Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i VIA. Vejledningen beskriver, hvordan du kan se kalenderaftaler i dine kollegers og de studerendes kalendere, inden du evt. inviterer til et møde med dem.
Outlook kan automatisk vedligeholde de kalendergrupper ud fra de oplysninger der findes i Outlooks adressekartotek.
Når du står i Outlook (kalendervisning), skal du
- Klikke på "Tilføj kalender"
- Vælg "Fra adressekartoteket...".
- Søg på den person hvis kalender du ønsker at se.
- Klik på "Kalender".
- Klik "OK".
Sørg for at Microsoft 365 funktionen, forbedringer til delte kalendere, er slået fra.
Dette gøres ved at vælge:
- Filer i Outlook.
- Kontoindstillinger.
- Kontoindstillinger (igen).
- Markér din VIAmail og klik på Rediger...
- Flere indstillinger.
- Fanen Avanceret.
- Fjern fluebenet i Aktivér forbedringerne til delte kalendere.
- OK.
- Genstart Outlook.
Når du står i Outlook (kalendervisning), skal du
- Klikke på "Tilføj kalender"
- Vælg "Fra adressekartoteket...".
- Søg på den afdeling du ønsker at tilføje.
- Marker den korrekte afdelingsgruppe.
- Klik på "Kalender".
- Klik "OK".
Hele afdelingens medarbejdere findes nu i en kalendergruppe i din oversigt med det sigende navn:
Kommunikation Medarbejder alle.
Du kan folde kalendergruppen ud og sætte flueben i den medarbejder du ønsker at se kalenderindholdet for.
Disse kalendergrupper bliver automatisk vedligeholdt i forhold oplysningerne fra HR-systemet.
- Ønsker du at fjerne alle delte kalendere skal du højreklikke på "Delte Kalender"
- Vælg "Fjern alle kalendere".
- Er det kun en eller få kalendere, der skal fjernes, skal det gøres enkeltvis. Højreklik på den pågældende person
- Vælg "Slet kalender".
Hvis du deler hele din kalender med personer uden en VIAmail, vil de som udgangspunkt kun kunne se:
- Titel på begivenheden.
- Lokation.
- Tidspunkt.
Øvrige oplysninger som deltagere, beskrivelser og vedhæftede filer vil ikke være synlige. Formålet er at styrke informationssikkerheden og beskytte interne oplysninger og persondata.
Gå til post.via.dk og log ind.
- Klik på tandhjulet for at komme til indstillingerne.
- Marker Kalender-menu punktet.
- Vælg Delte kalendere.
- Vælg hvilken kalender du vil dele.
Hvis du har flere kalendere end en, så vil de blive vist i dropdown menuen. - Vælg de tilladelser du ønsker at dele med andre.
- Vælg Publicer for at skabe et link til kalenderen du kan dele.
Du vil herefter få vist en oversigt og informationer om
- Den kalender du har delt.
- De rettigheder du har sat.
- Et HTML-link og et ICS-link.
- Hvis du ønsker at annullere publiceringen, har du mulighed for det.
- Klik på det link du ønsker at sende videre og vælg kopiér linket.
- Tryk Kopiér.
- Test linket ved at indsætte det i en browser.
Send herefter linket til dem der skal have adgang til din VIAkalender. De kan bruge det på en webside eller tilknytte det til deres egen kalender.