Denne vejledning henvender sig til alle studerende og medarbejdere i VIA og eksterne. Zoom er et online møderum, hvor du kan bl.a. dele skærm, deltage i break-out-sessions og afstemninger og meget mere. Der kan deltage op til 300 i hvert møde, og du kan deltage i et Zoom-møde uden at installere noget først. Det giver dig dog kun begrænsede muligheder, så det anbefales at du installerer Zoom-app’en på din computer.
Vært i Zoom
I Zoom er den, der opretter mødet også vært for mødet. Det giver en række muligheder at være vært, og dem kan du se mere om herunder. Se også vejledningen Deltag i et møde i Zoom, som du evt. kan linke til i mødeindkaldelsen
For at kunne oprette møder skal du først installere Zoom-app’en på din computer. Deltagere i mødet behøver ikke installere app’en, men kan deltage i mødet med begrænsede funktioner, ved blot at vælge mødets link. Se vejledningen Installér Zoom, hvis du ikke allerede har Zoom appen.
Opret et møde
Du kan oprette møder på mange måder: Direkte fra Itslearning, som Instant Meeting, som privat møde med fast link eller som kalenderinvitation fra enten Outlook eller fra Zoom.
- Find Planen du vil indsætte mødet i
- Vælg Tilføj
- Vælg Vis alle
- Vælg Zoom-møder
Der åbnes nu en oversigt over alle rummets Zoom-møder. Altså også møder oprettet af Rummets andre undervisere.
- Sæt hak i Show my course-meetings only, hvis du kun vil se dine egne møder.
- Vælg Schedule a New Meeting
- Topic: Giv mødet et navn
- When: OBS! US dato (MM/DD/ÅR) og tidsformat (AM = formiddag, PM = eftermiddag)
- Duration: Mødet sluttes ikke, hvis den angivne tid overskrides. Selve mødet er aktivt i 30 dage efter starttidspunkt.
- Vælg evt. blandt de øvrige muligheder.
- Vælg Save
Mødet er nu oprettet i samlingen af rummets Zoom-møder og der er indsat et link til samlingen af Zoom-møder i Planen.
Mødet tilgås ved at vælge linket i Planen og vælge Start
- Åbn Zoom (er du ikke allerede logget ind, så se vejledningen Installér og log på Zoom).
- Vælg New Meeting vælg med eller uden video fra start ved den lille pil.
- Vælg Join with Computer Audio.
- Vælg I’et i øverste venstre hjørne
- Kopiér linket med Copy URL
Del linket med de studerende, fx i Planen, på Rummets opslagstavle eller som besked i Itslearning eller del linket med din studiegruppe der, hvor I kommunikerer.
Når mødet afsluttes, virker linket ikke længere.
- Åbn Zoom (er du ikke allerede logget ind, så se vejledningen Installér og log på Zoom).
- Vælg den lille pil ved New Meeting
- Vælg den lille pil ved det nederste nummer
- Vælg PMI Settings (Personal Meeting ID)
- Sæt hak i Wating Room
- Vælg Save
- Vælg igen den lille pil ved New Meeting
- Vælg den lille pil ved det nederste nummer
- Vælg nu Copy invitation
Linket til mødet er nu kopieret til udklipsholderen, og kan deles med deltagerne på Itslearning eller i en mail (kan indsættes med Ctrl + V)
Linket kan bruges igen og igen, men vær opmærksom på at alle med linket kan komme ind i mødets venteværelse.
De kan dog først komme ind i selve mødet, når du lukker dem ind fra venteværelset. Se hvordan under ”Værtens muligheder under mødet”.
Fra din arbejdscomputer kan du oprette Zoom-møder direkte fra Outlook. Har du ikke allerede Zoom-ikonet i din Outlook skal du installere Zoom igen fra capa-pakken og genstarte din computer (se vejledningen Installér Zoom).
- Åbn Outlook
- Vælg ikonet Schedule Meeting.
- Vælg mødeindstillinger, fx:
- med eller uden Waiting Room
- med eller uden video og mikrofon fra start (deltagere kan selv ændre under mødet)
- Vælg Save
Herved åbnes en mødeindkaldelse i Outlook
- Udfyld mailadresser på deltagere
- Ret mødets titel
- Udfyld tidspunkt (mødet lukker ikke ved overskredet tid) m.m.
- Du kan evt. selv indsætte link til de relevante vejledninger for deltagerne:
- Deltag i et møde i Zoom (for studerende og medarbejdere)
- Participate in a Zoom meeting (for internationale studerende)
- Vælg evt. indstillinger i Outlook, fx ’Anmodning om svar’ og ’Privat kalenderaftale’.
- Vælg Send
- Åbn Zoom (er du ikke allerede logget ind, så se vejledningen Installér og log på Zoom).
- Vælg Schedule.
- Under Topic:
- Ret evt. mødets titel
- Udfyld tidspunkt (mødet lukker ikke ved overskredet tid) m.m.
- Angiv videoindstilling fra start (deltagere kan selv ændre under mødet).
- Vælg Outlook.
- Vælg Advanced Options, hvis du vil oprette Waiting Room m.m.
- Vælg Schedule.
Herved åbnes en mødeindkaldelse i Outlook, hvor alle Zoom-mødets oplysninger er udfyldt.
- Udfyld mailadresser på deltagere
- Du kan evt. selv indsætte link til de relevante vejledninger:
- Deltag i et møde i Zoom (for studerende og medarbejdere)
- Participate in a Zoom meeting (for internationale studerende)
- Vælg evt. indstillinger i Outlook, fx ’Anmodning om svar’ og ’Privat kalenderaftale’.
- Vælg Send.
Start mødet
- Vælg linket som du har delt. Det kan enten være i Itslearning, i en mail eller i en kalenderinvitation i Outlook.
- Vælg Åbn Zoom Meetings.
- Vælg Join with Computer Audio.
Værtens muligheder under mødet
- Hvis du har oprettet mødet med Waiting Room, skal du selv lukke deltagerne ind. Du får besked, når der er nye deltagere i venteværelset.
- Har du problemer med lyden? Tænd og sluk din mikrofon eller vælg en anden mikrofon og højtaler ved den lille pil.
- Tænd og sluk for dit webcam. Vælg mellem dine andre muligheder ved den lille pil.
- Administrér deltagerne. Her kan du:
- se, hvem der er inde i mødet,
- slukke for alles mikrofoner,
- tænde for alles mikrofoner,
- se flere muligheder for deltagere.
- Vælge visning gælder kun din egen visning
- Vælg Speaker view for at se den der taler som stor video og alle andre som små videoer.
- Vælg Gallery view for at se videoer af alle deltagerne (op til 49 deltagere).
- Del skærm eller brug fx Whiteboard
- Vælg Share screen.
- Vælg den skærm/program/Whiteboard du vil vise.
- Vælg Share.
- Se flere muligheder ved den lille pil.
- Sriv i chat-feltet
- Se flere muligheder ved de tre prikker.
- Optag mødet
- Vælg Record, i nederste linje.
- I øverste venstre hjørne starter, pauser og stopper du optagelsen.
- Optagelsen gemmes automatisk, når møde afsluttes.
- Optagelsen gemmes automatisk både som videofil (zoom_x.mp4) og som lydfil (audio_only_x.m4a).
- Mappen med optagelsen åbner automatisk, når filen er gemt. Du kan senere finde filen her: Denne pc -> Dokumenter -> Zoom -> Mødets mappe.
- Ræk hånden op og andre interaktioner
- Som vært kan du se håndsoprækning på deltagerbilledet.
- Er deltageren mutet, kan du unmute direkte på billedet
- Øvrige reaktioner ses kun i participants-listen.
- Grupperum i mødet
- Værten kan etablere grupperum til fx separate gruppediskussioner.
- Vælg Breakout Rooms.
- Opret grupper enten manuelt eller automatisk.
- Værten kan hoppe mellem rummene
- Deltagerne kan tilkalde værten.
- Værten kan afslutte rummene og kalde tilbage til hovedmødet.
- Lav en afstemning (polls) i mødet
- Som vært kan du gerne inden mødet - oprette en afstemning.
- Se videotutorial på engelsk her (02:15)
- Gør en anden til vært eller medvært
- Vælg de tre prikker på deltagerbilledet
- Vælg Make Host eller Make Co-Host
- Deltageren får besked om den nye status
- Afslut/forlad mødet: Vælg End Meeting i nederste højre hjørne.
- End Meeting for all afslutter mødet for alle.
- Leave Meeting lader mdøet være åbent, selvom du som vært har forladt det.
Se i øvrigt Zooms egne vejledninger til flere funktioner.