Denne vejledning henvender sig primært til administratorer af gæstekonti og beskriver, hvordan man håndterer gæstekonti i forhold til login på det trådløse net VIA, VIAs computere og i forhold til print.
Gæstekonti
VIA modtager ofte gæster, der har behov for at kunne logge på det trådløse net VIA, på VIAs computere og som fra tid til anden har behov for at kunne printe og kopiere. Såfremt disse gæster ikke i forvejen er oprettet med et VIA ID, vil det derfor være nødvendigt, at udstede en gæstekonto til disse gæster
Typer af gæstekonti
Der findes 3 typer af gæstekonti:
- En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA samt VIAs computere
- En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA, VIAs computere og som samtidig giver gæsten mulighed for at kunne printe (brugerbetaling print)
- En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA, VIAs computere og som samtidig giver gæsten mulighed for at kunne printe (gratis print: udgiften hertil af holdes af de enkelte afdelinger/uddannelser)
Hvem kan administrere gæstekonti?
Når det handler om administration af gæstekonti, er det således, at det kun er medarbejdere, der efter aftale med Facility Management, har mulighed for at administrere gæstekonti, der er forbundet med print (Type 2 og 3 i ovenstående afsnit).
Dette hænger sammen med, at der samtidig med udstedelse af gæstekontoen skal udleveres et printkort (VIAkort).
Det vil derfor typisk være Facility Managements medarbejdere i receptionerne og servicecentrene rundt om på de enkelte adresser i VIA, der sidder med denne opgave.
Når det handler om administration af gæstekonti (Type 1 i ovennævnte afsnit), så vil det være muligt, for enkelte udvalgte medarbejdere i andre dele af VIAs organisation, at få rettigheder til at kunne udstede gæstekonti der giver adgang til at logge på det trådløse net VIA samt VIAs computere.
Det vil typisk være pædagogiske it-vejledere, sekretærer, skemalæggere og VIAs it-medarbejdere, der sidder med denne opgave, der dog også kan varetages af Facility Managements medarbejdere i receptionerne og servicecentrene.
IT og digitalisering kan tildele de relevante rettigheder i forhold til ovennævnte ved henvendelse til [email protected]
Login til administration af gæstekonti
For at tilgå administration af gæstekonti skal du:
- Tilgå https://metadir.viauc.dk/developer/admintools/guest/
- Indtaste dit VIA ID under Login (VIA ID uden @via.dk) samt password
- Vælge Login
Administration/håndtering af gæstekonti – type 1
Type 1: En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA trådløs samt VIAs computere
Vær opmærksom på, at:
- Ved udlevering af gæstekonti af denne type, skal gæsten oplyses, om kontoen giver adgang til det trådløse net VIA og login på VIAs computere.
- Denne type af gæstekonto giver ikke adgang til print.
- Der må ikke gives rettigheder på Studienet til gæster af denne type, idet gæstekontoen genbruges efter gæstekontoens udløb.
Når der er tale om gæstekonti af type 1, udfyld så vidt muligt felterne Navn, Gæstens mailadresse og Telefon med korrekte data, så disse data kan ledes tilbage til den person, der har fået udleveret informationer om gæsteadgangen. Der kan dog være tilfælde, hvor det kan være nødvendigt at udfylde med fx et fiktivt navn. I sådanne tilfælde er det en god idé, at der ud fra feltet Navn fremgår, hvem det er, gæsten er på besøg hos (hvis dette er kendt person).
- Indtast følgende oplysninger omkring gæsten og klik på Næste
- Navn
- Gæstens mailadresse (må ikke være en @via.dk)
- Telefon
- Afdeling (Når der er tale om gæstekonto af typen 1 – vælges altid VIA University College)
- Print (Når der er tale om gæstekonto af typen 1 – vælges altid Ingen print)
- Udløb – vælg imellem:
- 1 dag
- 3 dage
- 5 dage
- 1 uge
- 2 uger
- 1 måned
- Vælg en ledig gæstekonto ved at klikke på den ønskede konto.
- Du kan herefter vælge, om du vil sende en mail med info. om gæstekontoen til en given mailadresse ved at sætte flueben i feltet ud for Send kontoinformation i mail til: og derefter indtaste den ønskede mailadresse.
- Klik herefter på OK
Nu har du oprettet en gæstekonto der giver adgang til login på det trådløse net VIA og VIAs computere, og du kan vælge at udskrive informationen til gæsten ved at klikke på Udskriv
Hvis du med det samme skal oprette en ny gæstekonto klik da på Udlevering af Gæstekonti
Administration/håndtering af gæstekonti – type 2 og 3
Type 2: En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA, VIAs computere og som samtidig giver gæsten mulighed for at kunne printe (brugerbetalt print)
og
Type 3: En gæstekonto der giver adgang til at kunne logge på det trådløse net VIA, VIAs computere og som samtidig giver gæsten mulighed for at kunne printe (gratis print: udgiften hertil af holdes af de enkelte afdelinger/uddannelser)
Oprettelse og udlevering af gæstekonti med VIAkort (type 2 og 3)
NB! Fiktive navne må ikke benyttes, da navnet skal kunne ledes tilbage til den der har fået udleveret informationer om gæsteadgangen. Felterne Gæstens mailadresse og Telefon benyttes også til dette formål. Om gæsteadgangen: Felterne Gæstens mailadresse og Telefon benyttes også til dette formål.
- Indtast følgende oplysninger omkring gæsten og klik på Næste
- Navn (Indtast gæstens fulde navn. Benyt ikke fiktive navne)
- Gæstens mailadresse (må ikke være en @via.dk)
- Telefon
- Afdeling (Angiv hvilken afdeling/uddannelse skal gæsten besøge)
- Print – vælg imellem:
- Gratis print: gæsten får betalt sine printudgifter.
- Brugerbetalt print: gæsten betaler selv sine printudgifter.
- (Vælges ingen print er der tale om en gæstekonto – type 1, se afsnit om type 1 her)
- Udløb – vælg imellem:
- 1 dag
- 3 dage
- 5 dage
- 1 uge
- 2 uger
- 1 måned
- Vælg en ledig gæstekonto ved at klikke på den ønskede konto.
- Du kan herefter vælge, om du vil sende en mail med info. om gæstekontoen til en given mailadresse ved at sætte flueben i feltet ud for Send kontoinformation i mail til: og derefter indtaste den ønskede mailadresse.
- Klik herefter på OK
Nu har du oprettet en gæstekonto der giver adgang til login på det trådløse net VIA, VIAs computere samt print (enten som brugerbetalt print eller som gratis print), og du kan vælge at udskrive informationen til gæsten ved at klikke på Udskriv
Hvis du med det samme skal oprette en ny gæstekonto klik da på Udlevering af Gæstekonti
Der skal nu udleveres et gæstekort, som ligger i mapper. Mapperne er delt ind efter uddannelse, herefter om det er med gratis- eller betalingsprint. Find den mappe, som gæsten hører ind under. Kortene er nummeret efter de samme 4 cifre, som i ”Brugernavn” i gæstens login. Få gæsten til at underskrive en kortudleveringsaftale og sæt den i kortudleveringsaftalemappen. Udleverer gæstekortet sammen med en gæstekonto folder.
Indlevering af gæstekonti med VIAkort
- Klik på ”Indlevering af Gæstekonti.”
- Vælg den afdeling/organisation gæstekontoen/VIAkortet er knyttet til ved at klikke på feltet lige under overskriften Oversigt over gæstekonti.
- Find dernæst den konto du ønsker at indlevere under kolonnen ”Udleverede gæstekonti, ”
- Vælg ”Indlevér valgt kort.”
Hvis en gæst ikke indleverer kortet fysisk, skal der oprettes en sag til Erik (ERHA) i TOPdesk, med information om, hvad gæstekontoen hedder. Erik sørger for at producere et nyt kort samt indkræve betaling for det gamle kort. Der informeres mundtligt ud, hvor der lokalt kan indleveres gæstekort efter lukketid på indleveringssteder.
Information om gæstekonti
Ønsker du mere information om de enkelte konti:
- Vælg ”Indlevering af Gæstekonti.”
- Vælg den afdeling/organisation gæstekontoen/VIAkortet er knyttet til ved at klikke på feltet lige under overskriften Oversigt over gæstekonti.
- Vælg den konto, du ønsker information om
- Vælg herefter ”Info.”
