Denne vejledning henvender sig til medarbejdere der skal skrive det samme brev ud til en række forskellige modtagere, her er det muligt at flette modtagernes adresser ind i dit brev.
- Du skal downloade en master Excel fil, hvor du kan indtaste modtagernes navne. Den er lavet med de korrekte kolonner, så informationerne placeres de rigtige steder.
Åbn Stifinder og gå til denne adresse, hvor master filen ligger - den hedder Flettekilde.xltx
\\via-afdeling01\skabeloner$\DynamicTemplate\Skabeloner
- Stå på filen, højreklik og vælg kopier.
- Gå til dit skrivebord og vælg Sæt ind.
- Du har nu master Excel filen liggende på dit skrivebord åbn den i Excel og indsæt navnene på de personer, der skal modtage brevet.
- Gem filen på skrivebordet med ’Gem som’ og giv den et nyt navn -
det er vigtigt, at den får et nyt navn og ikke bare hedder FletteKilde. Luk filen.
- Åbn Word og gå til fanebladet DynamicTemplate.
- Klik på knappen Skabeloner.
- En dialogboks åbner: Her kan du finde og åbne den ønskede skabelon.
- En ny dialogboks åbner: Her har du mulighed for at målrette dit brev med relevante informationer om modtager og afsender. Se eksempel på dialogboks nedenfor.
- Statement - Du kan vælge et statement på dansk eller på engelsk.
- Modtager information - I stedet for at indtaste navn, adresse og by på modtager kan du vælge at flette med data fra et Excel ark. Sæt flueben ud for Anvend Excel flettekilde. Modtagerfelterne vil blive markeret, så de ikke kan skrives i.
- Dokumentdata - Her kan du indtaste en overskrift. Du udfylder kun de felter, som du ønsker vist i dokumentet. Hvis du ikke udfylder felterne med Journal nr. og Reference nr., da vil de ikke blive vist i dit brev.
- Afsenderinformation - Her vil der stå informationer om dig som afsender informationerne er hentet fra AD (Active Directory). Såfremt de informationer, der hentes automatisk, ikke er korrekte, da bedes du henvende dig til HR Løn og personale. Hvis du ønsker at få vist andre afsenderinformationer, eksempelvis hvis du arbejder på flere adresser, da har du mulighed for at oprette en Lokal profil (se særskilt vejledning). Vær opmærksom på, at skabelonen som standard vil åbne med en Netværksprofil, hvis du er på VIAs netværk. Hvis du ikke er på netværket, vil den åbne med en Lokal profil.
Klik OK.
- En ny dialogboks åbner: Du skal nu vælge din Excel fil, hvor du tidligere har indtastet navnene på dine modtagere.
Klik Åbn. Der går nu et kort øjeblik, og dit brev åbner.
Gå til fanebladet Forsendelser.
- Du kan nu klikke på Vis resultater og se dine modtagere sat ind i brevet. Med de blå pile kan du bladre frem og tilbage blandt modtagere.
- Du kan afslutte med funktionen Afslut og flet, hvor du kan udskrive dit brev eller afsende det som mail.
