsaldoen for at saldoen udbetales automatisk. Dette bliver besluttet i samråd med Økonomiafdelingen, når vi har overblik over antal og beløbsstørrelse på de studerende/ansatte, der har penge på VIAkortet.  De der får restsaldo overført til deres NEM konto, vil modtage besked herom på deres VIAmail.

Udbetaling via kasseapparat eller blanket

Når processen omkring den automatiske udbetaling er gennemført, sendes der besked til de resterende brugeres VIAmail. Her oplyses de om, at de kan henvendes sig i VIA Service på deres campus hvis de ønsker deres restsaldo udbetalt. Udbetalingen kan så ske via kasseapparatet i VIA Service, hvor pengene overføres til deres ”kreditkort”. Hvis dette ikke er muligt, skal der udfyldes og indsendes en blanket til udbetaling af restsaldo.

Blanketterne findes på:

VIA Service Interne Site / Dokumenter / Økonomi / Blanketter til VIAkort.

Tidsfrist

For studerende/ansatte der forlader VIA, gælder det, at de skal henvende sig til VIA Service inden for et halvt år, hvis de ønsker deres restsaldo udbetalt.

Nu hvor vi udfaser løsningen med penge på VIAkortet, vil vi holde os til samme tidsfrist. De skal altså henvende sig inden for et halvt år, hvis de ønsker deres restsaldo udbetalt. Det halve år er fra vi pr. mail har meddelt dem, at de kan få deres restsaldo udbetalt.

Ophørte studerende/ansatte

Studerende og ansatte der ikke længere er tilknyttet VIA og dermed ikke har en VIA mail, kan vi jo desværre ikke kontakte. Her gælder den tidligere praksis, at man selv skal henvende sig inden for et halvt år, hvis man ønsker sin restsaldo udbetalt.

Konti lukkes i Essay

I december 2022 nedlægges alle kontantkonti i Essay. Restbeløb, der ikke er blevet udbetalt, tilfalder VIA.

Account

Kvote - Studerende og kursister

Alle studerende og kursister tildeleles en kvote på 300 kr. til print og kopi.

Account til ansatte er ikke begrænset til 300 kr.

Kvote tildeles ved første print

Første gang der sendes en side til udskrivning, oprettes der en profil på den nye bruger. Profilen bliver automatisk tildelt en printkvote på 300 kr.

Sættes VIAkortet i en kortlæser inden, der er sendt noget til print, vil der altså ikke være tilknyttet en account til VIAkortet (studerende skal altså sende et print, inden de kan bruge account til at kopiere fra).

Hvor meget er der tilbage

Saldo på account ses som ”Balance” i kortlæserens display i forbindelse med valg af print eller copy på kortlæseren. Studerende kan modsat ansatte ikke have negativ saldo. Når deres saldo rammer 0,- kr. spærres deres adgang til print og kopi.

Kvotens størrelse

Da der kan være enkelte studerende, der har brug for at printe/kopiere for mere end 300 kr., vil vi i Kopi & Print Teamet, løbende holde øje med de studerendes forbrug. Hvis det viser sig, at der er behov tilførsel af yderligere kredit, vil vi gøre det.

Behov for flere print

Er der studerende eller undervisere der vurderer, at de har kredit nok til de nødvendige print. F.eks. i forbindelse med eksamen, kan de rette henvendelse til og på viaservice@via.dk.

Oplys navn og VIAid samt begrundelse og vurdering af det forventede behov.

Ubrugt printkvote

En ubrugt printkvote refunderes ikke. Printkvoten er ikke noget den enkelte har krav på, men en mulighed VIA stiller til rådighed for vores aktive studerende og kursister.

Vi forventer at alle studerende vil tage ansvar i forhold til dette gode, og fortsat benytte kopi og print med fornuft.

Studiejob eller praktik i VIA

Studerende der er ansat i studiejob eller i praktik i VIA, har mulighed for at få account som ansat. Leder/kontaktperson i afdelingen de tilknyttes sender blot en mail til viaservice@via.dk.

Fejlprint

Indberetning af ”Fejlprint”

Vi forventer ikke at der indberettes fejlprint som tidligere, da der jo ikke længere er tale om penge den studerende selv har indbetalt. De fleste fejl sker som følge af fejlbetjening, her må den brugte andel af printkvoten betragtes som ”lærepenge”.

Det er dog fortsat muligt at indsende blanket på fejlprint. Dette kan være relevant i forbindelse med fejlsøgning på løsningen, eller i forbindelse med fejlprint hvor der er trukket forholdsvis store beløb.

Forrige Vejledning VIAprint
Næste Vejledning Guide til Print.via.dk